160نكته در مديريت : توصيههايي براي مديران، سرپرستان و سرگروههايي كه با انسانها در ارتباطند
نويسنده : شيرخدا، الهه
چكيده

يكياز ويژگيهاي دوران معاصر، سرعت و شتابي است كه زندگي و كار به خود گرفتهاست. براساس ويژگيهاي اين دوره، حتي ادبيات، روزنامهنگاري و اطلاعرسانينيز تغييراتي كرده است. به عبارت ديگر در حوزه داستاننويسي، پس ازرمانهاي چند جلدي دهههاي نخست قرن بيستم، شاهد ظهور داستانهاي مينيماليستي و كوتاه هستيم، در حوزه روزنامهنگاري و اطلاعرساني هم، خبرنويسيو ارائه اطلاعات با كمترين حجم و بيشترين اطلاعات از پيامدهاي روزگارمعاصر است. در اين ارتباط، 160 نكته كاربردي و اجرايي در مديريت را برايمطالعه مديران، سرپرستان و كليه افرادي كه به طور مستقيم با انسانهاسروكار دارند، ارائه كردهايم كه ميتواند چكيده دهها كتاب و اثر علميمديريتي در اين خصوص باشد.
منبع : روزنامه همشهري، شنبه 24 ارديبهشت1384، سال سيزدهم، شماره 3697، صفحه 11 و يكشنبه 25 ارديبهشت 1384، سالسيزدهم، شماره 3698، صفحه 15
1- در انجام كارها روي شيوهاي خاص تأكيد نكنيد. شايد كسي بتواند از مسير كوتاهتر و بهتري شما را به مقصد برساند.
2-توجه داشته باشيد دانش و تجربه، هيچ كدام به تنهايي رهگشا نيستند، مثلاكسيژن و هيدروژن كه از تركيب معيني از آنها هواي تنفس ما تأمين ميشود،ميتوان با آميختن دانش و تجربه، راهكارهاي حياتي و استثنايي خلق كرد.
3- از هر فرصتي براي استخدام و به كارگيري افراد برجسته استفاده كنيد.
4- به خاطر داشته باشيد رعايت استانداردهاي محيط كار در كارايي كارمندان مؤثر است.
5- با فرق گذاشتن بيهوده بين افراد گروه، انگيزه كاري آنها را از بين نبريد.
6- از مشورت و نظرخواهي با نيروي جوان ابايي نداشته باشيد.
7- با رفتارهاي ضد و نقيض، اعتماد زيردستان را از خود سلب نكنيد.
8- در به وجود آوردن فضاي رقابتي سالم، كوشا باشيد.
9- براي ارتقاي سطح دانش كارمندان و افزايش بهرهوري آنان، كلاسهاي آموزشي ترتيب دهيد و از لوازم كمك آموزشي بهره گيريد.
10- دقت كنيد كه توبيخ كارمند خطاكار، بايد متناسب با اشتباهاتش تعيين شود.
11-مطمئن شويد مأمور خريدي كه براي سازمان در نظر گرفتهايد، علاوه بركارداني و رعايت اصول درست بازاريابي، مورد اعتماد، زرنگ و خوشسليقه نيزهست و همانگونه كه بر قيمت كالاها توجه دارد، بر زيبايي و كيفيت آنها نيزاهميت ميدهد.
12- در صورت لزوم با قاطعيت نه بگوييد.
13- سعي كنيد با اصول ساده روانشناسي آشنا شويد.
14- طوري رفتار كنيد كه ديگران شما را به عنوان الگو انتخاب كنند و آينده كاري دلخواه خود را در قالب شخصيت شما مجسم كنند.
15- هرگز در حضور كارمندان با ديگر معاشرين خود، پشت سر افراد بدگويي نكنيد.
16- رعايت سلسله مراتب كاري را به مسئولين و سرپرستان گوشزد كنيد.
17- براي آزمودن كارمندانتان با آزمايشهاي فاقد ارزش و بياساس، شخصيت آنان را زير سؤال نبريد.
18- با شروع به موقع جلسات، وقتشناسي را عملاً به حاضرين بياموزيد.
19-براي گيراتر شدن سخنان خود، هميشه چند عبارت كليدي از بزرگان و افرادبرجسته در ذهن داشته باشيد و در موقع لزوم آنها را به كار ببريد.
