موارد مهم ادعاهاي قراردادي پيمانکاران

چكيده
مقاله حاضر سعيدارد كه با برشمردن موارد مهم ادعاهاي قراردادي پيمانكاران، يك نگاهپيشگيرانه درجهت جلوگيري از به اختلاف كشيده شدن رابطه پيمانكار و كارفرماارائه كند.

مقدمه
قراردادهاي اجرايي معمولا در حين اجرا و انجامعمليات ، با توجه به خطا در طرح اوليه ، اشتباه در تهيه و تنظيم اسنادمناقصه ، شرايط پيش بيني نشده و نياز به تطبيق با شرايط اجرايي جديد ، بهاصلاح يا صدور متمم احتياج پيدا مي کنند . اگر در باره محدوده کارهاي جديدو هزينه هاي آن و ساير شرايط بين طرفين توافق حاصل شود و الحاقيه لازمامضا و مبادله شود ، مشکل بخصوصي بروز نخواهد کرد. ولي اگر بين طرفين درباره هر يک از عوامل موثر در تغييرات قراردادي توافق به وجود نيايد واختلاف وجود داشته باشد ، آنگاه اين اختلاف مبناي طرح ادعا و خواسته ازجانب مناقصه گران يا پيمانکاران مي شود.
در اغلب موارد ، طرح ادعاهايپيمانکاران در سطوح بالاتر شرکت کارفرما يعني هيئت مديره ، مطرح و راهحلهاي مقتضي ارائه مي شود ، ولي اگر اين ادعاها در سطوح بالاي مديريتيشرکت به نتيجه نرسد ، بالاجبار طرف مدعي را به سمت مراجع قانوني و قضاييسوق خواهد داد .

تعريف ادعا يا خواسته
ادعا يا خواسته را مي توان به شرح زير تعريف کرد :
«درخواست کتبي با انضمام مدارک قراردادي است، در باره جبران مالي ، زماني،يا تحقق ساير شرايط که از نظر قراردادي ، موجب اختلاف درخواست کننده و طرفقرارداد يا کارفرما است » .
موارد ادعاي قراردادي پيمانكاران
ادعاهايقراردادي پيمانکاران ، موارد مختلفي دارد که به چند نمونه مهم و معمول آناشاره مي شود تا پيمانکاران و کارفرمايان ، شناخت بيشتري پيدا کرده و دراسناد مناقصه و قراردادها ، روشها و راههاي کاهش رويداد هاي مشکل ساز دراجراي پروژه را پيش بيني کنند .

