بین سند رسمی و سند عادی تفاوتهایی وجود دارد که توجه به آنها می تواند برای مطالعه کننده این متون سودمند باشد:
1- سند رسمی آن نوشته ای است که توسط محضر(دفتراسناد رسمی)یااداره ثبتنوشته می شود ولی هرنوشته ای که درمحضرو ثبت تنظیم نشده باشد عادی است .اعم از اینکه در بنگاه معاملات املاک نوشته شده باشد و یا در نزد افراد وموسسات مهم.
2-کسی که سند رسمی دراختیار داشته باشد؛ برای اثبات حق خود نیاز به آوردندلیل برای صحت و درستی سند ندارد (چون شبهه ای به سند او وارد نیست) ولیهرکه باسند عادی بخواهد حق خود رامطالبه کند , درصورت مقاومت طرف مقابلش ,باید به دادگاه ثابت کند که سند او صحیح و واقعی است.
3-هرکس سند رسمی داشته باشد, میتواند برای برخوردار شدن از حقوقی که در آنسند آمده است علاوه بردادگاه , به اداره ثبت(دایره اجرا) مراجعه و بدونرعایت تشریفات طولانی دادگستری، از اداره ثبت بخواهد حق او را از طرفمقابلش بگیرید. ولی دارنده سند عادی دراین مواقع حتماٌ باید به دادگاهمراجعه کند.
4-اگرسند رسمی مفقود شود یابه دلایلی از بین برود, میتوان از اداره ثبت یامحضری که سند را تنظیم کرده بوده است , درخواست کرد یک رونوشت یا کپیبرابر اصل شده صادرکند که همان اعتبار سند مفقودی را دارد ولی برای سندعادی این امکان وچود ندارد.
5- سند رسمی، مورد قبول ادارات و سازمانهای دولتی(مثل دارایی) است و نمیشود به آن خدشه وارد کرد . ولی در خصوص سند عادی ممکن است مورد خدشه قرارگیرد.