انواع كنترل و نظارت در مديريت اسلامي

ابوطالب خدمتي

كنترلو نظارت به عنوان يكي از وظايف اصلي مدير، از اركان اصلي و عناصر حياتيمديريت سالم و كارآمد است. مديران با انجام وظيفه برنامه ريزي، اهدافسازمان و راههاي دستيابي به آنها را مشخص مي كنند. آگاهي از اجراي دقيقبرنامه ها و اطمينان به حركت سازمان در راستاي دستيابي به هدفهاي اصليسازمان تنها در صورتي امكانپذير خواهد بود كه نظامي دقيق و جامع براينظارت و كنترل وجود داشته باشد. هر سازماني داراي منابع و امكاناتي است كهبراي رسيدن به اهداف سازمان بايد از آنها به صورت مطلوب و بهينه بهرهبرداري كند و اين امر جز در سايه وجود نظارت و كنترل امكانپذير نيست.

درمنابع و آموزه هاي ديني، دستورات صريح و روشني در مورد نظارت وجود دارد ومديران مسلمان به داشتن يك نظام كامل، جدي و عادلانه براي كنترل بر سازمانسفارش شده اند. نظام كنترلي كه مي توان از منابع ديني استخراج كرد، نظاميجامع، كامل، عادلانه و منحصر به فرد است. در اين نظام، خداوند متعال وفرشتگان الهي، ناظر بر اعمال، رفتار و نيات انسانها معرفي مي گردند و بهانسان گوشزد مي شود كه همواره در محضر خداست و خدا و فرشتگان در همه حالناظر بر اعمال و رفتار او هستند و بنابراين بايد مواظب اعمال و رفتار خودباشد. بر همين اساس، بحث نظارت انسان بر عملكرد خويشتن يا به عبارت ديگر،مسئله «خود كنترلي» مطرح مي شود. به انسان مسلمان توصيه مي شود كه هموارهبر اعمال و رفتار خود نظارت داشته باشد و قبل از اينكه عملكردش موردارزيابي و سنجش ديگران قرار گيرد، خود عملكرد و رفتارش را مورد ارزيابي وحسابرسي قرار دهد.

علاوه بر اين دو نوع نظارت، مسئله نظارت عمومي وهمگاني مطرح است و به همه مسلمانان دستور داده شده است كه در مقابل ديگراناحساس مسئوليت كنند و در صورت مشاهده عملكرد نادرست يا انحراف از اهداف وتخلف از وظايف، تذكر دهند و امر به معروف و نهي از منكر نمايند. همچنينمسئله نظارت مدير بر عملكرد كاركنان و اجراي برنامه ها در سازمان به دوصورت نظارت آشكار و پنهاني مطرح شده است. بنابراين، نظام جامع و كاملنظارتي كه مي توان با استفاده از منابع و آموزه هاي ديني استخراج كرد،داراي بخشها و انواع ذيل است:

1 ـ نظارت خداوند متعال (نظارت الهي)؛

2 ـ نظارت فرد بر اعمال خود (خود كنترلي)؛

3 ـ نظارت عمومي (نظارت همگاني)؛

4 ـ نظارت سازماني:


الف: نظارت آشكار و رسمي به صورت مستقيم يا غيرمستقيم.

ب: نظارت مخفي و پنهاني.

قبلاز توضيح هر يك از اين موارد، تذكر نكته اي ضروري است و آن اينكه جامعيت وگستردگي نظام مطرح شده از جانب اسلام براي كنترل و نظارت، به معناي توصيهو سفارش به افراط و زياده روي در آن و سختگيري بيش از حد نيست، بلكه بهمعناي دقت فراوان و تلاش براي درست انجام شدن آن است، زيرا همانگونه كه بابي توجهي به امر كنترل، سازمان قادر به تأمين اهداف و اجراي برنامه هايخود نخواهد بود و در مقابل فرصتها و تهديدها، نخواهد توانست عكس العملمناسب نشان دهد، با زياده روي و افراط در آن نيز، روحيه استقلال طلبي وآزادي خواهي افراد ضربه خواهد خورد و كاركنان سازمان در مقابل كنترل ونظارت، مقاومت خواهند كرد.

نوع اول: نظارت الهي

يكي ازسنتهاي ثابت الهي، نظارت كامل، دقيق و مداوم بر اعمال و رفتار و نياتانسانها و بازرسي و ارزيابي آنهاست. خداوند متعال در اين دنيا، دقيقا برتمام اعمال، گفتار و نيات انسانها نظارت دارد و بر مبناي همين نظارت دقيقو كامل است كه در روز قيامت، همه كارهاي انسان را مورد ارزيابي و سنجشقرار مي دهد و پاداش و كيفر مناسب را براي هر يك از آنها تعيين مي كند.