اشتباهات در اسناد و پيشنهاد مناقصه
وقوعاشتباهات در تهيه و تنظيم اسناد و همچنين پيشنهاد مناقصه يك موضوع نسبتاعادي است . اشتباه و خطا مي تواند به شكلهاي مختلف روي دهد . اشتباهاتمعمول ، شامل مواردي مانند خطاي محاسباتي يا نوشتاري ، محذوف شدن بعضيرديف ها ، فرضيات اشتباه ، درك متفاوت يا نادرست از مفاهيم و مطالب ياتفسير دوگانه است .
ساير انواع خطاها مربوط به ديدگاه پيمانكار درتنظيم و ارائه پيشنهاد مناقصه است .اين اشتباهات شامل برآورد همراه با خطادر باره مدت اتمام پروژه يا نيروي انساني يا مواد و مصالح و تجهيزات ميشود .
اشتباهات به دليل صرفا" ناديده گرفتن حقايق يا موارد قانوني يانيازهاي اصلي قرارداد ، در حالت عادي ممري براي خلاصي از عواقب قانونينخواهد بود . در مواردي كه حيله ، اغفال ، غبن فاحش اتفاق افتاده باشد ،خلاصي از عواقب چنين اشتباهاتي در اكثر كشورها ، بسيار دشوار است.
دراغلب موارد، فرار از عواقب اشتباه در ارائه پيشنهاد مناقصه ، تقريبا" غيرممكن است. در بعضي موارد ممكن است پيمانكاري كه اشتباه فاحش كرده استدرخواست تجديد مناقصه كند كه از ديدگاه قانوني پذيرفته نخواهد شد. ولي درصورتي كه كارفرما يا صاحب كار به اين امر رضايت دهد ، شايد براي پيمانكارراهي براي جبران خطا باز شود.
به محض اينكه اشتباه در مناقصه مشخص شد،از ديدگاه پيمانكاري بايستي فوري اين اشتباه به كارفرما به هر وسيله ممكناطلاع داده و درخواست شود كه مناقصه تجديد و ضمانتنامه شركت در مناقصهباطل شود .
در محاكم داوري يا دادگستري ، بياطلاعي طرفين از مفاداسناد مناقصه (آگاهي نداشتن از بعضي حقايق ) موجب خلاصي از تعهداتقراردادي نخواهد بود . بي اطلاعي طرفين از حقايق ، معادل اشتباه طرفين درباره اسناد مناقصه در نظر گرفته نمي شود .
كارفرما ها و صاحب كارانعمومي يا خصوصي ، براي اطمينان از انجام معامله يا قبول تعهد از جانبپيمانكاران بعد از تعيين برنده مناقصه ، معمولا وديعهگذاري تضمين شركت درمناقصه را پيش بيني ميكنند . اين تضمين مي تواند سفته با امضاي صاحبانامضاي مجاز با مهر شركت ، وجه نقد ، ضمانتنامه بانكي و چك شركت پيشنهاددهنده باشد .
مبلغ تضمين شركت در مناقصه بر حسب درصدي از برآورد هزينهاجراي كار يا مبلغ معامله تعيين مي شود، ولي بهتر است در اسناد مناقصهمبلغ تضمين به صورت يك مبلغ ثابت قيد شود .
در ارائه تضمين شركت درمناقصه نيز گاهي اشتباهاتي بروز مي نمايد كه ممكن است در پاره اي موارد بهضرر پيشنهاد دهنده تمام شود . اشكالات تضمين شركت در مناقصه ميتواند يكييا چند مورد از موارد زير باشد :
1 _ مبلغ تضمين مطابق درخواست كارفرما نباشد.
2 _ مدت اعتبار تضمين با اسناد مناقصه تطبيق نداشته باشد .
3 _ نام كارفرما / مناقصه گذار در برگه تضمين به صورت صحيح درج نشده باشد.
4 _ تضمين مطابق فرم اسناد مناقصه تهيه نشده باشد .
5 _ عنوان يا شماره مناقصه به صورت دقيق درج نشود .
6 _ تضمين براي مدتي كه در اسناد پيشبيني شده ، قابل تمديد نباشد .
7 _ تضمين مشروط باشد .
8 _ صادر كننده تضمين مورد تائيد نباشد.
9 _ نام يك طرف اشتباهي قيد شود. ( مثلا نام مشاور يا مدير طرح توزيع كننده اسناد، به جاي كارفرما/خريدار اصلي )
باتوجه به اينكه پاكت حاوي تضمين شركت در مناقصه ، اولين پاكتي است که درگشايش پاكتهاي مناقصه باز مي شود، بنابراين اشكالات تضمين در همان جلسهاول مناقصه مشخص خواهد شد و اگر نماينده پيشنهاد دهنده در جلسه حضور داشتهباشد، معمولا اشكال به وي تذكر داده مي شود تا در مهلت مشخصي اشكال رابرطرف كند. بعضي كارفرما ها نقص در تضمين را نمي پذيرند و كل پيشنهاد رارد مي كنند . براي پيشگيري از اين اتفاق لازم است اسناد مناقصه به دقتمطالعه و بررسي و تضمين مناقصه با دقت لازم تهيه شود .
چون تضمين شركتدر مناقصه اين امكان و اختيار را به كارفرما/صاحب كار ميدهد كه در صورتنپذيرفتن پيشنهاد دهنده براي انجام معامله يا عقد قرارداد ويا وديعهنگذاشتن براي ضمانتنامه انجام تعهدات قرارداد ، تضمين شركت در مناقصه رابه نفع خود ضبط كند ، بنابراين در باره صحت و كامل بودن متن و اعتبارتضمين شركت در مناقصه ، دقت و توجه به كار مي برند .

