آشنايي با نظام five s) 5S )





5 S خلاصه عباراتSeiri ( سازماندهي ), Seition ( نظم و ترتيب ), Shitsuke (انضباط), Seiso(پاكيزه سازي) و Seiketus (استانداردسازي) مي باشد. 5 S نظامي است كه درژاپن بصورت نهادينه مورد استفاده قرار گرفته و نتايج بسيار خوبي را برايواحدهاي صنعتي و خدماتي به ارمغان آورده است. نتايجي كه معمولاً بااستفاده از اين روش حاصل مي گردد را مي توان به اختصار به پيشگيري ازحوادث , كاهش وقفه كاري , كنترل عمليات توليد و افزايش بهره وري در محيطكار عنوان نمود. بطور كلي هدف نهايي 5 S پيشگيري از اتلاف است. عليرغماينكه سيستم 5 S به ظاهر خيلي ساده و قابل فهم است و انجام آن اصول نيزخيلي ساده به نظر مي آيد ولي عموماً سازمانها و واحدها براي پياده كردن آندر عمل با مشكلات فراوان روبرو هستند. دليل اين امر را بايد در ظاهر سادهآن جستجو كرد. در واقع تحقق 5 S از آن رو دشوار است كه مديران و پرسنلاجرايي از اهداف و ماموريتهاي آن بصورت صحيح اطلاع كاملي ندارند. بنابرايناجراي نظام 5 S و تدارك بستر مناسب براي انجام آن تا زماني كه اصول آن بهخوبي شناخته نشده كاري بسيار دشوار است. به همين خاطر به منظور آشناييمختصر مديران با اين روش هر يك از اين اصول به اختصار معرفي مي گردند.


1) سازماندهي ( Seiri )

سازماندهيدر عام ترين مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به كليه اجزاي يك سازمان جهتنيل به اهداف. از ديدگاه 5 S سازماندهي به معناي تشخيص ضرور از غير ضرور ,اتخاذ تصميمات قاطع و اعمال مديريت اولويتها براي رهايي از غير ضروريهاست.نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:


• دور ريختن اشيايي كه به آنها نياز نداريد ( جمع آوري و بايگاني مناسب روزنامه ها و صورتجلسات ... ).

• رفع عيوب و خرابيها ( تعمير ملزومات اداري , تجهيزات فني و خودروهاي مورد استفاده... ).

•مبارزه با علل آلودگيها ( استفاده از دستگاههاي تهويه مطبوع , ممنوع كردنكشيدن سيگار در محل كار , حمل و نقل مناسب غذا , استفاده بهداشتي از ذخيرهآب... ).

• بازبيني پوششها و محفظه ها به منظور پيشگيري از عللآلودگي ( بسته بندي مناسب قطعات در انبار , استفاده از درزگير در پنجره هاو درپوش براي فاضلابها... ).

• تميز كردن محل كار ( شستشوي مرتب با مواد ضدعفوني كننده , نظافت در انبار , جمع آوري روغنهاي مستعمل... ).

•جلوگيري از آلودگيهاي كف سالنها (شستشوي منظم سالن تعميرگاه , مشبك نمودنجايگاههايي كه آلوده كننده هستند مثل تعويض روغني و نقاشي... ).

• حذف آلودگيهاي گرد و غبار ( استفاده از تهويه مطلوب در انبار و سالن تعميرگاهها , استغاده از فيلترهاي صافي هوا... ).

• سازماندهي انبارها ( استفاده از سيستمهاي نوين انبارداري... ).



