(برنامه ريزي منابع سازماني) چيست ؟

کلمه ERP در اصل مخفف واژگانEnterprise Resource Planning يا سامانه تخصيص منابع سازمان است که طيفوسيعي از فعاليتهاي مختلفي را که به بهبود عملکرد سازمان منتهي مي شود دربر دارد. ERP توسط برنامه هاي کاربردي که شامل چندين زيربرنامه کاربرديديگر است پشتيباني مي شود بطوريکه فعاليتها را در گستره واحدهاي عملياتيسازمان يکپارچه مي سازد. اين فعاليتها مي تواند بازه وسيعي از مديريتتوليد، خريد قطعات، کنترل موجودي انبار، ارسال مواد به واحدهاي توليدي تاردگيري سفارشات را شامل شود. ERP همچنين مي تواند زير برنامه هاي کاربرديدر زمينه مديريت مالي و مديريت منابع انساني سازمان را هم در بر داشتهباشد.


تعريف ERP سيستمي است که داراي اهداف، اجزا و محدودهمشخص و معيني است. در ادامه ERP را بر حسب هر يک از اين جنبه ها تعريف ميکنيم. هدف ERP - هدف از يک سيستم ERP بهبود و تسريع فرايندهاي داخلي کسب وکار سازمان است که براي رسيدن به اين منظور عموماً به مهندسي مجددفرايندهاي سازمان نياز است.


اجزاي يک سيستم ERP نرم افزارERP - هسته اصلي هر سيستم ERP بخش نرم افزار آن است. نرم افزار ERP در عملبر مبناي زير برنامه هاي کاربردي قرار دارد. هر يک از زير برنامه هايکاربردي فعاليتهاي عملياتي بخشي از سازمان را به شکل مکانيزه شبيه سازي ميکند. زير برنامه هاي معمول نرم افزارهاي ERP مديريت توليد، خريد مواداوليه، کنترل موجودي انبار،، ارسال مواد به واحدهاي توليدي و ردگيريسفارشات را پوشش مي دهد.


فرايندهاي کسب و کار کارآمد -فرايندهاي کسب و کار سازمان به سه سطح کلي تقسيم بندي مي شوند - فرايندهاياستراتژيک، کنترلهاي مديريتي و کنترلهاي عملياتي. ERP ها به تدريج به راهحلهاي جامعي براي کارآمد کردن فرايندهاي سازمان در هر سه سطح مذکور ارتقايافته اند. بخش عمده اي از موفقيت سيستمهاي ERP به يکپارچه کردن فعاليتهادر کل سازمان باز مي گردد.


کاربران - کاربران سيستمهاي ERP مي توانند کليه کاربران سازمان در هر سطحي از هرم سازماني را شامل شوند.


معمولترينسيستم عامل براي کاربري نرم افزارهاي ERP سيستم عامل UNIX مي باشد. علاوهبر اين Windows NT و Linux ديگر سيستمهاي عامل مورد استفاده براي نرمافزارهاي ERP اند اما اکثر سيستمهاي ERP بزرگ بر مبناي سيستم عامل UNIXقرار دارند. UNIX سيستم عاملي است که در اصل براي استفاده همزمان جندينکاربر طراحي شده و پروتکل ارتباطي TCP/IP را در خود دارد. از ديد فنيدلايل زيادي براي توجيه قرارگيري ERP بر روي سيستم عامل UNIX وجود دارد.


محدودهسيستم ERP - محدوده سيستم ERP از محدوده سازماني که ERP در آن پياده سازيمي شود کوچکتر است. بر عکس ERP ، مرز سيستمهاي زنجيره اي تأمين و تجارتالکترونيک از محدوده سازمان فراتر رفته و تا تأمين کنندگان ، شرکا ومشتريان سازمان گسترش مي يابد. با اين حال، عملاً پياده سازي بسياري ا زسيستمهاي ERP مستلزم يکپارچه سازي با سيستمهاي اطلاعاتي خارج از محدودهسازمان است.