تغيير شرايط كارگاهي
ادعادر باره تغيير در شرايط كارگاهي بعد از عقد قرارداد يكي از ادعاهاي معمولاست و اين تغييرات ممكن است در زمان آزمايش خاك و حفر گمانه ها ،خاكبرداري، تسطيح و يا احداث ساختمانها و تاسيسات به وجود آيد . تغييرشرايط در كارگاه ، موجب افزايش در هزينه اجرا ، بروز تاخير غير قابل پيشبيني ، لزوم به كارگيري شيوههاي پيچيده فني و در نهايت اختلال در بهرهبرداري عادي پروژه شود .
اگر در شرايط مناقصه يا قبل از عقد قراردادشرط شده باشد كه پيمانكار بايستي از محل كار بازديد كند سپس پيشنهاد خودرا ارائه دهد، آنگاه ، طرح ادعا از جانب پيمانكار در مورد شرايط كارگاهبسيار دشوار خواهد بود .
در بعضي قراردادهاي اجرايي تاكيد مي شود كهاطلاعات موجود در باره محل اجرا يا كارگاه را كارفرما تهيه كرده و ارائهداده است، بنابراين مسئوليت صحت و دقت آن هم با كارفرما است. در اين حالتدر صورتي كه پيمانكار در زمان اجرا با شرايطي متفاوت با اطلاعات منضم بهقرارداد روبهرو شود، مي تواند ادعا و درخواست هزينه هاي اضافي را مطرحكند.
در بعضي موارد هزينه هايي كه پيمانكار بابت آماده سازي كارگاهبراي اجراي عمليات مي پردازد، سنگين و قابل ملاحظه است بنابراين لازم استدر هنگام برگزاري مناقصه و ارائه پيشنهاد قيمت يا عقد قرارداد به اينموضوع توجه ويژه شود . به طور مثال اگر اجراي عمليات ساختماني نياز به شمعكوبي در محيط كارگاه داشته باشد، يا خاكبرداري در محيط دژ و سنگي بايستيانجام شود كه قبلا اطلاعات آن را پيمانكار دريافت نكرده يا اطلاعات ناقصبه وي داده شده است، آنگاه اين امر موضوع اساسي براي طرح ادعا از جانبپيمانكار خواهد شد .
در صورتي كه شرايط محيطي كارگاه به صورت كامل بهاطلاع پيمانكار نرسيده يا به نحوي از ديد وي پنهان مانده باشد، در اينحالت ممكن است پنهان كاري موجب طرح ادعا از جانب پيمانكار ، حتي در دادگاهشود .

تاخيرات
تاخيرات کارفرما در تخصيص منابع ، ارائه مدارک ،صدور تائيدات و مصوبات و اجراي تعهدات قراردادي يکي از موارد مهم و کارسازبراي ادعاهاي پيمانکاران است و پيمانکاران با جمع آوري مدارک و مستندسازي، در موارد مختلف ادعاهايي متفاوتي مطرح مي كنند که در بسياري موارد منجربه دريافت خسارات مالي و يا شيوه هاي ديگر جبران مالي و غير مالي مي شود .اين تاخيرات که محتمل است از جانب کارفرما روي دهد و در نتيجه موجب قبولادعاي پيمانکاران شده و باعث محکوميت کارفرماها مي شود، به شرح زير هستند :
تاخيردر تحويل کارگاه يا محل اجرا، تعليق کار ، تاخير در ارائه و تحويل اسنادو مدارک ، تاخير در پرداخت پيش پرداخت، تاخير بدون جبران مالي ( فقط مدتقرارداد تمديد مي شود ) ، تاخير در گشايش اعتبار اسنادي ، تاخير در ترخيصکالا و تجهيزات از گمرک ، ناکارايي و اختلال در کار ، تاخير در پرداختصورت وضعيتها ، تاخير در صدور تائيديه يا صورت مجلس تحويل موقت و يا قطعي.
چونبحث تاخير هاي مجاز و غيرمجاز در قراردادها از اهميت زيادي برخوردار است،هم پيمـانکار و هم کارفرما بايستي تلاش كنــند که براي کليه موارد،مستندات لازم و کـافي را فراهم کنند تا در مواقع لزوم بتوانند از خواستههاي خود دفاع كنند.
تسريع در کار
يکي ديگر از مواردي که موجب ادعايپيمانکاران مي شود ، دستور يا درخواست تسريع در اجراي عمليات پروژه است .چون تسريع پيش بيني نشده در اجراي کارها موجب تحميل هزينه اضافي بهپيمانکاران مي شود، بنابراين اين موضوع نيز يکي از مباني طرح ادعا است. دراجراي بعضي پروژهها به دلايل خاصي تسريع در اجراي کار ضرورت پيدا مي کندو معمولا کارفرما از پيمانکار مي خواهد که تسريع لازم در زمان بندي اجرايکار را اعمال کند. همين موضوع مي تواند مبناي طرح ادعا شود .