2) نظم و ترتيب ( Seito )

نظمو ترتيب به معني قرار دادن اشياء در مكانهاي مناسب و مرتب به نحوي كهبتوان از آنها به بهترين وجه استفاده كرد. نظم و ترتيب راهي است براييافتن و بكار بردن اشياي مورد نياز , بدون انجام جستجوهاي بيهوده. هنگاميكه هر چيز با توجه به كاركرد و در نظر گرفتن كيفيت و ايمني كار , در جايمناسب و مشخص قرار داشته باشد , محل كار همواره منظم و مرتب خواهد بود.بدين منظور بايد همه وسايل مورد نياز را دقيقاً شناسايي كرده و كاركرد هريك از آنها را نيز مشخص نماييم. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توانبصورت زير فهرست نمود:

• اشيايي را كه غالباً استفاده مي كنيم ,در محل كار قرارداده يا با خود حمل كنيم. ( نصب ابزار آلات بر روي بوردهايمخصوص در تعميرگاهها , تجهيز ميزهاي افراد به ملزومات اداري... )

•اشيايي را كه به ندرت استفاده مي كنيم , در جايي دور از دسترس قرار دهيم.(استفاده از سيستم بايگاني مناسب به طوري كه سوابق كاري سالهاي گذشته درجاهاي دورتري قرار گيرد... )

• اشيايي را كه استفاده نمي كنيم دور بريزيم( دور ريختن برگهاي زائد... ).

•استقرار هر چيز در جاي مشخص و مخصوص به خود ( استفاده از فايلها و قراردادن ملزومات اداري در جاي خود , استقرار ابزار آلات و تجهيزات در جايمناسب در تعميرگاهها پس از استفاده... ).

• آوردن و بازگرداندن هر چيز در حداقل زمان ( يافتن سوابق از بايگاني , سهولت دسترسي به ابزار در تعميرگاه... ).

•علامت گذاري محدوده ها و محل استقرار اشياء ( نشانه ها و علائم مربوط بهتعميرات در سالن تعميرگاهها , مشخص شدن محل استقرار خودروهاي شركت ).

• نظم و ترتيب در تابلوي اعلانات ( نصب پلاكاردهاي تبليغاتي شركت در جاهاي مناسب... ).

• طراحي اعلانات به نحوي كه خواندن آنها آسان باشد ( استقرار مناسب مانند در معرض ديد بودن , طراحي زيبا و خوانا بودن... ).

• استقرار كاركردي مواد , قطعات در قفسه ها و نظم بخشي به ابزارها و تجهيزات.

( جدا نمودن قطعات معيوب از بقيه در انبارها , چيدن قطعاتها در پالتهاي انبار مطابق با اصول انبارداري , استفاده از سيستم fifo )


3) پاكيزه سازي ( Seiso )

درديدگاه 5S پاكيزه سازي عبارت از دور ريختن زوائد و پاكيزه كردن اشياء ازآلودگيها و مواد خارجي است. به عبارت ديگر پاكيزه سازي نوعي بازرسي استبازبيني و پاكيزگي محيط كار براي حذف آلودگي مورد تاكيد در اين بخش ازنظام 5S قرار دارد. برخي از لوازم , تجهييزات و مكانها , لزوماً بايدبسيار پاكيزه و عاري از هر نوع آلودگي نگهداري شوند , بنابراين لازم استكه آنها را دقيقاً شناسايي نموده و بر اين باور بود كه پاكيزه سازي تنهاتميز كردن محل كار و لوازم موجود در آن نيست , بلكه پاكيزه سازي امكانانجام بازرسي و بازبيني را نيز بايستي فراهم آورد. نمونه هايي از اجراياين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:

• آسان سازي و پاكيزه سازي و بازبيني ( بازرسي و بازديد مديريتها از مجموعه تحت پوشش خود ...).

• مسئوليتهاي تمامي افراد براي پاكيزگي محل كار ( حفظ نظافت و پاكيزگي محيط كار هر يك از پرسنل ...).

• انجام بازبيني و پاكيزه سازي مستمر جهت رفع مشكلات جزئي

• پاكيزه كردن محلهايي كه از چشم افراد به دور است ( زير ميزها , گوشه هاي اتاق , زير ملزومات اداري و تجهيزات فني ...).