خداوندسبحان در قرآن كريم بارها و در آيات متعدد، مسئله نظارت بر اعمال بندگانشرا مطرح مي كند و خود را شاهد و ناظر بر كارهاي بندگان معرفي مي نمايد.مثلاً در سوره مباركه توبه، خطاب به پيامبر گرامي اسلام(ص) مي فرمايد:

وقُل اعمَلُوا فسَيَري اللّهُ عملكُم و رسولُهُ و المؤمنونَ و سَترَدُّونالي عالِم الغيبِ والشَّهادةِ فيُنَبِّئُكم بما كنتمْ تعمَلونَ.(1)

و(اي پيامبر) بگو [هر كاري مي خواهيد] بكنيد كه به زودي خدا و پيامبرش ومؤمنان در كردار شما خواهند نگريست و به زودي به سوي كسي بازمي گرديد كهپنهان و آشكار را مي داند و شما را از آنچه انجام مي داديد، آگاه خواهدكرد.

همچنان كه از اين آيه شريفه استفاده مي شود و در آيات ديگرقرآن كريم و نيز روايات معصومين(ع) بيان شده است، خداوند متعال علاوه براينكه تمام كارهاي انسان را مي بيند و آنها را به دقت زير نظر دارد، افكارو نيات انسانها نيز تحت نظارت كامل و دقيق او است. يكي ديگر از آياتي كهنشانگر اين حقيقت است، آيه اي است در سوره مباركه يونس كه خداوند سبحان ميفرمايد:

و ما تكونُ في شَأنٍ و ماتتْلُوا مِنهُ مِن قُرآنٍ ولاتعملونَ مِن عملٍ الاّ كُنّا عليكُم شُهودا اِذْ تُفيضُون فيه...(2)

درهر حال كه باشي و هر آيه اي از قرآن كه بخواني و هر كاري كه انجام دهيد،ما در لحظه اي كه بدان مبادرت مي ورزيد، شاهد و ناظر بر شما هستيم.

اينآيه شريفه نيز بيانگر اين حقيقت است كه همه كارها و حركات انسان تحت نظرخدا بوده و خداوند متعال همواره و در همه حال ناظر و شاهد بر اعمال، رفتارو نيات انسان است. واقعيت اين است كه اگر انسان اين حقيقت را هميشه نصبالعين خود قرار دهد و خداي سبحان را همواره شاهد و ناظر بر كارها، رفتارهاو نيتهاي خود بداند، از هرگونه لغزش و خطا و خيانت مصون خواهد ماند. لذاستكه حضرت امام خميني(ره) اين حقيقت را متذكر شده و فرمودند: «عالم محضرخداست، در محضر خدا معصيت نكنيد». البته در قرآن كريم، علاوه بر خداوندمتعال، پيامبران و امامان،(3) فرشتگان،(4) اعضاي بدن انسان(5) و زمين(6)نيز به عنوان ناظر و شاهد اعمال انسانها معرفي شده اند.

نوع دوم: خود كنترلي

يكيديگر از انواع نظارت و كنترلي كه از منابع ديني مي توان استخراج كرد،نظارت دروني يا به اصطلاح، «خود كنترلي» است. در اين نوع از كنترل و نظارتكه بر جنبه دروني كنترل تأكيد دارد، افراد و كاركنان سازمان بر عملكرد خودنظارت مي كنند و آن را كنترل مي نمايند. خودكنترلي زماني تحقق مي يابد كهافراد در درون خود داراي نيرويي ناظر بر كارهاي خود باشند و مراقبت كنندكه كارها و وظايف خود را به درستي و صادقانه و عاري از هرگونه عيب و نقصانجام دهند. شايد بتوان گفت كه در مقايسه با نظارت بيروني، خود كنترليبهترين و كارآمدترين مكانيزم براي كنترل عملكرد افراد است و اگر اينمكانيزم در سازمان ايجاد و تقويت گردد، كاركردي به مراتب بهتر و مؤثرتر ازنظارت و كنترلهاي بيروني خواهد داشت؛ زيرا نظارت و كنترلي كه از بيرون برافراد و عملكرد آنها اعمال مي شود در صورتي جامع و دقيق خواهد بود كه اينافراد از درون نيز بر خود نظارت كنند و در غير اين صورت، مواردي كه از ديدناظران مخفي مانده و در حيطه نظارت بيروني از آن غفلت شده باشد، هيچ گاهمورد نظارت و ارزيابي قرار نمي گيرد و انحرافات احتمالي آن اصلاح نخواهدشد.

