عنوان مقاله: اصول و مباني برنامه ريزي
مولف/مترجم:
موضوع: برنامه ريزي
سال انتشار(ميلادي): 2006
وضعيت: تمام متن
منبع: دوماهنامه توسعه انساني پليس، سال سوم، شماره7

چکيده:برنامهريزي، فرآيند آگاهانه تصميمگيري در مورد اهداف و فعاليتهاي آيندهيک فرد، گروه،واحد کاري يا سازمان است. مدير يا مديران برنامهريزي،برنامهريزي را با يک تحليل موقعيتي آغاز مينمايند و درچارچوب محدوديتزماني و منابع، اطلاعات مرتبط با مسأله مورد برنامهريزي را جمعآوري وتفسير مينمايند؛ سپس با تأکيد برخلاقيت، مديران و کارکنان را تشويقکرده تا بر پايه نگرشي وسيع به امورشان بينديشند؛ آنگاه با توجه به مزايا،مضرات و تأثيرات بالقوه هرگزينه، مناسبترين و امکان پذيرترين اهداف وطرحها را برگزيده و مديران و کارکنان را توجيه نموده و منابع مورد نياز رادر اختيار آنان گذاشته و به انجام آن تشويق مينمايند. از آنجائيکهبرنامهريزي، فرآيندي پيش رونده و تکرار شونده است، مديران بايد بطورمستمر عملکرد واحدهاي تحت تکفلشان را از جهت تطابق با اهداف و برنامههاتحت نظر داشته باشند. در مقاله حاضر شما با اين فرآيند و اصول و مبانيبرنامهريزي آشنا خواهيد شد.




مقدمه
در بحث وظايف مديريت از پنج وظيفه اصلي سخن به ميان آمده است :
1- برنامه ريزي Planning
2- سازماندهي Organizing
3- به کار گماردن Staffing
4- رهبري / هدايت Directhing
5- نظارت / کنترل control
البتهغير از تقسيم بندي فوق نويسندگان مختلف تقسيم بنديهايي ديگري نيز ارائهدادهاند براي نمونه لوترگيوليک وظايف هفتگانه اي به شرح ذيل براي مديريتبيان کرده است :
1- برنامه ريزي Planning
2- سازماندهي Organizing
3- به کار گماردن Staffing
4- هدايت Directing
5- هماهنگ کردن Coordinating
6- گزارش دادن Reporting
7- بودجه بندي Budgeting
او با به کار بردن حروف اول کلمات فوق POSDCORB را ساخته و مورد استفاده قرار داده است.
برخيدانشمندان مديريت موضوع ايجاد انگيزه و نوع آوري را به عنوان دو وظيفهمديريت دانسته و برخي ديگر بودجه بندي ، گزارش دادن و به کار گماردن راجزوء وظايف اصلي مديريت نميدانند و بسياري نيز هماهنگي را به جاي وظيفهمديريت، هدف مديريت به حساب ميآورند
برچ در کتاب معروف خود « اصول وتجربه مديريت » مديريت را در چهار عنصر خلاصه ميکنند که عبارتند ازبرنامه ريزي ، کنترل ، هماهنگي و ايجاد انگيزه .
فايول نيز وظايف پنجگانه اي براي مديريت قائل است که عبارتند از : برنامه ريزي، سازماندهي ، هدايت ، کنترل و هماهنگي .
باتوجه به اينکه هماهنگي بيش از آنکه يک وظيفه باشد، هدف مديريت محسوب ميگردد ؛ مي توان وظايف اصلي مديريت را در پنج عامل برنامه ريزي ، سازماندهي، تأمين نيروي انساني ، هدايت و کنترل خلاصه کرد.
آنچه مسلم است ،برنامه ريزي بر ساير وظايف مديريت اولويت داشته و مقدم بر آن است. البتههمه وظايف مديريت باهم مرتبط هستند ولي در ميان آنها برنامه ريزي از اهميتو اولويت خاصي برخوردار است .در واقع برنامه ريزي وظيفه اساسي و شالودهمديريت است .
