ويژگي هاي سازمان هاي الكترونيكي (e-organizations)
نويسنده : آقازماني، علي محمد
سال انتشار : 1384
چكيده

دراين مقاله ماهيت و ويژگي هاي سازمان هاي الكترونيكي شرح داده مي شود واثرات آن بر مديريت سازمان و كاركنان مورد بررسي قرار مي گيرد.
منبع : روزنامه شرق، چهارشنبه 4 آبان 1384، سال سوم، شماره 610
كليدواژه : سازمان الكترونيكي ؛ e-organization ؛ كسب و كار الكترونيك ؛ مديريت سازمان الكترونيكي ؛ سازمان مجازي
1- مقدمه

هراندازه كه فناورى روز به افق هاى جديدى دست مى يابد، دگرديسى جديدى درفرايند شكل گيرى سازمان ها و نهاد هاى سنتى در حوزه هاى مختلف ايجاد مىشود. سازمان هاى الكترونيكى، يكى از پديده هاى اخير سرزمين هاى ديجيتالىمحلى و بين المللى است كه دولت هاى الكترونيكى جالبى را پديد آورده اند.دولت هايى كه قصد ارتباط با مخاطبان در فرمت هاى غيرحضورى، با توجيه سهولتو تسريع در امر ارتباطات و اطلاع رسانى و خدمات رسانى بهينه دارند.
2- سازمان هاى الكترونيكى (e_organizations)

سازمانهای الکترونیکی سازمانهایی هستند که مأموریت کلی آنها، نيل به هدف، درراستاى عملكردهاى الكترونيكى منسجم، هماهنگ و نيمه متمركز است. يك كاربردفزاينده از كسب و كار الكترونيكى كه توجه رسانه ها را خيلى جلب نكرده است،استفاده از اينترنت صرفاً براى اداره يك سازمان در حال فعاليت است. درواقع ميليون ها سازمان وجود دارند كه كالايى را تحت اينترنت نمى فروشنداما كاربردهاى كسب و كار الكترونيكى را براى بهبود ارتباطات با سهامدارانداخلى و خارجى و انجام بهتر فعاليت هاى كسب و كار سنتى استفاده مى كنند.
3- قوانین جديد كسب و كار الكترونيكى

بهتراست قبل از اينكه بتوانيم درباره سازمان هاى الكترونيكى و اينكه چطور آنهابر مباحث رفتار سازمانى تاثير مى گذارند حرفى بزنيم، مطالبى كه دربارهسازمان هاى الكترونيكى منحصر به فرد است را بيان كنيم. اين مطالب در ششقانون جديد كسب و كار الكترونيكى خلاصه مى شوند:
هيچ قانونى وجود ندارد كه توسط همه پذيرفته شده باشد.
مزيت به پيشتازان مى رسد. به مصداق دنياى واقعى، پرنده اى كه اول به طعمه برسد آن را مى گيرد.
موفقيتبه سرعت از دست مى رود. هرچقدر سرعت داشته باشيد باز به اندازه كافى سريعنيستيد. قبلاً «بزرگ، كوچك را مى بلعيد» اما امروز «سريع، كند را مىبلعد».
قيمت ها تحت فشار دائمى قرار دارند. هزينه پايين تر ساختارسازمان هاى مبتنى بر اينترنت به آنها اجازه مى دهد تا محصولاتشان را نسبتبه سازمان هاى سنتى پايين تر قيمت گذارى كنند. و اينترنت مقايسه خريد فورىرا (در سايت هاى مقايسه- خريد از قبيل «pricescan.com» و «ebay.com»)فراهم مى كند.
مكان مطرح نيست. در گذشته افرادى را كه سازمان هااستخدام مى كردند، توليدكنندگان و مشتريان عموماً توسط محيط جغرافيايىتعيين مى شدند. براى مثال، سازمان ها كاركنان خود را ترغيب مى كردند كه درنزديكى محل كار خود زندگى كنند. اكنون كارفرمايان در محل هاى دور بهبهترين و باهوش ترين افراد دسترسى دارند و افراد با استعداد هرگز مجبور بهترك محل سكونتشان براى تعقيب فرصت هاى شغلى به مكان هاى خيلى دور نيستند.
اطلاعاتمنسجم همه چيز است. اينترنت و اينترانت ها روشى را كه اطلاعات به درونسازمان ها انتقال پيدا مى كرده اند تغيير داده اند. سيستم هاى اطلاعات بازو منسجم، سلسله مراتب هاى سازمانى سنتى را دور مى زنند و براى كارمندان ومديران كار پيگيرى پروژه ها را تسهيل، تصميم گيرى درونى را همگانى وسازمان ها را به توليدكنندگان، شريكان و مشتريان متصل مى كنند.
4- انزواى اجتماعى در فضای مجازی