در منابع ديني و آموزه هاي اسلامي، تأكيد فراواني بر مسئلهنظارت انسان بر اعمال و رفتار خويش و به عبارت ديگر، «خود كنترلي» شدهاست. امير مؤمنان حضرت امام علي(ع) در تبيين اين اصل مهم ديني مي فرمايد:

اِجعلْ مِن نفْسِك علي نفْسِكَ رَقيبا!؛(7) از خودت مراقبي بر خويشتن قرار بده!

تأكيدحضرت علي(ع) در اين بيان نوراني بر اين نكته است كه اعمال و رفتار انسانبايد همواره تحت نظارت خودش باشد و خود، عملكردش را كنترل نمايد. همچنينحضرت امام سجاد(ع) نظارت دروني و خود كنترلي را عامل اصلي حركت انسان درمسير صحيح هدايت و تكامل دانسته و مي فرمايد:

اِبْنَ آدمَ اِنَّك لاتَزالُ بِخيرٍ ما كانَ لَكَ واعظٌ مِن نفْسِكَ و ما كانتِ المُحاسبَةُ مِن هَمِّكَ.(8)

ايفرزند آدم! تو همواره در مسير خير قرار خواهي داشت مادام كه موعظه كنندهاي از درون داشته باشي و حسابرسي از خويشتن از كارهاي اصلي تو باشد.

درعصر حاضر جوامع مختلف مي كوشند تا از طرق گوناگون، خود كنترلي را درسازمانهاي خود تحقق بخشند. برخي از اين جوامع بر بيدار كردن وجدان فردياهتمام مي ورزند و برخي ديگر مي كوشند تا از طريق تقويت احساس مليت خواهي،افراد را خود كنترل سازند، اما تمامي اين روشها به علت نارساييها ومحدوديتها، تاكنون موفقيت تامي نداشته اند.(9)

بنابراين، بايد عاملاصلي ايجاد خود كنترلي را پيدا كنيم و آن را در سازمان ايجاد يا تقويتنماييم، ولي قبل از پرداختن به اين بحث، لازم است علل ناكامي وجدانِ كاريو احساس ميهن دوستي را در ايجاد خود كنترلي به صورت فشرده توضيح دهيم.

وجدانكاري به دليل تعاريف و برداشتهاي گوناگوني كه از آن مي شود، نمي تواندپايه محكم و استواري براي خود كنترلي باشد. اين به معناي ناديده گرفتناهميت وجدان كاري و تأثيرات شگرف آن در سازمان نيست، زيرا اگر كاركنانسازمان داراي وجدان كاري باشند، نهايت تلاش خود را در عرصه كار و فعاليتبه كار مي گيرند و از خيانت و كم كاري و هدر دادن منابع و امكانات پرهيزمي كنند، ولي نبايد از اين نكته غفلت نمود كه وجدان همه انسانها به يكصورت نيست و ممكن است وجدان افراد در بعضي از موارد، متفاوت يا حتي متعارضباشد. از اين رو صِرف وجود وجدان براي ايجاد خود كنترلي كافي نيست،همانگونه كه طرد آن نيز به كلي منطقي نيست. اما نقش احساس ميهن دوستي بهمراتب ضعيفتر از وجدان كاري است و اين احساس، نقش چندان تعيين كننده اي درايجاد خود كنترلي در افراد ندارد.

بنابراين، بايد عامل و انگيزهقويتري براي ايجاد خود كنترلي وجود داشته باشد و آن چيزي جز ايمان واعتقادات ديني نيست. به طور كلي ارزشهاي حاكم بر انسان به ويژه اعتقادات وباورهاي ديني، نقش تعيين كننده اي در اعمال و رفتار او دارند. يكي ازصاحبنظران و نويسندگان معروف مديريت اين مطلب را اين گونه بيان مي كند كه:«معمولاً ارزشها بر نگرشها و رفتار اثر مي گذارند».(10) يعني ارزشهاي هرفرد تشكيل دهنده نگرشهاي او و پايه و اساس اعمال او هستند.

