راه و رسم صحیح ارسال ایمیل

یکی ازبزرگترین معضلاتی که در میان کاربران ایرانی مشاهده میشود عدم رعایت آدمصحیح ایمیل زدن است. میتوان به جرأت گفت از هر 10 ایمیلی که ارسال میشود 8تای آنها عنوان salam را دارند که این موضوع واقعأ جای تأمل دارد. در اینترفند قصد داریم آداب صحیح ارسال ایمیل برای اطرافیان خود را به شکل مفصلبرای شما توضیح دهیم ، با رعایت این موارد در اصل شخصیت خودتان را نیز ازپشت میز کامپیوتر برای طرف مقابل به نمایش گذاشته اید.


● عنوانی مناسب و مشخص انتخاب کنید
هرگزهیچ ایمیلی را بدون عنوان ارسال نکنید. یک عنوان واضح و ماهرانه باعثمیشود گیرنده به سرعت تشخیص دهد که ایمیل مربوطه با کار آنها در ارتباطاست یا خیر. این مسئله به آنها کمک می کند تا بدون خواندن کل پیام موجوددر ایمیل، از روی عنوان بتوانند برنامه ها و وظایف روزانه ی خود را اولویتبندی کنند.
عنوان ایمیل باید خاص باشد و بتواند موضوع ایمیل را بهطور خلاصه بیان کند. برای مثال، ایمیلی که برای استخدام تعدادی کارگر برایکار در مؤسسه خیریه محلی زده میشود باید عنوانی این چنینی داشته باشد:
موسسه خیریه: داوطلبان علاقه مند جواب دهند"
نه چیزی مثل
"به تعدادی داوطلب نیازمندیم"
اگربه پیامی با عنوانی ناواضح و نامشخص پاسخ می دهید، توضیح خود را نیز درآخر عنوان اضافه کنید. این مسئله باعث می شود که گیرنده ایمیل را به عنوانپاسخی به ایمیل خود بشناسد، و موضوع را برای گیرنده های دیگر که ممکن استبه لیست گیرنده های ایمیل اضافه شوند حل خواهد کرد. عادت کنید تا به همه یکسانی که ایمیل های بدون عنوان به شما م فرستند، پاسخی داده و این نکته رابه آنها گوشزد کنید که برای دفعات بعدی برای ایمیل های خود عنوانیبگنجانند.

● نکات اصلی:
عنوانی برای ایمیل خود انتخاب کنید، که موضوع پیغام را به طور خلاصه بیان کند.
دیگرانرا ترغیب کنید تا آنها نیز عنوان هایی مناسب برای ایمیل های خود انتخابکنند تا در آینده از اتلاف وقت هر دو طرف شما جلوگیری شود.
از ارسال بی رویه ی ایمیل به افراد زیاد خودداری کنید.
برخیافراد دوست دارند تا از همه ی پیشرفت ها باخبر باشند. متاسفانه، این مسئلهبه آنها این بهانه را می دهد که هرچه را که به دست یا مغزشان می رسد بهسایرین بفرستند.
سعی کنید خود همه چیز را نخوانید و مسئولیت بررسیاطلاعات جدید را به سایرین واگذار کنید. در مواردی که ایمیلی که قصد داریدآن را به همه ارسال کنید، مربوط به کارتان باشد، در انتخاب عنوانیاستاندارد و مناسب بسیار دقت کنید.

● نکات اصلی:
از ارسال بیش از حد یک ایمیل به افراد مختلف اجتناب کنید.
عنوانی درخور و مناسب برای اینگونه ایمیل ها درنظر بگیرید.
پیامها را به دسته های معین و متعارف تقسیم کنید
بسیاریاز ما ایمیل هایی مرتب و روتین دریافت می کنیم، که به کار ما و یا بهعلایق ما مربوط است، اما آنقدر مهم نیستند که فوراً به آنها رسیدگی کنیم.این ایمیل ها معمولاً حاوی اخبار یا اطلاعاتی است که دوست دارید از آنهاباخبر باشیم اما نمیخواهیم درون صندوق پستی ( Inbox) را پر کند.
آنافرادی که تعداد زیادی از این پیامها دریافت میکنند، می توانند فیلترهاییبسازند که این ایمیل را برحسب ویژگی هایشان به طور اتوماتیک دسته بندیکند. اکثر برنامه های ایمیل به کاربران این امکان را می دهد تا بتوانند ازمیان این دسته ها جستجو کنند و پیام مورد نظر خود را پیدا کنند.
برایاستفاده ی بهینه از زمان و مکان، بهتر است که فیلترهایی طرح ریزی کنید کهبا جستجوی کلمات اصلی در موضوع و عنوان این ایمیل ها، ایمیل مربوطه یافتشود.