علاوهبر اين شش تفاوت، بايستى آنچه را كه تناقض سازمان الكترونيكى نام داردمطرح كرد. سازمان هاى الكترونيكى همچنين به خاطر اينكه دو فرايند متناقضبا هم را در يك زمان به انجام مى رسانند، منحصر به فرد محسوب مى شوند.آنها انزواى كارمندان را افزايش مى دهند در عين اينكه اجتماع آنها را همفراهم مى كنند.

اينترنت انزواى اجتماعى را به وجود مى آورد، و ايناثرات زيادى بر رفتار كار دارد. اما تعدادى از متخصصان در طراحى اطلاعات وكار استدلال كرده اند كه اينترنت همچنين گروه هاى افراد هم فكر و هم سليقهرا ايجاد مى كند. اينترنت شبكه هاى اجتماعى را با شكستن موانع سازمانى وجغرافيايى ساخت دهى مجدد مى كند. اينترنت به كارمندان اجازه مى دهد تا بهسهولت با ديگران در سازمانشان و خارج از آن همكارى كنند. براى مثال،تصميمات اخير توسط شركت هاى «فورد موتوركو» و «دلتاايرلاين» اين بوده استكه به كاركنانشان كامپيوترهايى ارائه كنند كه بتوانند با يك حق عضويت بهاينترنت دسترسى پيدا كرده به طورى كه توانايى شان را براى ارتباط باهمديگر افزايش داده و احساس همكارى را بين آنان تسهيل كند و مديريت نيزبتواند به آسانى با آنان ارتباط برقرار سازد. البته اين امر همچنين باعثمى شود كه كاركنان آسانتر شكايات را با هم در ميان گذاشته به گونه اى كهبتوانند به طور گروهى در مقابل مديريت متحد شوند.
5- اثرات سازمان های الکترونیکی بر کارکنان

اثراتسازمان هاى الكترونيكى بر كارمندان به چه صورتى است؟ سازمان هاىالكترونيكى بر كارمندان خود تاثيرات فراوان مثبت و منفى بسيارى مى گذارند.يكى از مهم ترين تاثيرات منفى و نقاط ضعف سازمان هاى الكترونيكى، نبودارتباط فيزيكى و عاطفى و روانى كارمندان با روساى واحدها و حس نكردن سايهيك big brother به قول آمريكايى ها، بر سر كارشان است. البته تجارب برخىاز سازمان هاى موفق در امور الكترونيكى را نبايد فراموش كرد. شركت گوگل باايجاد اتاق هاى گفت و گو و كافى شاپ هاى مجلل مزين به مبل هاى توپى شكل،ساعت هاى كارى آزاد كاركنان خود را در اين اماكن شكل مى دهد و بستر رابراى ارتباط فيزيكى كاركنان با يكديگر فراهم مى كند. در شركتى كه صدها نفرفقط در ساختمان مركزى آن مشغول به كار هستند و سازمان الكترونيكى تمامعيارى شكل گرفته است، ايجاد و مديريت تعامل فيزيكى كاركنان در محيط هاىفارغ از فرمت هاى ديجيتالى اصل بسيار مهم تلقى مى شود.