يكي ازارزشهايي كه نقش مؤثري در خود كنترلي افراد دارد، اعتقاد به قيامت است.اعتقاد به معاد و باور به اينكه همه اعمال ريز و درشت انسان روزي موردحسابرسي دقيق و عادلانه اي قرار خواهد گرفت، پشتوانه نيرومندي برايواداشتن انسان به نظارت بر عملكرد خويشتن است. كسي كه به معاد و رستاخيزعظيم ايمان دارد و معتقد است كه تمام اعمال او در روز قيامت مورد محاسبهقرار خواهد گرفت، در اين دنيا اعمال و رفتار خود را با دقت بيشتري انجاممي دهد و از كم كاري ها و خيانتها و سهل انگاريها در كار، پرهيز خواهدكرد. چنين شخصي چون همواره خود را در محضر خداي متعال مي يابد و خدا وفرشتگان را ناظر بر اعمال خويش مي داند، تلاش خواهد كرد كارهاي خود را بهبهترين وجه ممكن انجام دهد تا به معصيت الهي آلوده نشود و مشمول مجازات وعذاب نگردد. پيامبر گرامي اسلام(ص) در اين مورد مي فرمايد: حاسِبواانفُسَكم قبلَ اَن تُحاسبُوا و زِنُوها قبل اَن توزَنوا و تَجَهَّزواللعَرضِ الاكبَر.(11)

قبل از اينكه شما را مورد محاسبه قرار دهندخودتان را محاسبه كنيد و قبل از اينكه شما را ارزيابي كنند، خودتان رابسنجيد و براي رستاخيز عظيم آماده شويد.

اگر اين اعتقاد در جامعه،به ويژه در سازمانها، ايجاد و تقويت شود و همگان بدان پايبند باشند، نيازبه نظارت بيروني و كنترلهايي كه هزينه هاي هنگفتي نيز براي سازمان دارد،كمتر مي شود و نتيجه به دست آمده نيز بسي بهتر و افزونتر خواهد شد، چرا كهاولاً همه سعي مي كنند كارهاي خود را به نحو احسن و بدون عيب و نقص انجامدهند و ثانيا چون افراد همواره عملكرد خود را كنترل مي كنند، در صورت وجودهر گونه عيب و نقصي در عملكردشان به سرعت درصدد رفع آن خواهند بود.

نوع سوم: نظارت همگاني

درسيستم نظارتي اسلام، مسئله كنترل بر سازمان و عملكرد كاركنان آن، تنها درچارچوب وظايف و اختيارات مديران و مسئولان سازمانها خلاصه نمي شود، بلكهكليه اعضاي سازمان موظفند بر اساس يك وظيفه شرعي بر عملكرد ديگر اعضايسازمان حتي عملكرد مديران و مسئولان آن نظارت داشته باشند. اين كنترل ونظارت همگاني از اهميت و جايگاه ويژه اي برخوردار است و در آموزه هاي دينيتأكيد فراواني بر آن شده است. خداوند متعال در قرآن كريم مي فرمايد:

كُنتم خَيرَ اُمَّةٍ اُخرجَتْ للنّاسِ تأمُرونَ بالمَعروفِ و تِنهَونَ عَن المُنكرِ و تُؤمِنونِ بِاللّهِ.(12)

شما بهترين امتي بوده ايد كه براي انسانها پديدار شده ايد، (چه اينكه) امر به معروف و نهي از منكر مي كنيد و به خدا ايمان داريد.

خداوندسبحان در اين آيه، امت اسلامي را به عنوان بهترين امت معرفي كرده و ويژگيبارز و مهم اين امت را امر به معروف و نهي از منكر يا همان نظارت همگانيذكر كرده است.

نظارت همگاني (امر به معروف و نهي از منكر) درسازمان نيز به عنوان يك جامعه كوچك، صادق و جاري است و در صورت وجود كنترلعمومي و نظارت همگاني در آن و احساس مسئوليت همه اعضاي سازمان نسبت بهعملكرد يكديگر، نقاط قوت و ضعف سازمان و كاركنان آن روشن مي شود و سازمانمي تواند براي جبران ضعفها و از بين بردن نارساييهاي خود برنامه ريزي كند.

نظارتعمومي در سازمان به دو شكل و در دو زمينه مي تواند مطرح باشد: نظارتهمگاني اعضا و كاركنان سازمان بر عملكرد يكديگر، و نظارت همگاني كاركنانبر عملكرد مسئولان و مديران.

1 ـ نظارت كاركنان سازمان بر عملكرديكديگر؛ در اين نوع از نظارت همگاني، همه اعضاي سازمان بر عملكرد يكديگرنظارت كرده و در صورت مشاهده هر گونه كوتاهي، كم كاري و انحراف از اهدافسازمان و برنامه هاي آن به يكديگر تذكر مي دهند. اين وظيفه آنگاه جامعهعمل خواهد پوشيد كه زمينه ها و شرايط لازم براي اجراي آن ايجاد شده باشد.يكي از شرايط اصلي تحقق اين امر در سازمان، آن است كه اعضا نسبت به سازمانو عملكرد يكديگر احساس مسئوليت كنند و براي تصحيح عملكرد يكديگر و بالابردن كارآيي و اثربخشي سازمان تلاش نمايند.