توالي وظايف پنجگانه مديريت در شکل زير قابل تجسم است :

اهميت و ضرورت برنامه ريزي
همانگونهکه عنوان شد در ميان همه وظايف مديريت برنامه ريزي از اساسيترين آنهاستکه مانند پلي زمان حال را به آينده مرتبط مي سازد. به عبارت ديگربرنامهريزي ميان جايي که هستيم با جايي که ميخواهيم به آن برويم پليميسازد و موجب ميشود تا آنچه را که در غير آن حالت شکل نميگيرد، پديدآيد.از آنجايي که همه سازمانها به دنبال آنند که منابع محدود خود را برايرفع نيازهاي متنوع و رو به افزايش خود صرف کنند. پوپايي محيط و وجودتلاطم در آن، و عدم اطمينان ناشي از تغييرات محيطي بر ضرورت انکار ناپذيربرنامه ريزي ميافزايد.
پيتر دراکر معتقد است که ميان موثر بودن (انجامکارهاي درست) و کارآيي(درست انجام دادن کارها) تفاوت است و اين دو درمراحل انتخاب هدفها و آنگاه در چگونگي کسب آنها توأم مي باشد .
تعريف برنامه ريزي
درمتون مديريتي گاهي دو واژه planning , programming را به جاي يکديگر بهکار مي برند ؛ در حالي که programming به نوعي برنامه ريزي جزئي تر دلالتدارد. براي برنامه ريزي تعاريف متعددي ارائه شده است ؛ بطوريکه هر يک ازنظريه پردازان سعي کرده اند با توجه به زمينه تخصصي خود آنرا تعريف کنند .در ذيل چند مورد از اين تعاريف ارائه شده است :
1- برنامه ريزي عبارت است از تصميم گيري در مورد اينکه چه کارهايي بايد انجام گيرد
2- برنامه ريزي عبارتست از تعيين هدف و يافتن يا پيش بيني کردن راه تحقق آن
3- برنامه ريزي عبارتست تصور و طراحي وضعيت مطلوب در آينده و يافتن و پيش بيني کردن راهها و وسايلي که رسيدن به آن را فراهم کند.
تعريف نسبتاً جامعديگري از سيريل هودسن :
برنامه ريزي يعني ارائه طريق بر عمليات آينده که متضمن نتايج معين با هزينه مشخص و دوره زماني معلوم است.
هدف از برنامه ريزي
1- افزايش احتمال رسيدن به هدف، از طريق تنظيم فعاليتها
2- افزايش منفعت اقتصادي از طريق مقرون به صرفه ساختن عمليات
3- متمرکز شدن بر طريق دستيابي به مقاصد و اهداف و احتراز از انحراف از مسير
4- مهيا ساختن ابزاري بر کنترل
انواع برنامه ريزي
برنامهها براي مقاصد متنوعي تنظيم ميشوند وبه فراخور هر وضعيت به گونهايمتناسب با آن شکل ميگيرند لذا دسته بندي ذيل را براي انواع برنامه ريزيعنوان مينماييم :
1- برنامهريزي تخصصي
گاهي با توجه به ماهيتتخصصي برخي از وظايف مديريت براي انجام آنها برنامهريزي ميشود. اينبرنامه ريزيها را برنامه ريزي تخصصي مينامند که بر اساس وظايف مديريت درسازمان عنوان ميگردد.
الف- برنامه ريزي و کنترل توليد (مديريت توليد):عبارتست از تعيين نيازها و تأمين ابزار و تسهيلات و تربيت نيروي انسانيلازم براي توليد محصولات و کالاها با توجه به تقاضاي موجود در بازار ونيازهاي پيش بيني نشده جامعه.