•فعاليتهاي لازم توام با مسابقاتي براي تميز كردن هر چه بهتر ( در نظرگرفتن يك معيار در ارزيابي نمايندگيها و تعيين واحد نمونه در شركت واختصاص يكي از پارامترهاي ارزيابي ماهيانه پرسنل به امر پاكيزگي محلكار... ).


4) استانداردسازي ( Seiketus )

استانداردسازيعبارت است از كنترل و اصلاح دائمي , سازماندهي , نظم , ترتيب و پاكيزگي.تاكيد اصلي در استانداردسازي متوجه مديريت است كه با استفاده از چكليستهاي مناسب و استاندارد كردن مقررات با استفاده از نوآوري و خلاقيت ,محيط كار را به نحوي استاندارد و كنترل نمايد كه همواره همه عوامل با سرعتو دقت لازم مورد استفاده قرار گيرند. نمونه هايي از اجراي اين S را ميتوان بصورت زير فهرست نمود:

• استفاده از علائم و نشانه ها ( در سالن تعميرگاهها , انبار و دفاتر اداري... ).

• علامتگذاري محدوده هاي خطر و يا مراقبت خاص ( در انبار مواد شيميايي , تجهيزات با فشار كاركرد با لا ... ).

•علائم نشاندهنده جهت و راهنما ( جهت حركت خودروها در تعميرگاه و استفادهاز تابلوي راهنماي واحدهاي طبقات در معابر ورودي ساختمانها... ).

• برچسبهاي نشاندهنده قطعات اصلي ( استفاده از برچسبهاي ويژه شركت از قبيل هولوگرام , باركد و ... ).

• رنگهاي هشدار دهنده.

• علايم مربوط به تجهيزات خاموش كننده (علائم مربوط به زنگ خطر و و.سايل ايمني و راهنماي از سيستم اطفاي حريق ... ).

•تمهيدات پيشگيري از خطا و اشتباه ( آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر , تدويندستورالعملهاي كاري براي استفاده از ابزار آلات و تجهيزات ويژه .. ).

• برچسب مواد حساس.

• برچسبهاي نشاندهنده ميزان دقت ابزار ( نصب ميزان دقت تجهيزات و تاريخ اعتبار و كنترل براي آنها ... ).

• استقرار اشياء به نحوي كه بتوان از آنها سريعاً استفاده نمود و آنها را كنترل كرد.


5) انضباط ( Shitsuke )

انضباطعبارت است از آموزش عادات و توانايي هايي جهت انجام يك وظيفه خاص. نكتهاصلي در اينجا ايجاد عادات درست به جاي عادات نادرست است. اين كار را بايداز طريق آموزش شيوه هاي درست انجام كار به افراد و تمرين دادن آنان در اينزمينه , آغاز نمود. همچنين اين تمرينها از طريق وضع مقررات و پيروي جدي ازآنها تحقق مي پذيرد. به عبارت ديگر انضباط فرآيندي , تكرار و تمرين انجاميك كار است. مثلاً كاملاً ضروري است كه رعايت مقررات ايمني براي افراد بهصورت يك عادت درست درآيد و به اين نكته تاكيد شود كه : انضباط اصلي جداييناپذير از ايمني صنعتي است. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورتزير فهرست نمود:

• تمرين نظم و ترتيب ( آموزش , نظارت مستمر , ارزيابي و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط ... ).

• تمرين وقت شناسي ( آموزش , استفاده بهينه از زمان , بخصوص در بخش تعميرات در سالنها و برقراري جلسات ... ).

• پوشيدن كفش ايمني.

• تمرين اقدامات ضروري ( استفاده از تجهيزات ايمني ... ).

• توجه به زيباييها و رعايت ظواهر ( استفاده از لباسهاي كار مناسب در تعميرگاه وشركت ... ).

• نگرش مديريت به فضاهاي عمومي ( ايجاد فضاهاي سبز و يا امكانات رفاهي در محل كار... )


منبع :

سايت زمرد