20- در انجام كارها به سه نكته بيش از بقيه نكات توجه كنيد: اعتماد به نفس، اعتماد به نفس، اعتماد به نفس.
21- انتقاد پذير باشيد.
22- با بيتوجهي، تلاش و زحمات زيردستان را بيارزش نكنيد.
23- با وسواس بيهوده در انتخاب، زمان را از دست ندهيد و به خاطر داشته باشيد زمان براي شما متوقف نميشود.
24-براي حل مشكلات احتمالي، دورانديش باشيد و مطمئن باشيد با در نظر داشتنچند راهكار تخصصي، هرگز در موارد اضطراري غافلگير نخواهيد شد.
25- نقش تبليغات را در سودآوري سازمان ناديده نگيريد.
26-خواستههاي خود را واضح و روشن بيان كنيد و اطمينان حاصل كنيد كه كارمندانبه خوبي از جزئيات وظيفهاي كه به عهده آنان است، مطلع هستند.
27- از هر كس، مطابق دانش و تجربهاش توقع داشته باشيد تا بهترين نتيجه را بدست آوريد.
28- وظايف كارمندان را متناسب با تواناييهاي فيزيكي و حرفهاي آنان تعيين كنيد.
29- اگر از موضوعي علمي اطلاعي نداريد، يا احتياج به توضيحات بيشتري داريد، بدون هيچ ترديدي سؤال كنيد.
30-در موارد بحراني، خونسردي خود را حفظ كنيد و چند استراتژي بحرانزداييمناسب با فعاليت سازماني خود را پيشبيني و طراحي كنيد تا در موارد لزوماز آنها استفاده كنيد.
31- از رفتارهايي كه شما را در سازمان عصبي معرفي ميكند، پرهيز كنيد.
32- انتقامجو نباشيد.
33-زمان پيادهسازي تصميمگيريها، به اندازه اخذ تصميمات، مهم است. چون ممكناست اجراي يك نقشه خوب تجاري در زمان نامناسب با شكست روبهرو شود.
34- در مورد چيزي كه نميدانيد، به كسي اطلاعات اشتباه ندهيد و از گفتن نميدانم، هراسي نداشته باشيد.
35- با محول كردن مسئوليت به كارمندان مستعد و خلاق، زمينه رشد و خلاقيت آنان را فراهم كنيد.
36- بدون تفكر و درنگ پاسخ ندهيد.
37-نحوه چيدمان ميز كارمندان و محل استقرار آنها را طوري انتخاب كنيد كهافراد فراموش نكنند در محل كارشان هستند و نبايد بيش از حد مجاز باز هم بهگفتوگو بپردازند.
38- حرفهايترين و بهترين حسابدار و مشاور حقوقي را استخدام كنيد.
39- به مشكلات مالي افراد توجه كنيد و درخواستهاي موجه اخذ وام آنان را به تعويق نيندازيد.
40- هميشه به خاطر داشته باشيد تواضع و متانت بر شكوه شما ميافزايد.
41-اگر قاطعيت مدير با مهرباني توأم باشد، تأثير شگفتانگيزي بر اطرافيانخواهد داشت و فرمانبري با ترس جاي خود را به انجام وظيفه با حسمسئوليتپذيري ميدهد.
42- سامانهاي را جهت اخذ پيشنهاد اختصاص دهيدو به كارمندان اطمينان دهيد كه در كمال رازداري به پيشنهادهاي مطرح شدهرسيدگي ميكنيد.
43- مطمئن شويد كه حق و حقوق ديگران توسط مسئولين و سرپرستان سازمان رعايت ميشود.
44- چند ساعت از يك روز مشخص در ماه را به بازديد از سطوح مختلف سازمان و گفتوگوي رودررو با كارمندان اختصاص دهيد.
45- در سمينارهاي مرتبط با فعاليت خود شركت كنيد.
46- در كمك رسانيهاي مراسم خيريه پيشقدم باشيد.
47- با درايت و زيركي هميشه در كمين شكار فرصتهاي طلايي باشيد.
48- صبر و حوصله را از مهمترين اركان موفقيت تلقي كنيد.
49- مسئوليتپذير باشيد.
50- به منظور اطلاع حاصل كردن از مطالب جديد علمي، در چند سايت اينترنتي مرتبط عضو شويد.