دستورات تغيير و انجام کارهاي اضافي
ازموارد اجتناب ناپذير اجراي پروژهها، اعمال تغييرات در مشخصات فني ودستور تغيير در اجراي کارها به دلايل مختلف است . ازجمله اين نوع تغييراتالزامي که در حين اجراي قرارداد، احتمالا موجب طرح ادعا از جانبپيمانکاران خواهد شد، موارد زير هستند :
تغييرات دستوري طبق نظرکارفرما، تغييرات به دلايل اجرايي و گريز ناپذير، اشکال يا نقص درمشخصات فني و برنامهها ، ابهام در مشخصات فني ، تغيير در عمليات اجراييبه دليل عدم امکان اجراي يک کار خاص ، نبود شفافيت در تصميمات و اقداماتاجرايي قبلي يا در جريان کارفرما . هر يک از موارد پيش گفته يا عللي مشابهآن ممکن موجب و علت طرح ادعا از طرف پيمانکار شود .
اين موارد ادعا غيراز اختيار کارهاي اضافي است که در قالب قانون ( اختيار کارفرما در کاهش ويا افزايش 25 درصد مبلغ قرارداد ) و يا توافقات قراردادي به پيمانکارابلاغ ميشود.

شرايط فيزيکي نامناسب
در طول اجراي پروژه در بعضيموارد شرايطي به وجود مي آيد که پيشرفت پروژه را دچار وقفه با توقفميکند. در اين حالت اگر زمان وقفه يا توقف براي کل کار يا بخشي از آنباشد، اين امر براي پيمانکار هزينه اضافي و پيش بيني نشده ايجاد مي کند .علت توقف کار ممکن است شرايط پيشبيني نشده و خارج از اختيار پيمانکار -مانند قطع برق و يا سوخت به مدت طولاني و يا تداوم شرايط خاص و نامناسبجوي - باشد که در برنامه زمان بندي پروژه قابل پيشبيني نباشد .

تغييرات جهشي و ناگهاني قيمت مواد و مصالح و ساير منابع
درسالهاي اخير قيمت بعضي مواد و مصالح ، به علل مرتبط با شرايط اقتصادي وسياسي جهاني و يا به علت شرايط اقتصادي داخلي ، افزايش و جهش ناگهاني پيداکرده است. ( به طور مثال : قيمت مس، آهن آلات ، سيمان ) . نظر به اينکهدر بعضي موارد بين ارائه پيشنهاد مناقصه به کارفرما ، تا عقد قرارداد واجراي پروژه فاصله طولاني به وجود مي آيد و اگر در اين فاصله قيمت مواد ،مصالح و کالاهاي مورد نياز پروژه ، تغييرات شديد كند يا تغيير تعرفه گمرکيکالا هاي وارداتي که قابل پيش بيني نباشد ، اين موارد موجب طرح ادعاي ضررو زيان از جانب پيمانکاران مي شود .