● نکات اصلی:
فیلتر کردن به شما امکان می دهد تا صندوق پستی خود را از هرج و مرج و بینظمی نجات دهید.
مرتباً ایمیل خود را چک کنید
برخیافراد برای متمرکز شدن نیاز به زمان دارند یا اینکه در انجام کارهایشانکارآمد نخواهند بود. اگر هر ۲۰ ثانیه یکبار بخواهید ایمیلتان را چک کنید،خواهید دید که همه روز خود را به این کار اختصاص داده اید و وقتتان به کلیهدر شده است.
برای بررسی ایمیل خود و چک کردن پیغام های جدید، بایدفواصل مشخص تنظیم کنید. وقتی برای چک کردن آنها وقت می گذارید، سعی کنیدتا آنجا که می توانید همان موقع به آنها پاسخ دهید.
اگر پاسخ گویی بهپیامها را به تعویق بیندازید، بسیاری از این پیامها به طور کلی به فراموشیسپرده می شوند و وقت برای پاسخ گویی به همه ی آنها نخواهید داشت. پسنگذارید ایمیل های جدید آنقدر روی هم تلنبار شوند تا یکسری از آنها به کلیمدفون شوند. از اینها گذشته، این دنیا، دنیای سرعت است، پس نباید وقت راهدر دهید.

● نکات اصلی:
با چک کردن مرتب ایمیل ها، از درهم و برهم شدن آنها جلوگیری کنید.
تا آنجا که می توانید زودتر به ایمیل های دریافتی پاسخ دهید.
برای پیامهای رسمی از بولِت (Bullet) استفاده کنید
براینوشتن پیام به همکاران اداری خود، بهتر است تا مطالب را به صورت نکات مجزادرآورده و آنها را به صورت نکات بولِت دار بنویسید. با اینکار خوانندهسریعتر می تواند ایمیل را خوانده و پی به مطالب آن ببرد. اگر ایمیل بینهمکاران داخلی نوشته میشود که به خوبی یکدیگر را می شناسند، نیازی بهنوشتن ایمیل ها به این حالت رسمی خارجی نیست.
ایمیل های خارجی بهمشتریان و ارباب رجوع ها باید مثل نامه ها و فکس های رسمی به مشتریان تلقیشود. پس اینگونه ایمیل ها را طوری بنویسید گویی که قصد چاپ کردن آن رادارید، مگر اینکه با آن مشتری رابطه ای دوستانه و صمیمی داشته باشید.

● نکات اصلی:
ایمیل به همکاران را به صورت نکات بولِت دار بنویسید.
ایمیل های خارجی را به صورت فرم نامه ها و فکس های رسمی و حرفه ای بنویسید.
از همه ی نشانه ها و ابزارهای لازم در نوشتن ایمیل استفاده کنید
وقتیایمیلی می نویسید که نیاز به توجه فوری دارد، می توانید از نشانه هاییاستفاده کنید که این پیام را به گیرنده برساند، این نشانه ها فقط به همینجهت طراحی شده اند.
با استفاده از این نشانه ها و علائم قادر خواهید بود که توجه گیرنده را به خوبی جلب کنید و به هدف خود برسید.
همچنینمی توانید این موضوع را به صورت کوتاه در عنوان ایمیل ذکر کنید، تا بازتوانسته باشید توجه گیرنده را به طریقی به پیام خود جلب کنید.

● نکات اصلی:
برای نوشتن ایمیل های خود، در صورت لزون از نشانه ها و علائم نوشتاری استفاده کنید.
الصاقات (Attachments) حجیم را از هم جدا کنید
آیاتا به حال به فایلی برخورد داشته اید که الصاق کردن آن به ایمیل دشواربوده باشد؟ برای سهولت کار می توانید این فایل ها را کم حجم تر کنید تابارکردن آن در ایمیل وقت کمتری ببرد. حتماً در متن پیام درمورد اینالصاقات برای گیرنده توضیح دهید. با ارائه ی اطلاعات کافی درمورد آنها بهگیرنده این امکان را می دهید تا تشخیص دهد فایل مورد نظر ارزش باز کردن رادارد یا خیر.
همچنین برای پایین آوردن سایز فایل های حجیم، می توانیدآنها را zip یا فشرده کنید تا برای بارکردن آنها وقتتان هدر نرود. اما بهگیرنده یادآور شوید تا آنها را unzip کند.

● نکات اصلی:
برای ارسال فایل های حجیم بسیار محتاط باشید.
محتوای فایل های ارسالی را برای گیرنده توضیح دهید.

● ایمیل هایی کارآمد و موثر
اینروزها ایمیل زدن یکی از پرطرفدارترین و رایج ترین ابزار برقراری ارتباطگردیده است. اگر به درستی انجام شود، می تواند هم در وقت و هم در پول شماصرفه جویی کند. اما اگر نادرست استفاده شود، بر هزینه های شما اضافه هم میکند. پس با به کار گیری نکاتی که دراین مقاله آورده شد، راه و روش ایمیلزدن به طریق صحیح را یاد گرفته و تمرین کنید تا کارکردتان در محل کارافزایش یابد .