2 ـ نظارت كاركنان برعملكرد مديران و مسئولان سازمان؛ همانطور كه رابطه اعضاي سازمان با يكديگربر احساس مسئوليت در قبال يكديگر و نظارت بر عملكرد همديگر مبتني بود،رابطه اعضا با مديران و مسئولان نيز بايد بر اين پايه استوار باشد، يعنيهمه اعضاي سازمان بايد در برابر عملكرد مديران و مسئولان سازمان احساسمسئوليت كنند و خود را موظف بدانند كه بر عملكرد مديران سازمان نظارت كنندو در صورت مشاهده هر گونه خلاف يا انحراف از اهداف سازمان، به آنها تذكردهند. البته اين مسئله بايد همواره از روي خيرخواهي بوده و حالت انتقادسازنده داشته باشد، مسئله اي كه در آموزه هاي ديني از آن به «النصيحةلائمة المسلمين» تعبير شده است.

نوع چهارم: نظارت سازماني

در يك تقسيم بندي كلي، مي توان نظارت و كنترل سازماني را به دو نوع تقسيم كرد: نظارت آشكار و علني، نظارت مخفي و پنهاني.

1. نظارت علني و آشكار:

منظوراز نظارت علني و آشكار آن است كه عمليات نظارت و كنترل بر عملكرد كاركنانسازمان يا اجراي برنامه هاي آن به صورت آشكار صورت گيرد و افراد وكاركناني كه عملكرد يا برنامه در دست اجراي آنها كنترل مي شود، از انجامآن آگاه و مطلع باشند.

اين نوع نظارت را مي توان به دو روش مختلفانج ام داد: الف: نظارت به وسيله شخص مدير انجام شود كه مي توانيم آن راكنترل مستقيم و بدون واسطه بناميم. ب: نظارت به وسيله عوامل مختلف انجامشود و مدير خودش مستقيما وارد اين كار نشود، بلكه نتيجه كار آنها را بررسينمايد. اين روش را نيز مي توانيم كنترل غيرمستقيم بناميم.

الف:نظارت و كنترل مستقيم: نظارت مستقيم آن است كه مدير سازمان بدون واسطه وبه صورت مستقيم بر كار تمامي واحدها و عملكرد همه كاركنان سازمان نظارتكند و برنامه هاي در حال اجرا را كنترل نمايد و شخصا همه مراحل فرايندنظارت و كنترل را بپيمايد. سيره مديريتي پيامبر گرامي اسلام(ص) در موردنظارت و كنترل اين گونه بود كه در موارد متعددي شخصا وظيفه كنترل را برعهده مي گرفت و بر عملكرد افراد نظارت مي كرد كه به دو مورد از آنها اشارهمي كنيم:

در روايتي، نقل شده است كه پيامبر اكرم(ص) در بازار مدينهاز جنسي كه فروشنده اي مي فروخت خوشش آمد و قيمت آن را پرسيد. خداوند ازطريق وحي به پيامبر دستور داد كه دست در داخل ظرف آن كالا فرو برد. حضرتآن دستور را اجرا كرد و مشاهده فرمود كه در قسمت زيرين ظرف، جنس نامرغوبيجاسازي شده است، حضرت به فروشنده فرمود: مي بينم كه خيانت به مسلمانان وگول زدن آنان را يكجا جمع كرده اي!(13)

در روايت ديگري، نظير حادثهقبلي رخ داد و پيامبر اكرم به فروشنده دستور داد كه جنس خوب و بد را از همجدا كند و بعد فرمود: در دين ما غش و گول زدن جايز نيست.(14)

نگاهياجمالي به سيره مديريتي اميرمؤمنان حضرت علي(ع) نيز بيانگر اين نكته استكه آن حضرت اهتمام خاصي به اين شيوه نظارت و كنترل داشتند و همواره سعي ميكردند تا جايي كه امكان دارد، خود شخصا بر عملكرد زيردستان نظارت داشتهباشند. يكي از نمونه هاي بارز كنترل و نظارت مستقيم امام علي(ع) را ميتوان نظارت و كنترل هر روزه و هميشگي ايشان بر بازار كوفه و فروشندگان وتجار آن برشمرد. حضرت امام باقر(ع) در تبيين سيره و روش نظارتي ايشان ميفرمايد:

اميرمؤمنان علي بن ابيطالب(ع) عادت داشت كه هر روز صبح بهيكايك بازارهاي كوفه سرمي زد در حالي كه تازيانه اي دوشاخه به نام سيبه بههمراه داشت. در هر بازاري مي ايستاد و با صداي بلند مي فرمود: اي تاجرانپيش از داد و ستد از خداوند خير و نيكي بطلبيد و با آسان گيري در معاملهاز خداوند بركت جوييد و به خريداران نزديك شويد (گران نفروشيد تا از شمابگريزند) و خود را به زينت علم و بردباري آرايش دهيد و از دروغ گفتن و قسمخوردن بپرهيزيد و از ظلم و ستم كناره گيريد و با مظلومان به انصاف رفتارنماييد و به رباخواري نزديك نشويد.(15)