حفظ و گردآوري مدارک براي طرح يا پاسخگويي به ادعا
برايپيگيري مسائل و مطالب قراردادي لازم است يك مجموعه از مدارك در ابعاد واندازه مناسب يا به شكلي قابل بازيابي نگهداري و حفظ شود . نگهداري منظم ومنسجم مدارك قراردادي و پروژه به كاربرد بموقع آنها و طرح ادعا ياپاسخگويي به ادعاها ، كمك فراواني خواهد كرد .
اينگونه مدارك بايداسناد قابل اعتماد و دقيقي در مورد رويداد واقعي كه در حين كار اتفاقافتاده است، باشند . مداركي كه در زمانهاي بعد از اجراي پروژه مورد نيازهستند و بايد نگهداري شوند، شامل : اسناد مناقصه ، مكاتبات ( بخصوص نامههاي مربوط به تغيير كار ) ، رويدادهاي موثر بر زمانبندي ( گزارشهاي وضعيتآب و هوا ، تحويل مدارك و مواد و مصالح همراه با تاخير ، مسائل مربوط بهوضعيت ظاهري و كيفي تجهيزات ) ، ابلاغيه ها و دستورات تغيير كار ( شاملدرخواست براي اجراي دستورات تغييري كه تائيد نشده است ) ، ياد داشتهايروزانه در باره انجام كار ، گزارشهاي هفتگي يا ماهانه ، مدارك زمان بندي (سي پي ام و نمودار ميله اي ، انواع ديگر ) ، صورتجلسات درباره جلسات كاري( نوار يا ساير ابزار ضبط صدا مستندات خوبي براي يادداشتها و صورتجلساتاست ) ، مستندات هزينه ( صورت حسابها ، صورت وضعيتها، فاكتور ها ومدارك كاركرد ساعتي نيروي كار )، درخواستهاي پرداخت وجه، چك هاي باطل وپرداخت نشده ، صورتمجلسهاي تحويل كالا و تجهيزات، رسيد انبارها ، پروانهسبز گمركي ، اسناد هزينه هاي ترخيص مواد و تجهيزات ، اسناد و هزينههايحمل و تخليه ، نقشههاي طراحي و كارگاهي صورتجلسات كارگاهي، گزارشهايكاربرد تجهيزات ، هزينه هاي كار و ساير گزارشهاي حسابداري و مالي .
مهمترينقسمت مديريت ادعا ، گردآوري و نگهداري مدارك مناسب است، ولي اغلب افراداين حقيقت را درك نميكنند كه افراد ديگري ، در آينده بايستي اين مدارك رابخوانند و سعي كنند تصوير كلي از پروژه به ذهن آورند و بفهمند كه واقعا"در پروژه چه روي داده است ؟ چه زماني اين اتفاق افتاده است ؟ چه كسي ناظراين رويداد بوده است ؟ و توضيح دهد كه چرا اين اتفاق روي داده است . فقدانمدارك مي تواند مشكل مهمي به وجود آورد ، چون از اين مدارك ميتوان متوجهشد كه موضوع مورد ادعا به چه دلايلي و در چه زماني روي داده است .
مستنداتگردآوري شده همزمان با اجراي پروژه نيز اهميت دارد، زيرا به منظور ارائهمدارك به مرجع رسيدگي يا دادگاه ، مستندات پشتيبان مدارك اصلي بايستي تهيهشود و مستندات بايستي به نحوي شد كه نشان دهنده فعاليتها و مدارك صحيح فني، مالي و بازرگاني در دوره انجام کار باشد .اگر اين حقايق را نتوان اثباتکرد مدارک ارائه شده به عنوان شاهد مدعا ارزش كمي خواهند داشت .
به هرحال بحث عقد قرارداد و طرح ادعاي بعد از بروز مشکل در حين اجراي پروژه ،مانند بحث پيشگيري و درمان بيماري است . به عبارت ديگر به همان ترتيب کهپيشگيري از درمان ارزانتر و راحت تر است ، دقت در تهيه و تنظيم پيشنهادمناقصه و بررسي و مطالعه لازم در هنگام عقد قرارداد ، در حفظ منافع و حقوقپيمانکار يا کارفرما ، بسيار موثرتر از طرح ادعا بعد از عقد قرارداد است .بنابراين از ابتداي کار بايستي به مراحل بعدي و پايان کار فکر کرد .

نتيجه گيري
دراين مقاله سعي شد تا به موارد مهم ادعاهاي قراردادي پيمانكاران اشاره و بهاهميت مستندسازي دقيق براي حل و فصل ادعاها توجه داده شود. درنهايت بايستيتوجه داشت كه صرفنظر از اينكه در دعاوي بين كارفرما و پيمانكار كداميك ازطرفين برنده مي شوند، آنچه مهم است انجام بموقع، با كيفيت و با قيمت مناسبپروژه است. در اين رابطه بايستي سعي شود تا پيمانكار و كارفرما و كليهگروههاي ذينفع پروژه در يك تعامل شفاف و منطقي و با نگرشي سيستمي بهمنافع كل پروژه توجه كنند و به كمك يكديگر به استقرار رابطه برد – بردبيانديشند.

منابع
1 – Claim Management – SAP AG – April 2001
2 – Construction Contract Claim Settlements – Thomas F. Barry – Florida Department of Transportation- June 2000
3 – Guidelines of OECD Insurance Committee – Nov 2004
4 – A Construction Project Owner Guide to Surety Bond Claims
5 – Construction Contract Administration- [برای مشاهده لینک ها شما باید عضو سایت باشید برای عضویت در سایت بر روی اینجا کلیک بکنید]
6 – claims, project management construction, risk management – [برای مشاهده لینک ها شما باید عضو سایت باشید برای عضویت در سایت بر روی اینجا کلیک بکنید]
7 – Construction contract delay and disruption and resolution – [برای مشاهده لینک ها شما باید عضو سایت باشید برای عضویت در سایت بر روی اینجا کلیک بکنید]
8 – Highway and Bridge construction contract claim process – march 2003
__________________