تاريخچه ERP سيستمهاي ERP در اصل تحول يافتهسيستمهاي برنامه ريزي نيازمندي توليد يا ( MRPII ) هستند. از منظر کسب وکار سازمان ERP حاصل تلفيق فرايندهاي توليد با فرايندهايي است که کليهابعاد سازمان را در بر دارند. از منظر تکنولوژيک نيز مي توان سيستمهاي ERPرا تحول يافته سيستمهاي قديمي به معماري سه لايه client-server دانست.


مديريت و کنترل موجودي انبار مديريت و کنترل موجودي انبار ترکيبي است ازسيستمها و فرايندهايي که موجودي هر کالا درا نبار را در سطح مناسب و معينينگه مي دارند. فعاليتهاي مديريت انبار شامل تشخيص نيازمنديهاي انبار، هدفگذاري، گزينه ها و راهکارهاي کسري قطعات، ردگيري مصرف هر يک از قطعات،موازنه انبار و گزارش وضعيت موجودي انبار است.


برنامه ريزينيازمندي مواد اوليه ( MRP ) برنامه ريزي نيازمندي توليد يا MRP الگوريتمو زمانبندي مشخصي است که به براي فرايندهاي توليدي با چندين سطح از توليدطراحي شده است. MRP با استفاده اطلاعات ورودي، نيازمنديهاي توليد محصولاتنهايي مختلف، ساختار سيستم توليد، سطح موجودي فعلي انبار از هر يک ازکالاهاي تمام شده و ميزان lot معين براي هر بار توليد، برنامه اي زمانبنديشده براي عمليات توليد و خريد مواد اوليه ارائه مي دهد.


فرآيندهاييکه ERP از آن پشتيباني مي کند فرايندهاي مديريتي سازمان را به سه سطح کليتقسيم بندي کرده است - فرايندهاي استراتژيک، کنترلهاي مديريتي و کنترلهايعملياتي. ERP ها به تدريج به راه حلهاي جامعي براي کارآمد کردن فرايندهايسازمان در هر سه سطح مذکور ارتقا يافته اند. بخش عمده اي از موفقيتسيستمهاي ERP به يکپارچه کردن فعاليتها در کل سازمان باز مي گردد. موفقيتERP ها در سطوح برنامه ريزي استراتژيک و کنترلهاي مديريتي به تعهد وهمکاري مدت مديريت ارشد سازمان وابسته است.


کمک به کاهش هزينه هاي عملياتي نرم افزارهاي ERP به منظور يکپارچه سازي فرايندهاي کسب وکار در کل سازمان و زيربخشهاي آن و از طريق سيستمي اطلاعاتي که کليهسازمان را در بر دارد، طراحي شده اند. مهمترين مزيت ERP ها بهبود هماهنگيبين بخشهاي سازمان و افزايش کارايي فرايندها است. نخستين مزيتي که از ERPدر کوتاه مدت و پس از پياده سازي مي توان انتظارد اشت، کاهش هزينه هايعملياتي نظير کاهش هزينه هاي کنترل موجودي انبار، کاهش هزينه توليد، کاهشهزينه هاي بازاريابي و پشتيباني است.


تسهيل کارهاي روزمرهمديريت مزيت ديگري که از پياده سازي ERP در سازمان مي توان انتظار داشت،تسهيل انجام روندهاي روزمره مديريتي است. پياده سازي ERP با ايجادbackbone قوي از انباره داده ها، دسترسي بهتر و سريعتر به داده ها را برايمديريت امکانپذير ساخته و به اين ترتيب مدير مي تواند براي تصميم گيري بهسرعت به اطلاعات مورد نياز خود دسترسي داشته باشد.