نظارت مستقيم و بدون واسطهمدير، به ويژه مديران عالي سازمان، بر واحدهاي مختلف آثار مثبت و فوايد ومزاياي فراواني به دنبال دارد، به ويژه آنگاه كه بازديد مدير از بخشها وقسمتهاي مختلف سازمان و نظارت و كنترل وي بر عملكرد كاركنان، به صورتغيرمنتظره و بدون اطلاع قبلي صورت بگيرد. اين كار باعث مي شود كه كاركنانبا توجه و دقت بيشتري به كار و فعاليت بپردازند و از كم كاري و كاستن ازكيفيت كارها بپرهيزند، چرا كه اگر نظارت و بازديد مدير به ويژه بازديدهايغيرمنتظره او به صورت يك سنت درآمده باشد، كاركنان سازمان همواره ايناحتمال را خواهند داد كه مديرشان بدون اطلاع قبلي از واحد و قسمت آنهابازديد كند و بر عملكرد كاركنان آن بخش نظارت نمايد و درنتيجه، آنان باجديت بيشتر كار خواهند كرد و بهره وري سازمان تا حد زيادي افزايش خواهديافت. از طرف ديگر بازديد مديران و مسئولان از بخشهاي مختلف سازمان كهكاركنان احساس كنند مديران و مسئولان به آنها توجه دارند و همين امر،دلگرمي آنان به سازمان و رضايت شغلي شان را افزايش خواهد داد.

البتهعلي رغم اهميت و فوايد فراواني كه بازديد شخص مدير از سازمان و نظارت وكنترل مستقيم وي بر عملكرد كاركنان و اجراي برنامه ها در سازمان دارد،بايد توجه داشت كه به خاطر گستردگي و وسعت سازمانها و تنوع كارها و مشاغلدر آنها، مديران و مسئولان سازمانها هرگز قادر به انجام اين شيوه از نظارتبه صورت كامل و جامع نخواهند بود و چه بسا اگر مدير بخواهد همواره و درهمه بخشهاي سازمان با استفاده از اين روش حتي در جزئي ترين مسائل تشكيلاتيشخصا نظارت كند، از كارهاي اصلي و اساسي خود غافل خواهد ماند. بنابراينمديران در مسئله نظارت و كنترل نيز همانند ديگر مسائل و كارهاي مديريتي،بايد از اصل «رعايت اهم و مهم» پيروي كنند، چرا كه وقت و فرصتي كه مدير دراختيار دارد، محدود است و در صورتي كه بخواهد بر تمام بخشهاي سازمان وعملكرد همه كاركنان آن به تنهايي نظارت داشته باشد، فرصتي براي رسيدگي بهكارهاي ديگر كه چه بسا برخي از آنها مهمتر هستند، پيدا نخواهد كرد.

اميرالمؤمنين(ع)مي فرمايد: كسي كه به كار غيرمهم مشغول شود، كار مهمتر را ضايع خواهدكرد.(16) همچنين ايشان مي فرمايند: انديشه تو براي همه كارها گنجايشندارد، پس آن را براي مسائل مهم و اساسي، فارغ نگه دار!(17)

پسمدير نمي تواند تمام وقت خود را صرف بازديد و نظارت مستقيم نمايد بلكهتنها مي تواند قسمتي از وقت خود را به اين كار اختصاص دهد همانطور كه اميرمؤمنان حضرت علي(ع) اين گونه عمل مي كرد و براي اينكه مدير بتواند وظيفهنظارتي خود را كه يكي از وظايف مهم و حياتي اوست، به صورت مطلوب و جامعانجام دهد، بايد از عوامل مختلفي كه به منزله چشمهاي او هستند، استفادهكند. به اين دليل است كه مسئله نظارت و كنترل غيرمستقيم ضرورت مي يابد.

ب)نظارت و كنترل غيرمستقيم: نظارت و كنترل غيرمستقيم آن است كه مدير سازمان،وظيفه كنترل و نظارت را از طريق عوامل و ابزارهاي مختلف انجام مي دهد. دراين روش براي اجراي عمليات نظارت، مدير سازمان افرادي را انتخاب مي كند ياواحد مخصوصي را مأمور مي كند تا بر بخشهاي مختلف سازمان و برنامه هاي درحال اجرا و نيز بر عملكرد كاركنان قسمتهاي مختلف نظارت و كنترل داشتهباشند و نتيجه كنترل و نظارت خود را در اختيار مدير قرار دهند. اين شيوهنظارت براي سازمانهاي امروزي كارآمدتر و اثربخش تر است.

