كايزن تركيبي دو كلمه اي از يك مفهوم ژاپني است كه تعريف آن تغيير به سمتبهتر شدن يا بهبود مستمر و تدريجي است. در واقع كايزن بر اين فلسفه استواراست كه براي ايجاد بهبود در سازمان ها لازم نيست به دنبال تغييرات انفجارييا ناگهاني باشيم ، بلكه هر نوع بهبود يا اصلاح به شرط آنكه پيوسته ومداوم باشد، ارتقاي بهره وري را در سازمان ها به ارمغان خواهد آورد.

در نگاه كايزني براي تحقق بهبود تدريجي و مستمر در سازمان ها بايد سه اقدام اساسي زير صورت بگيرد :

1- كليه فعاليت هايي كه هزينه زا هستند ولي ارزشي توليد نمي كنند (Muda ) بايد حذف شوند .

2- فعاليت هايي كه به شكلي در جاي ديگري به صورت موازي انجام مي شوند ( Muri ) با يكديگر تلفيق شوند.

3-آن دسته از فعاليت هايي كه براي تكميل و بهبود سطح كيفي خدمات لازمند(Mura ) به فعاليت هاي سازمان افزوده شوند. اين حركت يا نهضت 3Mu اساساقدامات كايزن عملي را تشكيل مي دهد.




مديريت و كايزن

اگربخواهيم وظايف مديران را برشمريم، به فهرست بلند بالايي از اقدامات ريز ودرشت ميرسيم كه بسياري از آنها در چارچوبهايي قابل دسته بندي است .دانشمندان علوم مديريت بر همين اساس نظرياتي را خلق كرده اند كه مهمترينكاربرد آنها، دسته بندي يا طبقه بندي اين وظايف است. يكي از اين نظرياتپذيرفته شده نظريه فايول است كه اهم وظايف مديران را اين گونه بر مي شمارد:


مديريت و كايزن

اگربخواهيم وظايف مديران را برشمريم، به فهرست بلند بالايي از اقدامات ريز ودرشت ميرسيم كه بسياري از آنها در چارچوبهايي قابل دسته بندي است .دانشمندان علوم مديريت بر همين اساس نظرياتي را خلق كرده اند كه مهمترينكاربرد آنها، دسته بندي يا طبقه بندي اين وظايف است. يكي از اين نظرياتپذيرفته شده نظريه فايول است كه اهم وظايف مديران را اين گونه بر مي شمارد:

1 - هدايت و رهبري

2 - سازماندهي

3 - برنامه ريزي

4 - نظارت و كنترل

5 - هماهنگي

گرچهنظريات ديگري نيز در اين حوزه وجود دارد ، اما نظريه فايول با توجه بهلحاظ كردن و در عين حال نقد اصولي ديدگاههاي تيلور ، تا كنون به عنوان يكياز معتبرترين اصول در علم مديريت و حوزه وظايف مديران پذيرفته شده است.چنانچه فارغ از ساير ديدگاههايي كه در اين زمينه وجود دارد، اصول فايول رابه عنوان مهمترين وظايف مديران بپذيريم، مي خواهيم از ديدگاه كايزني ايناصول را بازبيني كنيم. از نگاه كايزن وظايف مديريت به دو دسته اصلي ایجادبهبود و حفظ بهبود ایجاد شده تقسیم میشود که در اولی سهم عمده بعهدهمدبربت است و در دومی بعهده یرپرستان و سطوح پائین تر لازم به يادآوري استكه در اين جا منظور از مدير تنها جايگاه رسمي و سازماني وي مورد نظر نيستو هر فردي كه در سازمان مسئوليت انجام كاري را دارد، مدير يا به تعبيريديگر اداره كننده آن كار فرض مي شود.

مدل مديريت كايزنی

هرچه از سطوح بالاي مديريت به سطوح پايين تر سازمان مي آييم از وظايف دستهايجاد بهبود كاسته و در عوض بر وظايفي كه جنبه حفظ و نگهداري بهبود ايجاددارند، افزوده مي شود. مديران سطوح بالاتر سازمان بايد همواره بخش اعظموقت خود را صرف بهبود سازمان نمايند و امور جاري را كه جنبه نگهداري دارندبه سطوح پايين تر واگذار كنند. آيا به راستي در سازمانهاي ما اين گونه عملمي شود؟ مديري كه بيشتر وقت خود را صرف پاراف نامه بازبيني مطالبي كه قبلامي بايست توسط كارشناسان انجام شود مي گذرد، هيچ وقت فرصت آن را نخواهدداشت كه به بهبود سازمان بيانديشد.