پشتيبانياز برنامه ريزي استراتژيک برنامه ريزي استراتژيک مجموعه اي است ازفرايندهاي مشخصي که براي ارزيابي و تشخيص نيازهاي و منابع سازمان، تعيينمشتريان بالقوه، تنظيم اهداف و آرمانها، برنامه ريزي و طراحي استراتژيهايهماهنگ بين بخشهاي مخالف با تضمين عملي بودن و موفقيت، اجر مي شود. اينفرايند همچنين ارتباط منطقي بين استراتژيهاي اتخاذ شده با نيازها،دارائيها و نتايج به دست آمده را تعريف کرده و فرايند و نتايج آنرا اندازهگيري و ارزيابي مي کند. بخشي از نرم افزاره اي ERP موجود، عملاً برايپشتيباني از بخش برنامه ريزي منابع فرايند برنامه ريزي استراتژيک طراحيشده اند، اما در عمل اين قابليت به نوعي ضعيفترين ويژگي ERP هاست ودليل آنهم پيچيدگي و عدم اطمينان بالاي برنامه ريزي استراتژيک ونبود يکپارچگيکافي با سيستمهاي پشتيباني تصميم ( DSS ) است.


مزاياي ERP مزاياي سيستمهاي برنامه ريزي تخصيص منابع سازمان ( ERP ) را مي توان به شکل زير خلاصه کرد:


کاهشهزينه هاي انبار (نگهداري، حمل و نقل . ..) کاهش هزينه سفارشها کاهش هزينهتوليد کاهش هزينه عمليات حسابداري و ثبت وقايع مالي کاهش هزينه حمل و نقلکاهش حجم مورد نياز سرمايه گذاري در تجهيزات و ماشين آلات کاهش حجم موردنياز سرمايه گذاري در کارخانه کاهش حجم مورد نياز سرمايه گذاري براي خريدزمين کاهش هزينه ناشي از توقف خط توليد فرايند توليد منعطف و قابل تغييرکاهش هزينه خطاهاي ناشي از هماهنگي ضعيف بين واحدها مختلف سازمان کاهشهزينه ها نهايتاً به افزايش فروش و سهم بازار بيشتر متهي مي گردد کاهشزمان تکميل و نهايي کردن محصول افزايش شفافيت و ردگيري فرايند توليد برايمشتري افزايش قابليت متناسب سازي براي مشتري و نهايتاً تطبيق بيشتر بانيازهاي وي افزايش رضايتمندي مشتري در تمام فرايندهايي که وي با آنهادرگير است، از لحظه سفارش تا دريافت و حمل ونقل محصول


نرمافزار توليد ERP طيف وسيعي از فعاليتهايي است که براي بهبود عملکردفرايندهاي داخلي سازمان به کار مي رود. ERP از طرف نرم افزارهاي با چندزيرسيستم که فعاليتها را در تمام بخشهاي سازمان يکپارچه مي کنند، پشتيبانيمي شود. اين زيرسيستمها شامل برنامه ريزي توليد، خريد قطعات، کنترل موجوديانبار، توزيع قطعات و مواد اوليه و يا ردگيري سفارشها مي گردد.


ويژگيهاينرم افزارهاي توليد ERP سيستمهاي ERP در اصل تحول يافته سيستمهاي برنامهريزي نيازمندي توليد يا ( MRP) II هستند. در حال حاضر طراحي و پياده سازينرم افزارهاي توليد ERP در مرحله جلوتري نسبت به ساير نرم افزارهاي ERPقرار دارد. نرم افزارهاي توليد ERP داري فرايندهاي کاري داخلي هستند که بهشکل خاص براي بنگاههاب توليدي و به منظور مديريت کل چرخه از سفارش تامحصول نهايي هستند. اين چرخه شامل مراحل مختلفي از جمله تأمين مواد اوليه،برنامه ريزي توليد، توليد، بازاريابي، فروش و ثشخيص و ثبت نهايي عملياتفروش. برخي از تأمين کنندگان ERP فرايندهاي توليد را به شکل الکترونيکي وreal-time به مشتري ارائه مي دهند. سازمان مي تواند با کارآمد کردنفرايندها و بهينه سازي چرخه سفاش محصول و فرايندهاي توليد، استفاده ازمنابع را به حداکثر رسانده و هزينه را کمينه کند.