سيره و روشمديريتي امير مؤمنان علي(ع) اين گونه بود كه علاوه بر اينكه در برخي ازموارد شخصا وظيفه نظارت و كنترل را بر عهده مي گرفتند، در مواردي نيز اينكار را به افراد ديگري كه به آنها اعتماد و اطمينان داشتند، واگذار ميكردند. يكي از نمونه هاي اين كار، مأمور كردن مالك بن كعب براي اين كارمهم است. آن حضرت به مالك بن كعب كه يكي از فرمانداران ايشان در منطقه«عين التمر» بود، نامه اي نوشت و به او دستور داد تا به عراق برود و برعملكرد كارگزاران امام(ع) در آن منطقه نظارت كند و نتيجه كار خود را بهاطلاع ايشان برساند. قسمتي از نامه ايشان به وي چنين است:

بر حوزهخدمت خود كسي را جانشين قرار بده و خود به همراه گروهي از يارانت تمامسرزمين عراق را منطقه به منطقه بگرديد و از چگونگي رفتار و اعمالكارگزاران و مسئولان آنها جويا شويد و بر سيره و روش آنان نظارت داشتهباشيد!...(18)

2. كنترل و نظارت مخفي و پنهاني

آنچه وجودنظارت مخفي و سرّي را در سازمان ضروري مي كند و اهميت آن را نمايان ميسازد، آن است كه اگر نظارت بر عملكرد كاركنان همواره به صورت آشكار و علنيانجام شود، از دقت و صحت لازم برخوردار نخواهد بود زيرا هنگامي كه كنترلبه صورت علني و رسمي انجام مي شود، كساني كه قرار است عملكرد آنها موردبررسي قرار گيرد، ممكن است تظاهر كنند و با ظاهرسازي بخواهند ناظر و بازرسرا فريب دهند. كم نيستند افرادي كه كار مفيدي براي سازمان انجام نمي دهندو عملكرد مطلوبي ندارند، ولي همواره سعي مي كنند با ظاهرسازي و تظاهر، خودرا فردي با عملكرد خوب نشان دهند و وانمود كنند كه كارهاي مفيد زيادي برايسازمان انجام داده اند. حضرت علي(ع) خطر اين گونه افراد را به مالك اشترگوشزد مي كند:

فانَّ الرِّجال يتعَرَّضونَ لِفراساتِ الوُلاةِبِتَصَنُّعِهم و حُسنِ خدْمتِهِم و ليسَ وَراءَ ذلكَ مِن النّصيحَةِوالامانَةِ شي ء؛(19) همانا افراد زرنگ راه جلب نظر و خوش بيني زمامدارانرا با ظاهرسازي و خوش خدمتي، خوب مي دانند، در حالي كه در وراي اين ظاهرجالب و فريبنده، هيچ گونه خيرخواهي و امانتداري وجود ندارد.

نگاهيبه سيره مديريتي پيامبر گرامي اسلام(ص) بيانگر اين مطلب است كه آن حضرتبراي كنترل و نظارت بر عملكرد و نحوه رفتار كارگزاران خويش، از روش نظارتمخفي نيز استفاده مي نموده اند و به كار بستن اين روش از جانب آن حضرت،منحصر به يك يا چند مورد نمي شده است، بلكه در موارد متعدد از اين شيوه بهمنظور كنترل كارگزاران خويش و نظارت بر عملكرد آنان استفاده مي كردند.حضرت امام رضا(ع)، نظارت و كنترل مخفي و سرّي را به عنوان سيره مديريتيپيامبر گرامي اسلام(ص) ذكر كرده و مي فرمايد:

كانَ رسولُ اللهِ اذا وَجَّه جَيْشَا فأَمَّهُم اميرا، بعَثَ معهُ مِن ثِقاتِه مَنْ يتجَسَّسُ لَه خَبَرَهُ.(20)

سيرهو روش رسول خدا(ص) اين گونه بود كه هر گاه سپاهي را به مأموريت مي فرستادو فرماندهي براي آن تعيين مي كرد، برخي از افراد موثق و مورد اعتماد خودرا با وي روانه مي كرد تا رفتار و عملكرد او را زيرنظر بگيرند و براي رسولخدا(ص) گزارش كنند.