51- چند تكه كلام اختصاصي و جالب براي خود انتخاب كنيد.
52- تفكر و تعمق قبل از پاسخگويي راحتتر از پيدا كردن چارهاي براي تغيير آنچه عنوان شده ميباشد.
53- وقتي ميخواهيد كاري را به كسي محول كنيد، روشي را براي عنوان كردنش انتخاب كنيد تا حس مسئوليت افراد برانگيخته شود.
54- علت شكستهاي سازماني را تجزيه و تحليل كنيد تا ضمن تشخيص مسير نادرست، از تكرار آن جلوگيري كنيد.
55- با بياهميت جلوه دادن كارهاي كارمندان، زحمات آنان را بيارزش نكنيد.
56- با انجام ورزشهاي فكري، قابليتهاي ذهني خود را تقويت كنيد.
57- به هر كس فراخور فعاليت و بازده كارياش پاداش دهيد و با در نظر گرفتن پاداشهاي مساوي، حركت افراد شايسته گروه را كند نكنيد.
58-با به كارگيري مشاورين كارآزموده و متعهد، موقعيت بازار كار را تحليل كنيدو استراتژي به كار بگيريد كه هميشه يك گام از رقبا جلوتر باشيد.
59-اجازه ندهيد بار مسئوليت كارمندان بيكفايت و كند بر دوش كارمندان خبره وساعي تحميل شود زيرا افراد با درك اين بيعدالتي انگيزه خود را از دستميدهند.
60- دانش حرفهاي خود را تا حدي بالا ببريد كه در موارد لزوم در مقابل كليه سؤالات حرفهاي حاضر جواب باشيد.
61-زمان استخدام، افراد علاوه بر تستهاي مقرر شده، تستهايي انجام دهيد كهمطمئن شويد كسي را كه به كار ميگماريد، تنبل نيست! زيرا افراد تنبل فشاركاري ديگران را بيشتر مي كنند.
62- هنگام دست دادن، دست افراد را محكم و صميمانه بفشاريد.
63- وقتي عصباني هستيد، درباره ديگران تصميمگيري نكنيد.
64- هميشه وقتشناس باشيد. براي حضور به موقع، ميتوانيد از ترفند قديمي 5 دقيقه جلو كشيدن ساعت استفاده كنيد.
65- هرگز اميد ارتقا را از زيردستان نگيريد، زيرا به طور يقين، انگيزه آنها براي تلاش از بين ميرود.
66-سعي كنيد در صورت لزوم در دسترس باشيد و شانس حرف زدن را به همه سطوحسازمان بدهيد. در اين صورت شايد با ايدههاي درخشاني روبهرو شويد.
67- به كارمندان ساعي و متعهد بگوييد كه چقدر براي سازمان مفيد هستند و شما به آنها علاقه و اعتماد داريد.
68- هيچگاه اجازه ندهيد كسي حالت افسردگي و نااميدي شما را ببيند.
69- به شايعات بياساس بيتوجه باشيد و در مورد زيردستان از روي دهنبيني قضاوت نكنيد.
70- خشكي جلسات طولاني را با شوخطبعي قابل تحمل كنيد.
71- از سرزنش كردن ديگران در جمع خودداري كنيد.
72- براي همه سطوح سازمان حتي خدمه و نامهرسانها احترام قائل شويد.
73- از منشي خود بخواهيد روز تولد كارمندان، كارت تبريكي را كه توسط شما امضا شده است، برايشان ارسال كند.
74-در موقع امضا كردن نامهها و مكتوبات آنها را به دقت مطالعه كنيد و ازامضا كردن آنها، زماني كه حوصله و تمركز نداريد پرهيز كنيد.
75- خوشژست و خوشبيان باشيد و در جمع با انرژي و اشتياق حاضر شويد.
76- با قدرداني به موقع از كارمندان، انرژي كاري آنان را افزايش دهيد و حسن خلاقيت را در آنان تقويت كنيد.
77- موقع حرف زدن با اعتماد به نفس به چشمان افراد نگاه كنيد و هميشه متبسم باشيد.
78- هرگز براي پيشبرد اهداف كاري خود، ديگران را با وعدههاي بياساس فريب ندهيد.