ب- برنامه ريزي نيروي انساني : در ايننوع از برنامه ريزي با تعيين افراد مورد نياز سازمان در سالهاي آيندهامکانات و تسهيلات مورد نياز (انتخاب ، آموزش ، ترفيع ، بازنشستگي و ...)تخمين زده ميشود. برنامه ريزي نيروي انساني با تهيه نمودار (ساختار)سازماني آغاز ميشود و مواردي نظير تهيه نمودار جانشين و ترفيع، تدوينآيين نامه استخدامي و تنظيم برنامه هاي آموزشي ضمن خدمت را در بر ميگيرد.
ج- برنامه ريزي مالي و تنظيم بودجه : عبارتست از تعيين ميزان و چگونگيمنابع و همچنين تعيين ميزان و چگونگي مصارف مالي به منظور تأمين هدفهايموسسه و صاحبان و کنترل کنندگان آن مي باشد.
2- برنامه ريزي عملياتي (اجرايي)
برنامههاي اجرايي براي به اجرا درآوردن تصميمات راهبردي طرح ميشوند به عبارتديگر برنامه هاي اجرايي عبارتند از تصميمات کوتاه مدت که براي بهتريناستفاده از منابع موجود با توجه به تحولات محيط اتخاذ ميگردند.
مراحل برنامه ريزي عملياتي عبارتند از :
الف- تدوين برنامه هاي کوتاه مدت (مانند تنظيم بودجه و زمانبندي)
ب- تعيين معيارهاي کمي و کيفي سنجش عملکرد و ارزيابي هزينه هاي اجراي عمليات
ج- ارزيابي برنامه ها و تعيين موارد انحراف عملکرد از آنها
د- تجديد نظر در برنامه ها و تهيه برنامه هاي جديد.
3- برنامه ريزي راهبردي(استراتژيک)
برنامهريزي راهبردي در بر دارنده تصميم گيريهايي است که راجع به اهداف راهبرديبلند مدت سازمان مي باشند.دراين نوع از برنامه ريزي مقاصد (مأموريتها) وهدفهاي سازمان مشخص و اهداف بلند مدت به هدف هاي کمي و کوتاه که آن راهدفگذاري مينامند ، تجزيه مي گردد.
همچنين سياستهاي کلي (تدوين و تنظيم خط مشي ها) و برنامه هاي عملياتي طرحريزي مي گردد.
برنامه ريزي راهبردي، آينده را پيشگويي نميکند ولي يک مدير را مي تواند در موارد ذيل ياري دهد:
الف- فائق آمدن بر مسائل ناشي از مقتضيات آتي؛
ب- ايجاد فرصت کافي براي تصحيح خطاهاي اجتناب ناپذير؛
ج- اتخاذ تصميمهاي صحيح در زمان مناسب
د- تمرکز بر انجام فعاليت هاي ضروري براي رسيدن به آينده مطلوب
ديدگاههاي متداول در برنامه ريزي:
1- برنامه ريزي از داخل به خارج و برنامه ريزي از خارج به داخل
دربرنامهريزي از داخل به خارج برکارهايي تمرکز ميشود که سازمان درحالحاضر انجام ميدهد و تلاش ميشود تا آنها به بهترين صورت انجام پذيرد.برنامهريزي به اين شيوه تغييرات عمدهاي را در سازمان ايجاد نميکند،ولي ميتواند براي استفاده بهينه از منابع مفيد و موثر باشد.برنامهريزياز داخل به خارج براي بهتر انجام شدن کارهاي جاري صورت ميپذيرد و هدف آنيافتن بهترين شيوه انجان کار است.
در برنامهريزي از خارج به داخلابتدا محيط خارجي بررسي و تحليل ميشود و براي استفاده از فرصتها و بهحداقل رساندن مسائل ناشي از آن برنامهريزي ميگردد.برنامهريزي ازخارج بهداخل هنگامي مفيد است که سازمان بخواهد کاري منحصر به فرد انجام دهد و هدفاين برنامهريزي يافتن فرصتهاي محيطي و استفاده بهينه ازآنهاست.