اميرمؤمنان حضرت علي(ع) نيز در زمان حكومت ومديريت خويش بر جامعه اسلامي همواره رفتار و عملكرد كارگزاران و عمّال خودرا در نقاط مختلف كشور پهناور اسلامي آن زمان، به صورت پنهاني و مخفيانهزير نظر داشته و براي انجام اين كار به نقاط مختلف تحت حكومت و مديريت خودمأموراني را به صورت ناشناس و مخفيانه مي فرستاد تا بر اعمال و رفتاركارگزاران آن حضرت به طور دقيق نظارت كنند و گزارش كارهايشان را به اطلاعامام(ع) برسانند. حضرت امام علي(ع) در نامه اي به يكي از كارگزاران خود ميفرمايد: فاِنَّ عِيني بالمغْرب كَتب اليَّ يُعلّمني...(21) همانا مأمورمخفي من در سرزمين شام، براي من نامه اي نوشته و به من خبر داده استكه.... اين نامه به وضوح، نمايانگر اين مطلب است كه امير مؤمنان در منطقهشام، به عده اي مأموريت داده بود كه به صورت مخفيانه اخبار و اطلاعاتمربوط به آنجا را خدمت آن حضرت گزارش كنند.

دقت در نامه هايي كهاميرالمؤمنين(ع) به كارگزاران و عمال خود در مناطق مختلف نوشته است،بيانگر اين حقيقت است كه امام(ع) همواره عده اي را به عنوان ناظر و مأمورمخفي و سري خود معين مي كرده است تا آنها بر عملكرد كارگزاران حضرت ومسئولان مختلف حكومتي، كنترل و نظارت كنند و نتيجه اين كار خود را بهايشان گزارش كنند. به عنوان مثال، ايشان در ابتداي نامه هاي خود به عدهزيادي از كارگزاران خود مي نويسند: بَلغني عَنْكَ...(22) يعني در مورد تواين گونه به من گزارش رسيده است، يا رُقي اليَّ عَنكَ...(23) يعني در موردشما به من خبر رسيده است، يا بلَّغني رسولي عنكَ... يعني فرستاده مندرباره تو چنين اطلاع داد و بالاخره در يكي ديگر از نامه ها مي نويسد:رَسوُلي اخْبَرَني بِعجبٍ... يعني فرستاده من قضيه شگفتي را برايم گزارشكرد.

امير مؤمنان حضرت علي(ع) علاوه بر اينكه خود بر عملكردكارگزاران خويش نظارت و كنترل داشت، به كارگزاران خود نيز دستور مي داد تابر عملكرد و نحوه رفتار زيردستان خودشان نظارت مخفيانه داشته باشند. مثلاًبه مالك اشتر اين گونه دستور مي دهد:

ثُمَّ تَفقَّدْ اعمالَهم و ابْعَثِ العيونَ مِن اهلِ الصِدْقِ و الوَفاءِ عليهِم.(24)

سپس با گماشتن مأموران مخفي راستگو و باوفا، كارهاي آنان را بررسي كن!

«عيون» كه جمع كلمه «عين» است بر ناظر پنهاني و مأمور اطلاعاتي اطلاق مي گردد.

نظارتو كنترل پنهاني و مخفي، آثار مثبت و فوايد متعددي دارد كه به دو مورد ازآنها، در بيان نوراني اميرالمؤمنين(ع) اشاره شده است. امام(ع) بعد از آنكهبه مالك سفارش مي كند كه همواره مأموران مخفي داشته باشد، در مورد آثار آنمي فرمايد:

فانَّ تَعاهُدَكَ في السِّرِ حَدْوَةٌ لهم علي اسْتِعْمالِ الامانةِ وَ الرِّفقِ بالرَّعيَّةِ.(25)

نظارت پنهاني و سرّي تو، موجب ترغيب و تشويق آنان (كاركنان) به امانت داري و مدارا با مردم مي شود.


10 . Robbins. S.P, Organizational Behavior, P.172

17. همان 13. كليني، محمد، الكافي، ج 5، ص161

16. آمدي، عبدالواحد، غررالحكم و دررالكلم 1. توبه/105

11. مجلسي، محمد باقر، بحارالانوار، ج70، ص73

14. هندي، متقي بن حسام الدين، كنز العمّال، ج4، ص90

12. آل عمران /110

15. مجلسي، محمدباقر، بحارالانوار، ج41، ص104

19. نهج البلاغه، نامه 53

18. قاضي يوسف، الخراج، ص118

24. همان، نامه 53.

22. همان، نامه 63، 40، 71 و 43

23. همان، نامه 71

20. حر عاملي، محمد، وسائل الشيعة، ج11، ص44

2. يونس / 61

25. همان.

21. نهج البلاغه، نامه 33

3. نساء/41.

4. ق/21

5. نور/24

6. زلزال /5ـ