مديريت تيلوري بر سازماندهيسلسله مراتبي و وحدت فرماندهي بيشترين تاكيد را دارد. در اين نظام مديريت،معمولا ارتباط سازماني به صورت صدور دستور از بالا و عرضه گزارش از پايينتعريف مي شود. در سازمان سطوح مديريتي عمودي و تقسيم كار افقي وجود دارد

مراحل اجراي كايزن عملي

براي اجراي بهبود بهره وري با رويكرد كايزن عملي مراحل زير پيش بيني شده است

1- ناحيه نمونه را انتخاب كنيد .

2- گروه بهبود ( تيم كايزن ) را ايجاد و سازمان دهي كنيد .

3- داده هاي آماري مورد نياز را در ناحيه نمونه با كمك اعضاي گروه گرد آوري كنيد .

4- اعضاي شركت كننده را با مفاهيم و ابزارهاي بهبود آشنا كنيد .

5- نظام آراستگي ( 5 ت ) را آغاز كنيد .

6- مودا ( اتلاف ) ها را شناسايي و فهرستي از آنها تهيه كنيد .

7- تحليل علل رويداد اتلاف را در ناحيه نمونه انجام دهيد و راه حلهايي را با استفاده از كار گروهي بدست آوريد .

8- راه حل هايي را كه عملي ترند انتخاب كنيد .

9- هر نوع تغيير فيزيكي در آرايش ناحيه نمونه را بدون فوت وقت انجام دهيد .

10- بهبود انجام گرفته را به صورت استاندارد درآوريد .

11- موفقيت حاصله را به اطلاع ساير همكارانتان برسانيد .

12- نتايج به دست آمده را ارزيابي كنيد تا در مراحل بعدي مورد استفاده قرار گيرند .

13- به سراغ مشكل بعدي برويد.

اصول بيست گانه مديريت در كايزن

1- نگوييد چرا اين كار انجام نمي شود. فكر كنيد چگونه مي توانيد آن را انجام دهيد.

2- در مورد مشكل به وجود آمده نگراني به خود راه ندهيد. همين الان براي رفع آن اقدام نماييد.

3- از وضعيت موجود راضي نباشيد. باور داشته باشيد كه هميشه راه بهتري هم وجود دارد.

4- اگر مرتكب اشتباه شديد ، بلافاصله در صدد رفع اشتباه برآييد.

5- براي تحقق هدف به دنبال كمال مطلوب نگرديد. اگر 60% از تحقق هدف اطمينان داريد دست بكار شويد.

6- براي پي بردن به ريشه مشكلات 5 بار بپرسيد چرا؟

7- گمبا محل واقعي رويداد خطاست . سعي نكنيد از دفتر كار خود مشكلات محيط را حل كنيد.

8- هميشه براي حل مشكل از داده و اطلاعات كمي و به روز استفاده كنيد.

9-براي حل مشكل بلافاصله به دنبال هزينه كردن نباشيد. بلكه از خرد خوداستفاده كنيد. اگر عقلتان به جايي نمي رسد، آن را در همكارانتان بجوييد واز خرد جمعي استفاده كنيد.

10- هيچ وقت جزئيات و نكات ريز مسئله را فراموش نكنيد. ريشه بسياري از مشكلات بزرگ همين نكات ريز است.

11- حمايت مديريت ارشد منحصر به قول و كلام نيست. مديريت بايد حضور مشهود و ملموس داشته باشد.

12- براي حل مسائل هر جا كه امكان آن وجود دارد از واگذاري اختيار به زيردستان ابا نكنيد.

13- هيچ وقت به دنبال مقصر نگرديد. هيچ گاه عجولانه قضاوت نكنيد.

14- مديريت ديداري و انتقال اطلاعات بهترين ابزار براي حل مسئله به صورت گروهي است.

15-ارتباط يك طرفه دستوري از بالا به پايين مشكلات سازمان را پيچيده ترميكند. مديريت ارشد بايد با لايه هاي پايين تر سازمان ارتباط دو جانبهداشته باشد.

16- انسانها توانايي هاي فراواني دارند. از الگوهاي چند مهارتي و غني سازي شغلي براي شكوفا شدن آنها استفاده كنيد.

17- تنها فعاليت هايي را انجام دهيد كه براي سازمان شما ارزش افزوده ايجاد مي كنند.

18- فراموش نكنيد كه 5 ت (تشخیص -ترتیب -تنظیف-تنظیم- تکلیف)، پايه و بنيان ايجاد محصولي با كيفيت است.

19- بر اساس الگوهاي كار گروهي ، مسائل محيط كارتان را حل كنيد.

20- حذف مودا ( اتلاف) فرآيندي پايان ناپذير است. هيچ وقت از اين كار خسته نشوي