2- برنامهريزي از بالا به پايين و برنامهريزي از پايين به بالا
دربرنامهريزي از بالا به پايين ابتدا مدير مالي هدفهاي کلان را تعيينميکند و اين امکان را براي مديران سطوح ديگر فراهم ميآورد تا در چهارچوبهدفهاي کلان برنامه خود را تدوين کنند.
در برنامهريزي از پايين بهبالا با تدوين برنامههايي شروع ميشود که در سطوح عملياتي شکل ميگيرند؛بدون آنکه به محدوديتهاي کلي سازمان توجه شود آنگاه اين برنامهها ازطريق سلسله مراتب به بالاترين سطح مديريت ارائه ميگردد.
3- برنامه ريزي بر مبناي هدف
دراين نوع از برنامهريزي مهمترين مسائل سازمان تعريف ميشود و سپس بامشارکت کارکنان براي هر واحد و قسمت از يک واحد و نهايتاً براي هر فردشاغل هدفگذاري منظمي انجام ميگيرد.برنامهريزي بر مبناي هدف براي ترکيباهداف فردي و سازماني بکار ميرود و بر اين عقيده استوار است که مشارکتتوأم رئيس و مرئوس در تبديل اهداف کلي به اهداف فردي ، تأثير مثبتي برعملکرد کارکنان دارد و تدوين پذيرش دوطرفه اهداف ، تعهد قويتري را درکارکنان ايجاد ميکند ؛ تا اينکه سرپرست يک جانبه هدفگذاري کرده، آنها رابه زير دستان تحميل کند.
مراحل برنامهريزي بر اساس هدف و نتيجه عبارتند از:
1- تعيين رسالت و ماموريت
2- تعيين نتايج مورد انتظار
3- تعريف شاخصهاي ارزيابي
4- تعريف هدفهاي عملياتي
5- تنظيم برنامههاي عملياتي
6- طراحي سيستم کنترل عمليات
4- برنامه ريزي بر مبناي استثناء
عبارتستاز تعيين هدف ، تخصيص منابع و تعيين شاخصهاي عملياتي و واگذاري امور بهابتکار عمل مسئولان واحدها. مديريت عالي سازمان، تنها هنگامي که انحرافاتعملکرد واحدي از برنامه پيش بيني شده، از حد معيني تجاوز کند در امور آنواحد دخالت خواهد کرد. ابزارهاي اساسي و متداول در اين روش عبارتند از:بودجه هزينههاي استاندارد و حسابداري مديريت يا حسابداري مراکز مسئوليت(مراکز هزينه، درآمد، سرمايهگذاري)
5- برنامه ريزي اضطراري
عبارتستاز پيش بيني و معين ساختن عکسالعملها و پاسخ مناسب به حوادث يا شرايطجديدي که در اوضاع و احوال سارمان ممکن است اتفاق بيفتد.
6- برنامه ريزي اقتضايي
دربرنامهريزي اقتضايي «گزينههاي گوناگون قابل اجرا» شناسايي ميشوند و درصورتي که اعتبار برنامه اصلي به دليل تغييرات محيطي، بيش از حد کاهش يابد،يکي از آن گزينهها قابل اجرا خواهند بود .
برنامهريزي مبتني برانديشيدن پيش از عمل است؛ ولي هر چه محيط برنامهريزي نامطمئنتر باشد،احتمال نامناسب بودن مفروضات آغازين با پيشبينيها و حتي مقاصد اوليه،افزايش مييابد. در چنين محيطهايي بطور مستمر مسائل و رخداداهاي غيرمنتظره رخ ميدهند و در نتيجه، تغيير در برنامهريزي را ضروري ميسازند؛بنابراين بهتر است که همواره در موقع برنامهريزيها، پيشبيني شود که اگرکارها آنگونه که انتظار داريم پيش نرفت، چه تغييراتي در برنامهها ايجادشود يا کدام برنامههاي جايگزين آماده شوند تا مدير با مشکل مواجه نشود.
