مقدمــه:
درزندگي اداري امروز كار مسئول دفتري جنبه فني و تخصصي پيدا كرده است، مسئولدفتري كاري بسيار دقيق و حساس است كه كمترين بيدقتي از طرف مسئول دفترميتواند باعث از بين رفتن حيثيت اداري يك سازمان و مديران آن شده و بهعلاوه ممكن است موقعيت مسئول دفتر را از هر جهت به خطر اندازد.

شرطموفقيت در اين شغل، تلاش زياد براي تكامل تمامي شخصيت، رسيدن به آگاهيسازنده براي شروع و ادامه هر كار، برخورداري از سرعت عمل در تصميمگيري بهموقع و داشتن انعطاف و
حسن همكاري در امور است. از سوي ديگر ضروري استنقش واقعي شما در قالب توقعاتي كه سازمان از شما دارد مشخص شود. شناخت ايننقش بستگي به اين خواهد داشت كه بدانيد اصولاً سازمان چيست و نهايتاً درمقابل انتظارات سازمان و برآورده كردن آنها چگونه و از چه راهي ميتوانيدمهارتهاي فردي و حرفهاي خود را افزايش دهيد.

مسئول دفتر چه كسي است؟
مسئولدفتر شخصي است كه كليه امور مربوط به دفتر زير نظر او انجام ميگيرد وبايد اين فرد از نحوه و ميزان پيشرفت انجام امور محوله به كاركنان اطلاعداشته باشد تا امور مربوط به دفتر با نظم و ترتيب انجام پذيرد و در صورتنياز مدير بتواند اطلاعات مورد نظر در خصوص وظايف محوله به همكاران ياغيره را در اختيار او قرار دهد.

بنابراين به طور خلاصه ميتوان گفت امور دفتري:

بهترين وسيله و ابزار برقرار كننده ارتباطهاي داخل و خارج سازمان ميباشد.
وسيلهاي است جهت حفظ و نگهداري اسناد و مدارك سازماني.
وسيله و ابزار كار در سازمان است.
نشان دهنده ميزان فعاليتهاي مكاتبهاي سازمان است كه آمار و كاركرد آنها را نشان ميدهد.
وسيلهايجهت پاسخگويي مراجعان سازمان، اعم از اربابرجوع مديران و كاركنان سازمانميباشد.وسيلهاي است براي جلوگيري از تكرار و تداخل مكاتبات اداري سازمان.
وسيله هماهنگ كننده انجام امور مكاتبات بين واحدهاي سازمان و ديگر سازمانها با يكديگر است.
مجموعه اقدامها و عملكردهايي است كه منجربه دريافت، ثبت و توزيع مكاتبه ميشود.


منيع : سايت رسمي جاب ايران