79- سعي كنيد اسامي كارمندان را به خاطر بسپاريد و در حين صحبت كردن با آنان، اسمشان را به زبان بياوريد.
80- همواره به خاطر داشته باشيد به كار بردن الفاظ مؤدبانه از اقتدار شما نميكاهد.
81- اشتباهات زيردستان را بيش از حد لازم به آنها گوشزد نكنيد.
82- امين و رازدار افراد باشيد.
83- روي اشتباهات خود پافشاري نكنيد و بيتعصب خطاهاي خود را بپذيريد.
84- با عبارات كنايهآميز و نيشدار به ديگران درس عبرت ندهيد.
85- با آرامش و خونسردي به حرفهاي ديگران گوش كنيد و براي صرفهجويي در زمان مرتباً حرف آنان را قطع نكنيد.
86- روش محاسبات مالي را تا حدي ياد بگيريد تا قادر به تجزيه و تحليلهاي گزارشات مالي سازمان باشيد.
87- در جلسات دائماً به ساعت خود نگاه نكنيد.
88- به نحوه پوشش و ظاهر خود توجه كنيد.
89- تا صحت و سقم مسألهاي روشن نشده، كسي را مؤاخذه نكنيد.
90- معاشرين چاپلوس خود را جدي نگيريد.
91- نكات جالب و پندآموز كتابهايي را كه ميخوانيد، در دفتري يادداشت كنيد و در موارد مناسب آنها را به كار ببريد.
92- انعطافپذير باشيد.
93- بدون توهين به عقايد ديگران، با آنها مخالفت كنيد.
94- نسبت به قول خود پايبند باشيد.
95- در موقعيتهاي بحراني بر خود مسلط باشيد و نگذاريد زيردستان از اضطراب شما آگاه شوند.
96- براي حرف زدن زيباترين و خوشآهنگترين الفاظ را انتخاب كنيد.
97- ريسكپذير باشيد.
98- نحوه استفاده از نرمافزارهاي مرتبط با كار خود را بياموزيد.
99- براي ثبت ايدههاي درخشاني كه ناگهان به ذهن ميرسند، هميشه يك قلم و كاغذ به همراه داشته باشيد.
100- كتابخانه سازمان را به روز كنيد و اسامي كتابهايي را كه اضافه ميشود به صورت ليست منتشر شده در اختيار كارمندان قرار دهيد.
101- مطمئن شويد ابراز رضايت شغلي افراد به سبب ترس از توبيخ مسئولين و سرپرستان نيست.
102- به واسطه مدير بودن خود، از ديگران توقع بيجا نداشته باشيد.
103- در اولين فرصت در خاتمه دادن به مشاجرات و كدورتهايي كه بين كارمندان پيش ميآيد، حكميت كنيد و برقرار كننده صلح و آشتي باشيد.
104- در مصاحبه استخدامي افراد به سوابق كاري آنان توجه و به خاطر داشته باشيد كارمند موفق كارنامهاي پربار به همراه دارد.
105- از انحصاري كردن خدمات رفاهي سازمان پرهيز كنيد و اجازه دهيد همه سطوح از اين خدمات بهرهمند شوند.
106- زمان دقيق پيادهسازي تصميمات اخذ شده را پيدا كنيد، چون ممكن است اجراي يك نقشه خوب، در زمان نامناسب با شكست روبهرو شود.
107- براي حفظ اطلاعات سازماني، از بهترين و پيشرفتهترين سيستم حفاظتي استفاده كنيد.
108-زبدهترين كادر بازاريابي را گردآوري كنيد و حتي زماني كه سوددهي سازماندر وضع مناسبي قرار دارد، از آنان بخواهيد ريتم فعاليتهاي خود را كندنكرده و همچنان به صورت جدي ادامه دهند.
109- به منظور جلوگيري از تكروي و رقابتهاي ناسالم، روحيه انجام كار گروهي در سازمان را تقويت كنيد.
110- از عنوان كردن فرامين غيرقابل اجرا و غيرمنطقي احتراز جوييد، زيرا جز خدشهدار كردن شخصيت حرفهاي شما پيامدي ندارد.
111-عملكرد افراد را در زمان اضافهكاري كنترل كنيد تا بدينوسيله از سوءاستفاده افراد ناشايست كه به عنوان اضافهكاري در سازمان به انجام كارهايشخصي يا اتلاف وقت ميپردازند، جلوگيري شود.