بهعبارت ديگر هنگامي که بحراني در نقاط پيش بيني شده بروز کند که حاکي از بياعتباري برنامه باشد، با استفاده از برنامه ريزي اقتضايي امکان اقدام سريعفراهم ميآيد.
گامهاي برنامه ريزي :
با توجه به تعاريف ارائه شده از برنامه ريزي بايد گامهايي برداشت که پاسخگوي سوالات زير باشد :
1- کي 2- چه وقت 3- چرا 4- کجا
5- چه 6- کدام 7- چطور
بنابراين گامهايي را که در برنامه ريزي بايد برداشت به شکل مرحله اي فرآيند زير را طي مي نمايد:
مراحل عمده برنامه ريزي
کونتز،ادانل و وايهريخ در کتاب مديريت ، مراحل برنامهريزي را به صورت زير آوردهاست:
1-آگاهي از فرصتها (مسائل و نيازها)
2-تعيين اهداف کوتاه مدت
3- تعيين مفروضات
4-تعيين گزينههاي مختلف
5-ارزيابي گزينههاي مختلف
6- انتخاب يک راه
7-فرمولهکردن برنامههاي فرعي
8-کمّي کردن برنامهها به وسيله بودجهبندي
بطوريکهملاحظه ميشود برنامهريزي يک جريان مداوم در جهت پيشرفت فعاليّتها برايحصول هدفها و مقاصد از پيش تعيين شده است . از نتايج برنامههاي اجرا شدهنقاط ضعف و انحرافات و همچنين نقاط قوت و جنبههاي مثبت بايد به منظور رفعنقايص و بهبود عمليات در آينده استفاده نمود .
برنامهريزي موثر
توجه به موارد ذيل موجب موثر بودن برنامهريزي ميگردد :
1- برنامهريزي منطقي بايد داراي مدت زماني باشد که بتواند تکافوي انجام تعهدات ناشي از تصميمات امروزي ما را بکند
2- همه افراد درگير، درک صحيحي از برنامه و چگونگي اجراي آن داشته باشند
3- وجود همفکري و همکاري در امور برنامهريزي
4- ايجاد شرايط مناسب براي برنامهريزي از سطوح بالاي سازمان
5- شروع برنامهريزي از سطوح بالاي سازمان و سازمان يافته باشد.
محاسن برنامهريزي
برنامهريزي در هر سازمان محاسن زيادي دارد که مهمترين آنها به شرح ذيل است :
1- تحقيق اهداف سازمان
2- برنامهريزي ، به ايجاد فرصت براي اجراي تصميمها کمک ميکند
3- برنامهريزي به اجراي منظم طرحها و تحقق اهداف سازمان کمک ميکند
4- برنامهريزي عامل تطبيق رشد سريع فنآوري محيط با سازمان
5- برنامهريزي موجب تسريع رشد ا قتصادي در سطح کلان ميشود
6- برنامهريزي مالي و بودجهبندي، ابزاري براي کنترل فعاليتها محسوب ميشود.
