بین سند رسمی و سند عادی تفاوتهایی وجود دارد که توجه به آنها می تواند برای مطالعه کننده این متون سودمند باشد:
1- سند رسمی آن نوشته ای است که توسط محضر(دفتراسناد رسمی)یااداره ثبت نوشته می شود ولی هرنوشته ای که درمحضرو ثبت تنظیم نشده باشد عادی است . اعم از اینکه در بنگاه معاملات املاک نوشته شده باشد و یا در نزد افراد و موسسات مهم.
2-کسی که سند رسمی دراختیار داشته باشد؛ برای اثبات حق خود نیاز به آوردن دلیل برای صحت و درستی سند ندارد (چون شبهه ای به سند او وارد نیست) ولی هرکه باسند عادی بخواهد حق خود رامطالبه کند , درصورت مقاومت طرف مقابلش , باید به دادگاه ثابت کند که سند او صحیح و واقعی است.
3-هرکس سند رسمی داشته باشد, میتواند برای برخوردار شدن از حقوقی که در آن سند آمده است علاوه بردادگاه , به اداره ثبت(دایره اجرا) مراجعه و بدون رعایت تشریفات طولانی دادگستری، از اداره ثبت بخواهد حق او را از طرف مقابلش بگیرید. ولی دارنده سند عادی دراین مواقع حتماٌ باید به دادگاه مراجعه کند.
4-اگرسند رسمی مفقود شود یابه دلایلی از بین برود, میتوان از اداره ثبت یا محضری که سند را تنظیم کرده بوده است , درخواست کرد یک رونوشت یا کپی برابر اصل شده صادرکند که همان اعتبار سند مفقودی را دارد ولی برای سند عادی این امکان وچود ندارد.
5- سند رسمی، مورد قبول ادارات و سازمانهای دولتی(مثل دارایی) است و نمی شود به آن خدشه وارد کرد . ولی در خصوص سند عادی ممکن است مورد خدشه قرار گیرد.