112- از نگارش واژهايكه از صحت املاي آن اطمينان نداريد، پرهيز كنيد و براي حصول اطمينان ازنگارش صحيح لغاتي كه فراموش كردهايد، هميشه يك فرهنگ لغت در دسترس داشتهباشيد.
113- وقتي در مورد موضوعي محرمانه صحبت ميكنيد، مراقب استراق سمع ديگران باشيد.
114- اموال مهم سازمان را بيمه كنيد.
115- در سلام كردن و ايجاد ارتباط دوستانه پيشقدم باشيد.
116- مراقب سلامتي خود باشيد و هرگز از ياد مبريد عقل سالم در بدن سالم است.
117-مطمئن شويد كادر مالي شما به موقع در پرداخت صورت حسابها اقدام ميكنند وپرداختها بنا به دلايل غيرموجه، به تعويق نميافتد. چون تأخير درپرداختها به اعتبار مالي شما لطمه جبرانناپذيري وارد ميكند.
118- عيبجو و بهانهگير نباشيد و اجازه ندهيد اين دو خصلت در شما به عادت مبدل شود.
119- هرگز از خاطر نبريد انسان، اشرف مخلوقات است و با درايت و پشتكار ميتواند براي هر مشكلي، راه حل مناسبي پيدا كند.
120-برخي از بازنشستگان پس از بازنشستگي تمايل به ادامه كار دارند، اگرميخواهيد اين افراد را به كار بگيريد توجه داشته باشيد توانايي و انرژي ويا انگيزه كافي جهت نيل به اهداف سازماني در اين افراد وجود داشته باشد ودرخواست كار آنها صرفاً به دليل رفع نياز مالي نباشد.
121- همواره هوشيار باشيد كسي در سازمان جهت حفظ عنوان شغلي و موقعيت خود به عنوان ترمز براي نيروهاي فعال و پرانرژي عمل نكند.
122- از اشتباهات خود درس بگيريد و آن را به ديگران نيز درس بدهيد.
123- حتي وقتي موردي پيش آمده كه به شدت ترسيدهايد، اجازه ندهيد اطرافيان از اين حس شما مطلع شوند.
124- افراد متخصص سازمان را براي اخذ نشريههاي تخصصي آبونه كنيد.
125- هيچكس را دست كم نگيريد.
126- حامي ضعيفان باشيد و اجازه ندهيد حق كسي ضايع شود.
127-اگر در جمعي هستيد كه موضوع مورد بحث را نميدانيد و روشن شدن اين امر بهاعتبار علمي شما لطمه خواهد زد، لازم نيست با اظهار نظر در مورد آن، عدمآگاهي خود را عيان سازيد. ميتوانيد سكوت كنيد تا در اولين فرصت به تكميلاطلاعات خود بپردازيد.
128- آرام و شمرده صحبت كنيد.
129- زماني كه از كسي اشتباهي سر ميزند، با رفتار صحيح و منطقي او را شرمنده كنيد، نه با توهين و ناسزا.
130- به اندازه كافي استراحت كنيد و اجازه ندهيد خستگي و استرس به سلامت روحي شما لطمه وارد كند.
131- هر از چند گاهي جلسهاي به منظور پرسش و پاسخ با حضور سرپرستان ترتيب دهيد تا از صحبت عملكرد و برنامههاي آنان مطمئن شويد.
132-سرپرستان و مسئولين، پل ارتباطي مديريت و كارمندان هستند، تا از استحكاماين پل مطمئن نشدهايد بيمحابا گام برنداريد، چون در غير اين صورت ممكناست سقوط كنيد.
133- كارمندان را تشويق كنيد تا با ابتكار در انجام كارهايشان راههايي براي صرفهجويي و پايين آوردن هزينهها پيدا كنند.
134- كتاب قانون تجارت را در دسترس داشته باشيد.
135- با توجه بيش از حد به افراد خاص، حسادت ديگران را برانگيخته نكنيد.
136- به ديگران فرصت جبران اشتباهاتشان را بدهيد.
137- نقاط ضعف و قوت خود را كشف كنيد.