7- برنامهريزي به تقويت روحيه کار گروهي کمک ميکند و به افزايش کارآيي سازمان ميانجامد
محدوديتهاي برنامهريزي(محدوديتها و معايب)
با وجود محاسن زيادي که برنامهريزي دارد ، محدوديتهايي را نيز به همرا دارد که عبارتند از :
1- برنامهريزي مستلزم صرف هزينه و وقت است
2- سازمانهاي کوچک نميتوانند به علت عدم توان مالي و فرصت کافي به نحو مطلوب برنامهريزي کنند
3- برنامهريزي ، مستلزم ايجاد محدوديتهايي است که در کوتاه مدت حرکت را در سطوح متعدد سازمان ، کند و مشکل ميسازد
4-برنامهريزي ، بيشتر مبتني بر پيش بيني بر اساس حدس و گمان و احتمالات استو کمتر بر اساس اطلاعات قطعي انجام ميگيرد (پس بايد قبل از برنامهريزيبه دنبال شناخت وضعيت موجود سازمان باشيم)
دامهاي مهم برنامهريزي موفق :
دربرنامهريزي موفق ، بر سر راه مدير عالي سازمان، دامهايي هست که اگر دقتنکند در آن گرفتار خواهد شد و منجر به شکست برنامههايش ميشود عمده تريناين دامها عبارتند از :
1- تفويض کردن وظيفه برنامهريزي توسط مدير عالي به ديگران (بگونهاي که مديريت عالي درگير نباشد)
2- درگير شدن مديريت عالي در مسائل جاري (روزمرگي) و عدم وقت کافي براي برنامهريزي
3- کوتاهي درامرتدوين و تعريف اهداف(به صورت واضح)
4- کوتاهي در امر درگير ساختن مديران اجرايي مهم در فراگرد برنامهريزي
5- عدم استفاده از برنامهها به مثابه معيار واقعي ارزيابي عملکرد مديران
6- کوتاهي در امر ايجاد و تقويت جوّ موافق و حامي برنامهريزي
7- مجزا پنداشتن فراگرد برنامهريزي از ساير جنبههاي فراگرد مديريت (مثلاً اطلاعات و ...)
8- استفاده از طرحها و برنامههاي پيچيده و انعطاف ناپذير که مانع نوآوري سازمان ميشود
9- عدم ارزيابي و بازنگري برنامههاي بلند مدت رؤساي بخشها و مديران توسط مديريت عالي
10- تمايل مديريت عالي به اخذ تصميمها برمبناي احساسات و بينش خود
تعريف برنامه :
- برنامه عبارت است از تعيين هدف کوتاه مدت و راه رسيدن به آن؛
- برنامه عبارت است از تعهد براي انجام يک سري عمليات به منظور تحقق هدف
انواع برنامهها :
1- مقاصد/ ماموريتها Purposes/Missions
2- اهداف ives
3- راهبردها strategies
4- سياستها (خط مشي) politics
5- رويهها procedures
6- روشها Methods
7- مقررات و آئيننامهها (دستورها) Rules
8- برنامهها (طرحها) Programes
9- بودجه Budgetings
1- مقاصد/ ماموريتها
مقاصد بيانگر فسلفه وجودي سازمان بوده که متاثر از خواست اجتماعي است به عنوان مثال مقصد دانشگاهها پرورش نيروي انساني است.
ماموريتهابيانگر جهتدار بودن مقاصد است براي مثال دانشگاهي مقصد روش نيروي انسانيرا در حوزه علوم انساني و دانشگاهي در حوزه پزشکي انجام ميدهد و يا حتياز نظر جنسيتي و مقاطع ممکن است ماموريت دانشگاهها در پرورش نيروي انسانيمتفاوت باشد.
ماموريتهاي يک سازمان نيازمند به ويژگيهاي خاصي به شرح ذيل است:
1- شرح ماموريت بايد مفهوم و روشن باشد.
2- ماموريتها بايد روحيه تعهد و ايثار و علاقه مديران و کارکنان را جلب کند.
3- در ماموريتها بايد هم افزايي يا هم نيرو زايي باشد يعني نتيجه ترکيبي آنها بيشتر از مجموع اجزاي آن باشد.
4- در تنظيم ماموريتها از خلاقيت و نوعآوري کارکنان بويژه دريافتن راه حلها استفاده شود.
5- اهداف دوربرد بايد منشاء ضوابط و اصول کلي سازمان باشد.
