راهاندازي Outlook خانوادگي

ساده ترين راه براي به اشتراك گذاشتنيك نسخه از outlook 2003 تععين كاربران مجزا در windows xp است. براي اينمنظور به control panel رفته، گزينه users را كليك كنيد و سپس كاربر جديديرا تعريف نماييد. هنگامي كه از درون يك حساب مشخص ويندوز با outlook كارمي كنيد، تنها مجموعه اطلاعات مربوط به آن حساب را مي بينيد. Outlook بهگونه اي طراحي شده كه اطلاعات خود را در فايل پوشه هاي مشخصي ( .PST ) هركاربر نگهداري مي كند. اما اگر بخواهيد بعضي از اطلاعات را كه در outlookذخيره كرده ايد با ديگران به اشتراك بگذاريد چه بايد بكنيد؟ به عنوانمثال، بسياري از خانواده ها تمايل دارند تقويمي براي فعاليت هاي دسته جمعيخود داشته باشند. در اين حالت ، شما بايد يك فايل پوشه هاي شخصي ثانويايجاد كنيد. براي اين منظور از منوي file گزينه new و سپس outlookdatafile را اتخاب كنيد. چون در حالت عادي، outlook فايل هاي اطلاعاتي خودرا در چند فولدر زير يكديگر پنهان مي كند، شايد بهتر باشد اين فولدر را درمكاني كه دسترسي به آن آسان تر باشد، مثلا” c:\outlook ايجاد كنيد و فايلهايي را كه مي خواهيد به اشتراك بگذاريد در آنجا قرار دهيد.
هنگاميكه اين فايل را ايجاد كرديد، بايد به ازاي هر نوع خاص از اطلاعات كه ميخواهيد وارد كنيد پوشه جديدي بسازيد. با كليك راست روي بالاترين پوشه درمجموعه جديد فولدر هاي شخصي خود،گزينه new folder را انتخاب كرده و اساميمورد نظر Tasks ltems ، calendar و نام هايي از اين دست را از كادر موسومfolder contains اتنخاب كنيد. در اينجا مي توانيد براي هر پوشه نام دلخواهمثلا” ( shared calender ) را براي جلوگيري از اشتباه تعريف كنيد. براياين كه همه افراد بتوانند از اين پوشه هاي جديد استفاده كنند مي بايست ازطريق حساب هاي خود وارد شده و فولدر جديد را با استفاده از choosing fileو سپس open و در نهايت outlook data file باز كنند. در اين هنگام شما دودسته پوشه در قاب navigation خواهيد ديد. با كليك روي نام هر پوشه ميتوانيد محتويات آن را ببينيد. هنگامي كه پوشه هاي اشتراكي شما بازباشند،مي توانيد از آن ها مانند ديگر پوشه هاي outlook استفاده كنيد.
ميتوانيد هر كدام از contact ها را از پوشه اشتراكي به inbox خود منتقل وپيغامي براي او ايجاد كنيد. همچنين مي توانيد پيغامي را به پوشه اشتراكيتماس ها منتقل كنيد تا آدرس ايميل فرستنده آن را به دست آوريد. البتهكماكان بايد از پوشه هاي اوليه خود براي دريافت ايميل استفاده كنيد.بنابراين هنگامي كه از پوشه هاي مشترك استفاده مي كنيد، دو دسته پوشه بازشده را خواهيد ديد. مي توانيد به outlook بگوييد اين پوشه هاي اشتراكي رابه عنوان پوشه هاي پيش فرض شما در نظر بگيرد.اما در اين حالت بايد سرويسهاي ايميل خود را به اشتراك بگذاريد. اگر از كامپيوترهاي دستي نظير (palm) استفاده مي كنيد نمي توانيد از نرم افزار موجود در دستگاه خود برايهماهنگ كردن پوشه هاي اشتراكي استفاده كنيد. اما با استفاده از نرمافزارهايي چون lntellisync يا نسخه هاي جديد pocket mirror مي توانيددستگاه خود را با پوشه هاي شخصي اضافي هماهنگ كنيد. بيشتر pocket pc هايجديد قابليت كار با همه پوشه هاي outlook را دارا مي باشند و چنانچهدستگاه شما چنين قابليتي ندارد مي توانيد از lntellisync براي اين منظوراستفاده كنيد. اما به خاطر داشته باشيد، كه اگر افراد مختلفي كامپيوتردستي خود را با آن دسته از پوشه ها كه شما ايجاد كرده ايد هماهنگ كنندمشكلات زيادي براي شما ايجاد مي شود. در اين شرايط احتمال بوجود آمدن خطا
(error) و بوجود آمدن ركوردهاي همسان افزايش مي يابد. شما مي توانيد از پوشهcontacts واقع در پوشه اشتراكي outlook ، به عنوان مرجع آدرس ها جهت ادغامنامه ها استفاده كنيد. مراحل كار دقيقا” مطابق مراحلي است كه از پوشهcontacts واقع در پوشه اوليه خود انجام مي داديد. يعني پوشه را باز كنيد .گزينه Tools را انتخاب كنيد. روي letters and mailings وسپس mail mergeكليك كرده و مراحل را دنبال كنيد. اگر بخواهيد از آدرس هاي موجود درoutlook در word استفاده كنيد، بايد word را به گونه اي تنظيم كنيد كهبتوانيد پوشه را ببينيد. براي اين منظور، با كليك راست روي پوشه contactsگزينه properties را انتخاب كنيد. دكمه outlook address book را فشاردهيد. سپس گزينه show this folder as an address book را علامت بزنيد. بااين كار، مي توانيد آدرس دلخواه را مستقيما” از پوشه اشتراكي outlook بهيك سند در word منتقل كنيد. كافيست دكمه lnsert address را زده و پوشهمورد نظر را از ليست موجود در كادر محاوره name select انتخاب كنيد.

(اگردكمه lnsert address را به خط ابزار word اضافه نكرده ايد،از منوي Tools وگزينه customize مي توانيد اين كار را انجام دهيد. به خاطر داشته باشيدطراحي outlook به گونه اي نيست كه چندين كاربر بتوانيد به طور همزمان بهفايل هاي اطلاعاتي آن را به گونه اي طرح ريزي كرد كه هر لحظه تنها يككاربر به فايل اطلاعاتي outlook دسترسي داشته باشد تا از خرابي آن جلوگيريشود.

منبع: IRITN