حال اينجااين پرسش پيش مى آيد كه آيا رهبرى در يك سازمان الكترونيكى متفاوت از يكسازمان سنتى است؟ مديران سازمان هاى الكترونيكى كه در هر دو اين سازمان هاكار كرده اند، اين تفاوت را تائيد مى كنند. قطعاً در سازمان هاىالكترونيكى، رفتار سازمان مديران و اصول مديريتى با دگرديسى خاصى همراه مىشود. مديران در امر مديريت سازمان هاى الكترونيكى، قائل به چهار تفاوت مىشوند که عبارتند از: وجود چشم اندازى از آينده، انعطاف پذيرى، توانايىبراى تامين انتظارات بالا و ساختار الکترونیکی.
تمركز بر آينده نگرى:بنيانگذار شركت «پرايس لاين دات كام» مى گويد مسائل امروزى را فراموشكنيد. شما به مرحله اى رسيده ايد كه بايستى دائماً بر ايجاد مسائل آيندهمتمركز شويد. اين مستلزم رهبرى مبتنى بر چشم انداز و يك درك عميق است ازاينكه چطور فناورى، در حال تغيير شغل رهبر است. بهترين رهبران يك نقشهذهنى از صنعت، فرصت ها و ضعف ها ترسيم مى كنند و آنها اين نقشه ذهنى رادائماً بررسى مى كنند. رهبرى مبتنى بر چشم انداز بى ترديد در هر سازمانىمهم است. اما در يك محيط پرجنب و جوش افراد نياز بيشترى به چنين رهبرانىدارند. قوانين و سياست ها و رويه هايى كه سازمان هاى سنتى تر را ترسيم مىكنند جهت را به كارمندان نشان داده و عدم اطمينان را براى آنها كاهش مىدهند، اينچنين دستورالعمل هاى رسمى شده اى معمولاً در سازمان هاىالكترونيكى وجود ندارند. بنابراين وظيفه مديران الكترونيكى اين خواهد بودكه از طريق چشم اندازشان، جهت حركت را ارائه دهند.
حفظ انعطاف پذيرى:رهبران الكترونيكى نياز به انعطاف پذيرى بالايى دارند. آنها مجبورند تا بافراز و نشيب ها سازگارى داشته و زمانى كه متوجه مى شوند كه كار به درستىانجام نمى شود، سازمانشان را تغيير جهت بدهند. آنها مجبور هستند تا تجربهاندوزى را تشويق كنند.
چيره شدن بر انتظارات بالا: سرانجام رهبرانالكترونيكى در يك دنيايى با انتظارات بالا زندگى مى كنند. سرمايه گذارانخصوصاً در شركت هاى «دات كام» انتظار رشد سريع سرمايه شان را دارند وزمانى كه يك كسب و كار الكترونيكى عمومى مى شود به طور شگفت انگيزىانتظارات بالاى بازار، به رهبران براى انجام تعهدات فشار زيادى وارد مىآورند. بازار براساس انتظارات و نه واقعيات شكل مى گيرد.
ساختارالكترونيكى: تئورى اقتضايى (Contingency Theory) فيدلر را فراموش كنيد.سازمان هاى الكترونيكى منحصراً به ساختارهاى ارگانيك متكى هستند. آنهانياز شديد به ارتباطات عمودى، افقى، مورب، تيم هاى فراسلسله مراتبى ووظيفه اى و رسميت پايين براى كسب انعطاف پذيرى و آزادى عمل دارند. سازمانهاى الكترونيكى مبتنى بر ساختارهاى تيمى هستند كه حول پروژه ها طراحى مىگردند. اين سازمان ها نياز به كارمندانى دارند، كه تحمل ابهام را داشته وبتوانند در آشوب رشد كرده و مهارت هاى تيمى قوى را دارا باشند. در حقيقتيك نوع مديريت مارتيسى (Matrix Management) در اين سازمان ها كه ساختارالكترونيكى دارند حاكم است.

در سازمان هاى الكترونيكى كارمنديابىبسيار مهم است. كارمندانى كه توانايى كار فكرى پرمشقت و تحت فضاى ديجيتالىرا ندارند و شديداً عاطفى هستند، مناسب اين كار نيستند. اكثر شركت هاى كسبو كار الكترونيكى يك روش تهاجمى را براى استخدام افراد به كار مى گيرند.آنها مديران ارشد را بيش از شركت هاى سنتى درگير اين مسئله مى كنند و بهطور فعال ترى متقاضيان باصلاحيت را جست وجو مى كنند. جامعه پذير كردنكارمندان با مبانى كسب و كار الكترونيك از اهميت بسزايى برخوردار است. اينشكل حتى براى افرادى كه در سطح مديريتى نيز به كار گرفته مى شوند نيز وجوددارد. اگرچه اين افراد از تجربه كارى بالا برخوردارند، و چون از محيط هاىكارى سنتى آمده اند، بنابراين مدتى طول مى كشد تا با حال و هواى سازمانهاى الكترونيكى سازگار شوند. استفاده از تجارب سازمان هاى الكترونيكى موفقغربى، كشور را در مسير الكترونيكى شدن سازمان ها و نيل به دولت الكترونيكپاسخگو بهتر هدايت مى كند كه بايد به آن توجه كافى مبذول داشت. ايجاد مركزمديريت سايت هاى دولتى ايران در وب، نخستين گام در شكل گيرى سازمان هاىالكترونيكى در ايران به شمار مى رود.