2- اهداف
هرسازماني نياز به يک بيانيه روشن از هدفهاي خود دارد تا بتواند آن را مبنايهمه برنامهريزيهاي خود قرار دهد و ميزان کارآيي تصميمات اتخاذ شده رابراساس آن اندازهگيري کند. انجام برنامه بدون رعايت اهداف سازماني موجبپراکنده کاري ميشود. بنابراين هدف عبارت است از بيان نتايج مورد انتظار،شامل کار مشخص و قابل اندازهگيري در يک محدوده زماني خاص و با هزينهايمعين.
عواملي که در تعيين هدف بايد به آنها توجه شود عبارتند از:
الف) نتيجه مورد انتظار قابل اندازهگيري باشد.
ب) چگونگي انجام کار مشخص باشد.
ج) محدوده زماني که کار بايد در آن صورت بگيرد.
د) حداکثر هزينه بر حسب واحد پول يا کار و يا هر دو.
3- راهبردها (استراتژيها)
راهبرد،الگويي براي پاسخ سازمان به محيط اطرافش در طول زمان ميباشد. در واقعراهبردهاي يک سازمان عامل عمدهاي جهت نيل به اهداف سازمان در شرايط عدماطمينان و رقابت محيطي است. تعاريف زير عمومي ترين کاربردهاي اين واژهرا بيان ميکند.
الف) طرحهاي مربوط به هدفهاي يک سازمان و تغييرات آن،منابع به کار گرفته شده براي رسيدن به اين هدفها و خط مشيها مربوط بهتامين ، استفاده يا عدم استفاده از اين منابع.
ب) تعيين هدفهاي بلند مدت يک سازمان، مشخص کردن دورههاي عمليات و تخصيص منابع لازم براي دستيابي به اين هدفها.
پساستراتژي عبارت است از ارائه تصويري از آنچه موسسه ميخواهد با استفادهازنظام هدفها و خط مشيهاي عمده به آن برسد. به اين ترتيب در استراتژيهادقيقاً مشخص نميشود که موسسه چگونه ميخواهد به هدفهايش دست يابد. زيراچگونگي دستيابي به اين هدفها در طرحهاي متعدد کلي و جزئي و پشتيباني درنظر گرفته ميشود.
4- خط مشيها ( سياستها)
خط مشي معمولاً برايتعيين بهترين انتخاب در زندگي شخص يا سازماني به کار ميرود. خط مشيهابرنامههايي هستند که تصميمات کلي را در بر ميگيرند و به عنوان راهبر ياراهنما يا چارچوب تفکر و يا انديشه در تصميمگيري بکار ميروند. سياست ياخطمشي، يک برنامه عمومي عملي است؛ به بيان ديگر، نحوه اجراي هدف را بيانميکند و حوزه رفتار مسئولان اجرايي سازمان را تعيين ميکند و در عين حالوسيلهاي موثر براي کنترل عمليات است. خط مشي، راهنما و حدودي است کهتصميمهاي آتي، بايد در محدوده آن اتخاذ و معين شوند.
خط مشي بايد از ويژگيهاي ذيل برخوردار باشد:
صراحت و وضوح- قابليت اجرا- انعطافپذيري – جامعيت – هماهنگي – مستدل بودن- متمايز بودن از قوانين – مدون و مکتوب بودن.
5- رويهها
رويههامشخص کننده شيوه عمليات و نحوه انجام کار هستند. رويهها، يک برنامهزمانبندي شده بري انجام فعاليتهاي آتي هستند، در واقع رويهها فقط تعيينکننده شيوه عمل در سطوح مختلف سازمانند و ممکن است هر سطح از سازمانرويهاي خاص خود را داشته باشد. رويه، راهنماي واقعي عمل است تا تفکر.