138-مطمئن شويد هيچ منبع انرژي، بيهوده به هدر نميرود. براي مثال كسي را موظفكنيد تا از خاموش بودن چراغها و بسته بودن شيرهاي آب پس از اتمام ساعاتاداري و خروج نيروها اطمينان حاصل كند.
139- با اولين برخورد، در مورد كسي قضاوت نكنيد.
140- حس ششم خود را ناديده نگيريد.
141- هر كسي را فقط با خودش مقايسه كنيد، نه ديگران.
142- براي هر بخش، يك جعبه كمكهاي اوليه تهيه كنيد.
143- اعجاز عبارات تأكيدي و مثبت را ناديده نگيريد.
144-راحتترين مبلمان و چشمنوازترين وسايل را براي اتاق خود تهيه كنيد و براياستفاده بهينه از فضا و زيبايي محيط از طراحان داخلي كمك بگيريد.
145-پنجرهها را مسدود نكنيد، اجازه دهيد همگان از نور و هواي تازه كهارزانترين موهبتهاي الهي هستند، بهرهمند شوند. گاهي وزش يك نسيم ميتواندآرامش چشمگيري براي محيط به ارمغان بياورد.
146-از انجام هرجابهجايي براي نيروي انساني در محيط كار، نميتوان نتيجه مطلوب گردش شغليرا حاصل نمود. اگر جابهجايي كارمندان اصولي و حساب شده نباشد، باعث افتراندمان كاري و دلزدگي آنان از كارشان ميشود.
147- مراقب باشيد واجازه ندهيد سرپرستان و مسئولان براي پيادهسازي نظرات شخصي و اجرايفرامين خود، خودسرانه دستوري را به اسم شما اعلام كنند، زيرا در اين صورتاگر اين دستورات صحيح و قابل اجرا نباشد، از حسن شهرت و محبوبيت شما كاستهخواهد شد.
148- سرمايههاي مالي، وقت و انرژي نيروي انساني را باآموزشهاي غيرضروري به هدر ندهيد. براي هر كسي آموزشي را تدارك ببينيد تابتواند از آن در بهبود بخشيدن كارهايش استفاده كند. در غير اين صورت وقتيفرصتي براي استفاده از اين آموختهها دست ندهد، خيلي زود به ورطه فراموشيسپرده ميشود و هرگز تبديل به يك مهارت نميشود.
149- بيطرفانه راجع به مسائل تصميمگيري كنيد تا زاويه ديد شما وسعت پيدا كند.
150- با هر نوع بيانضباطي مبارزه كنيد.
151- روز خود را با خوردن صبحانهاي مقوي آغاز كنيد.
152- از ايمن بودن آسانسورها و ساير وسايل مهم اطمينان حاصل كنيد و اگر احتياج به تعبير يا تغيير دارند، بدون فوت وقت اقدام كنيد.
153- حتي اگر سن شما از كارمندان كمتر است، آنچنان دلسوزانه با مسائلشان برخورد كنيد تا لقب "پدر سازمان" را كسب كنيد.
154- جهت حفظ سلامتي و چالاكي هر روز حداقل 15 دقيقه نرمش كنيد.
155-در برخي از برنامهريزيها و اخذ تصميمات از كاركنان نيز نظرخواهي كنيد تابا اين مشاركت صميميت بيشتري بين مديريت و كاركنان برقرار گردد و حسمسئوليتپذيري افراد افزايش يابد.
156- از كاركنان بخواهيد اگر با مشكلي روبهرو ميشوند ضمن اعلام آن مشكل چند راه حل مناسب نيز ارائه دهند.
157- گاهي اوقات بدون اطلاع قبلي وارد اتاق كاركنان شويد و شخصاً با آنان به گفتوگو بپردازيد.
158- با برقراري امنيت شغلي در محيط روحيه كاري افراد را بهبود ببخشيد.
159-اگر به افراد شخصيت بدهيد و با برخوردهاي نادرست عزت نفس آنان را پايمالنكنيد آنان به مثابه اهرم عمل ميكنند و قادر خواهند بود مسئوليتهايي كهبه عهده آنان است بدون استرس و فشار روحي و با كيفيت بهتري به انجامبرسانند.
160- مشوق و ترويجدهنده كار تيمي باشيد تا هماهنگي و همسويي كاركنان جايگزين رقابتهاي ناسالم شود.