معماري اطلاعات در روابط عمومي الکترونيک
سرعتفوق العاده توليد و توزيع اطلاعات به واسطه فناوري هاي نوين باعث شدهزمينه تصحيح و تکميل اطلاعات با رشد قابل توجهي همراه باشد به گونه اي کهنيم عمر اطلاعات در عصر حاضر بسيار کم شده است. فناوريهاي جديد اطلاعاتيبه سرعت تغيير مي کنند و سازمانها براي مجهز نگهداشتن خود به آخرين فناوريها و جديدترين اطلاعات، ناگزير بطور مستمر هزينههاي هنگفتي متحمل مي شوند.از سوي ديگر انتظاري که در سازمان براي توسعه کاربري فناوري اطلاعات برايکاهش هزينه ها و اطلاع رساني سريع وجو داشت تغيير کرده و امروزه فناورياطلاعات به عنوان ابزاري توانمندساز براي مديران و کارکنان سازمان ها مطرحاست. همانطور که مي دانيم معماري اطلاعات روش،وسيله يا متدي است برايبرنامه ريزي توسعه کاربرد فناوري اطلاعات در سازمانها و به عبارت ديگرچارچوبي است براي يکپارچه سازي منابع سازمان در بستر فناوري اطلاعات.
روابطعمومي هاي الکترونيک به عنوان واحدهاي ارتباطي – اطلاعاتي سازمان ها ميتوانند نقش مهمي را در بهينه سازي تاثيرات معماري اطلاعات در سازمان داشتهباشند چرا که در سازمان هايي که جايگاه و نقش روابط عمومي به طرز مناسبيشناخته و تعيين شده است روابط عمومي به عنوان سلولي تراوا در بدنه سازمانکار ورود اطلاعات به سازمان و همچنين خروج اطلاعات از سازمان را انجام ميدهد اين نقش با بحث توزيع اطلاعات جلوه کامل تري به فعاليت روابط عمومي هامي دهد.
با توجه به نقش حساس روابط عمومي ها در دريافت، کنترل و توزيعاطلاعات در دو بعد درون و برون سازماني مي توان اهميت معماري اطلاعات درروابط عمومي ها را مورد توجه قرار داد.
با توجه به اينکه کانال هايارتباطي در روابط عمومي بسيار گسترده است و ابعاد و پيچيدگي ارتباطات درونواحدهاي روابط عمومي با داخل و خارج سازمان از يك يا چند واحد معين فراتررفته و نيازمنديهاي خاصي را از جنيه نيروي انساني، و منابع نرم افزاري وسخت افزاري نياز دارد، بنابراين نگرشي ويژه و همه جانبه به مسئله معمارياطلاعات در روابط عمومي نياز خواهد بود.
در تعريفي کلي معماري راتركيبي از علم، هنر و تجربه كه در رشتههايي نظير ساختمان داراي قدمتي چندهزار ساله است معرفي مي کنند. معماري اطلاعات در روابط عمومي الکترونيکيعني ارائه توصيفي فني از يك سيستم همه جانبه نگر و آينده نگر روابط عمومي(با توجه به تعريف سيستم) كه نشان دهندة ساختار اجزاء آن، ارتباط بين اجزا(که شامل سخت افزارها، نرم افزارها و نيروي انساني باشد) و اصول و قواعدحاكم بر طراحي و تكامل آنها در گذر زمان است.
اساس معماري اطلاعات درروابط عمومي الکترونيک اين است که رويکرد معماري را در برنامه ريزي وتوسعه فناوري اطلاعات در واحد روابط عمومي سازمان هاي دولتي و خصوصي بکارمي گيرد نگرش معماري اطلاعات در روابط عمومي الکترونيک در ابتدا بر توسعهزيرساختي، آموزش و فرهنگ سازي، راهيردهاي کوتاه مدت و راهبردهاي طولانيمدت تاکيد مي ورزد.
براي برنامه ریزی معماری اطلاعات در روابط عمومي الکترونيک سه فاز کاري پيش بيني وپيشنهاد مي شود:
1. تدوین معماری موجود (وضعیت موجود واحد روابط عمومي را از نظر فناوری اطلاعات را بررسی می کند)
2.تدوین معماری مطلوب (وضعیت مطلوب روابط عمومي سازمان را از نظر فناوریاطلاعات را تعیین می کند و در اين کار اولويت هاي اطلاع رساني و ارتباطيرا بر اساس کارکردها و نياز هاي سازمان شناسايي مي کند)
3. تدوینبرنامه گذار از وضع موجود به وضع مطلوب (با توجه به امکانات ، منابع ومحدودیتها برنامه ريزي لازم براي اصلاح ساختار موجود روابط عمومي برايرسيدن به روابط عمومي الکترونيک را انجام مي دهد)
معماری اطلاعات در روابط عمومي از چهار جنبه يا بعد تشکيل شده است :
1.کارومکان : يعني نحوه سازماندهي فرايندهاي کاري روابط عمومي و توزيع مکانيآنها، که البته در روابط عمومي الکترونيک تلاش زيادي براي حذف بعد مکان وزمان به وسيله فناوري اطلاعات صورت مي گيرد.
2. مجموعههاي اطلاعاتي : يعني دادههاي لازم براي انجام فرآيندهاي کاري
3. برنامههاي کاربردي : که براي دسترسي به مجموعههاي اطلاعاتي و کار با آنها مورد استفاده قرار ميگيرد.
4. زير ساخت فني : شامل سخت افزار ، شبکه و ارتباطات لازم براي اجراي برنامههاي کاربردي

برخی اصول راهبردي معماری اطلاعات در روابط عمومي :
1. بهينهسازي بودجه روابط عمومي ها از طريق برنامهريزي و هماهنگي منابع مديريت اطلاعات بين برنامهها ، بخشها و ادارات مختلف
2. تسهيل تصميمگيري مناسب از طريق تأمين اطلاعات
3.پاسخگويي سريع به نيازهاي اطلاعاتي کارکنان و مخاطبان سازمان، از طريقساماندهي پايگاهها و سيستمهاي اطلاعاتي با هدف تأمين حداکثر دسترس پذيري ،تغيير و گزارش گيري
4. حل مسائل با راهحلهاي مناسب از طريق به حداقل رساندن دوباره کاريهاي اطلاعاتي بين برنامه ، بخشها و ادارات مختلف
5. بهينه سازي سرمايهگذاري در IT از طريق تدوين برنامهها و معماري جامع IT
6. حرکت در جهت همگرايي و يکپارچهسازي اطلاعاتي ادارات محلي ، سازمانهاي تابع و پيمانکاران
7. مديريت صحیح و کارامد پروژهها
8. پاسخ گويي به شرايط در حال تغيير
9. همگرايي با ساير بخش هاي سازمان
باتوجه به توضيحات فوق بايد اذعان داشت که معماري اطلاعات در روابط عموميالکترونيک علاوه بر محاسني که عايد خود گروه روابط عمومي مي کند باعث بهرهمندي ساير گروهها و بخش هاي سازمان نيز مي شود و باعث افزايش قدرت تصميمگيري، اطلاع رساني و مشتري محوري در سازمان ها مي شود