6- روشها
روشهانحوه اجراي جدول زمانبندي رويهها را معين ميکنند. روشها، جزئيات دقيقچگونگي انجام فعاليتها را مشخص ميکنند. به عنوان مثال در بازرگاني، ابتداچند کارشناس نسبت به اهميت کالا اظهار نظر ميکنند؛ در صورتي که قيمتهامطابق با قيمتهاي صادراتي باشد آن را بستهبندي و صادر کنند؛ اين توالياقدامات، رويه ناميده ميشود و روشها، نحوه انجام اقدامات مذکور را معيينميکند. براي مثال، به منظور صدور کالاها ميتوان از روشهاي ارسال باهواپيما، کشتي يا قطار استفاده کرد.
7- دستورها (مقررات و آيين نامهها)
مقرراتو آيين نامهها لزوم اقدام يا عدم اقدام مشخص را به صورت لازم الاجراتعيين ميکنند و هيچگونه اعمال نظر مشخص را اجازه نميدهند.مقرراتسادهترين نوع برنامهها ميباشند. از لحاظ تفاوت، مقررات و خط مشيها باهم فرق دارند مقررات بدون ترتيب زماني معين انجام عمليات را راهنماييميکنند در حاليکه، خط مشيها يا روشهاي انجام کار ممکن است عامل زمان رادر توالي انجام کار دخالت دهند. در حقيقت خط مشيها به مديران حق انتخابميدهند ولي مقررات بايد بطور دقيق اجرا شوند و به اين ترتيب از آزادي عملمدير ميکاهد.
8- برنامهها (طرحها)
برنامهها مجموعههايي هستند ازهدفها، خط مشيها، روشها، و... براي اجراي يک کنش شناخته و معلوم.برنامهها به گونه معمول با بودجه و اعتبار مالي پشتيباني مي شوند. گاهياجراي يک برنامه مستلزم اجراي چند طرح کمکي ديگر است. علاوه بر اين تمامبرنامهها بايد بصورتي هماهنگ و زمانبندي شده و بر اساس اولويت و تواليمنطقي به مورد اجرا گذاشته شوند. زيرا هر گونه شکست در اجراي هر يک ازطرحهاي کمکي علاوه بر اينکه هزينههاي زائدي به بار ميآورد، سبب به تعويقافتادن اجراي طرح اصلي خواهد شد.
9- بودجهها
بودجهها برنامههاييهستند که ميزان درآمد و هزينه مورد انتظار براي يک دوره زماني معين رامشخص ميکنند. به عبارت ديگر بودجه صورت مالي نتايج مورد انتظار در غالباعداد و ارقام است؛ بودجه به عنوان تدابيري براي کنترل نيز به شمارميرود؛ بودجه يک وسيله زيربنايي براي برنامةريزي در بسياري از موسساتاست.
بنابراين بودجه نوعي برنامه است که در قالب آمار و ارقام بيانگرتعهدات سازمان ميباشد. بودجه انواع متعددي دارد؛ برخي از بودجههاي براساس ميزان بازدهي سازماني تغيير ميکند که به آنها بودجه متغير يا قابلانعطافپذيري ميگويند.
سازمانيها دولتي اغلب از بودجهها برنامهاي کهدر آنها هدفها، جزئيات برنامه براي رسيدن به هدفها و برآورد هزينه هربرنامه مشخص شده استفاده ميکنند.
نوع ديگري از بودجه که در واقعترکيبي از بودجه متغير و بودجه برنامهاي است، بنام بودجه بر مبناي صفر کهدر اين روش از بودجهبندي فرض ميشود که برنامهها از مبناي صفر شروعميشوند.
دوره (مدت ) برنامهريزي
يکي از سوالات مهمي که دربرنامهريزي مطرح ميشود اين است که آيا برنامه بايد کوتاه مدت، ميان مدتيا بلند مدت تنظيم شوند؟ چگونه ميتوان برنامههاي کوتاه مدت را بابرنامههاي ميان مدت و بلند مدت هماهنگ کرد؟ در بعضي موارد ممکن استبرنامهريزيها هفتگي يا چندماهه و يا چند ساله باشند. اين پرسشها افقهايچند گانه برنامةريزي را روشن ميکنند.