اگر مشغول تهیه یک گزارش کاری برای رئیس خود هستید و یا در حال نوشتناولین کتابتان، در هر دو حالت بدون شک، ده نکته زیر به شما کمک خواهد کردتا یک کار برجسته خلق کنید.

گزارش نویسی یکی از کارهای رایج دردنیای تجارت امروزی است. علی رغم اینکه اکثر افراد تمایل چندانی به نوشتنگزارشات ندارند، اما نحوه نگارش یک گزارش می تواند اعتبار شما را چه درزمینه نویسندگی و چه در زمینه کاری افزایش داده و یا برعکس به مخاطرهبیندازد.

مهم نیست که تا چه اندازه در کارتان موفق هستید، اگر بهآسانی قادر به نوشتن در مورد آن نباشید در حقیقت در زمینه مکاتبات شغلی وارزش گذاری حرفه خود ضعف دارید.

امروزه بسیاری از مدیران ازناتوانی کارمندان خود – حتی کارمندان تازه فارغ التحصیل – در نوشتن شکایتدارند. هر چند نرم افزارهای پردازش متن، به طور اتوماتیک غلط های املایی واشکالات دستور زبان را چک می کنند، اما هنوز این دو مورد از رایج ترینمشکلات نگارشی کارمندان به شمار می روند.

با رعایت ده پیشنهاد زیر بدون شک نه تنها رئیس، بلکه مدیر اجرایی ارشد را نیز تحت تاثیر خود قرار خواهید داد:

1- مخاطبان اصلی را در نظر بگیرید.
مخاطبینشما چه کسانی هستند؟ نایب رئیس شرکت؟ مدیر بخش؟ مدیر ارشد؟ یا ترکیبی ازهمه این موارد؟ شما باید نوشته خود را به گونه ای پیش ببرید که احساسراحتی در مخاطبان ایجاد نموده و توجه آنها را به نکات مورد نطرتان معطوفنماید.. اگر مخاطبان شما از چندین دپارتمان مختلف هستند، می توانید بخشهای جداگانه ای برای هر یک در نظر بگیرید و یا در حد پایین ترین سطحمعلوماتی مخاطبان، موضوع مورد بحث را تفسیر نمایید؛ درحقیقت بدین روشسهولت درک موضوع، تضمین می گردد. در چنین حالتی اگر یکی از مخاطبان نیازبه اطلاعات بیشتری داشته باشد می توانید به آسانی در اختیارش قرار دهید ویا به عنوان ضمیمه در انتهای مطلب مربوطه آن را ارائه نمایید.

2- چکیده ای از کل مطلب را در صفحه آغازین بگنجانید.
نکاتمهم و برجسته مطلب خود را تحت چندین پاراگراف و یا به صورت یک لیست، مشخصنمایید. از آنجایی که ممکن است صفحه اول، تنها صفحه ای باشد که خوانده میشود- خصوصا در مورد افرادی که محدودیت زمانی دارند و امروزه تعدادشان اندکنیست - مهمترین و تاثیرگذارترین بخش از کار شما را تشکیل می دهد. این صفحهرا چندین بار بازنویسی کنید تا به بهترین نتیجه ممکن برسید.

3- پاراگراف های کوتاه در متن به کار ببرید و تیترهای اصلی و فرعی را به منظور تاکید بیشتر مجزا کنید.
تیترهایاصلی و فرعی باید مستقیما با خلاصه مطلب در ارتباط باشند تا اگر خوانندهدر مورد یک بخش خاص تمایل به مطالعه بیشتری داشت، به آسانی مطلب مورد نظرشرا پیدا نماید.

4- جملات کوتاه به کار ببرید.
از به کارگیریجملات بلند خودداری کنید و هیچگاه کل پاراگراف را در یک جمله نگنجانید،بلکه آنرا به جملات کوتاهتر تقسیم نمایید. دنبال کردن جملات بلند علاوه بردشواری، از میزان علاقه خواننده به پی گیری ادامه مطلب می کاهد.

5- در تایپ مطلب از فونت های خوانا استفاده کنید.
برخیاز فونت ها از جمله سری Serif faces خواناتر از بقیه هستند. فونت TimesNew Roman همواره انتخاب مطمئن و مناسبی برای تایپ متون است. از به کاربردن فونت های غیر استاندارد تا حد امکان خودداری نمایید.

6- سعی نکنید با لغات، خواننده را تحت تاثیر قرار دهید.
موضوعاتپیچیده را می توان در قالب لغات ساده توضیح داد. در حقیقت این کار درکموضوع را آسان تر می کند. لغات پیچیده و اضافی نه تنها ایجاد ابهام میکنند، بلکه این امکان را بوجود می آورند که در بسیاری از موارد خوانندهمعنای لغات را نداند.

7- به خاطر داشته باشید که زبان مادری شما ممکن است زبان اول همه خوانندگان نباشد.
حتیاگر خوانندگان شما افراد تحصیل کرده باشند، ممکن است با برخی واژه ها درزبان شما آشنایی نداشته باشند. در حقیقت یکی از مزایای گزارش کتبی این استکه برای افرادی که زبان مادری متفاوتی دارند، درک آن بسیار آسان تر ازارائه شفاهی خواهد بود، به علاوه در این حالت خواننده فرصت بیشتری برایبررسی معنی مورد نظر شما در اختیار دارد.

8- از به کار گیری اصطلاحات و حروف اختصاری تا حد امکان پرهیز کنید.
حتیاگر شما و رئیس تان معنای حروف اختصاری خاصی را می دانید، بقیه خوانندگانرا نیز در نظر بگیرید. به کار گیری این قبیل کلمات گزارش شما را پیچیده وغیرقابل فهم می کند. هر چه مخاطبان شما گسترده تر باشند، بهتر است از لغاتاستاندارد موجود در فرهنگ لغت استفاده نمایید زیرا ممکن است خوانندگان بااصطلاحات مختصر نویسی آشنایی نداشته باشند. اگر ناچار به استفاده از حروفاختصاری هستید، یک بار به طور کامل کلمه مربوطه را بنویسید و پس از آنبرای اشاره به آن کلمه حروف اختصاری به کار ببرید. به عنوان مثال سازمانسلامتی جهانی (World Health Organization) را به صورت (WHO) استفادهنمایید.

9- غلط های املایی و دستور زبان را چک کنید.
فراموشنکنید که نرم افزارها ممکن است در این مورد اشتباه کرده و یا ازبرخی غلطها به دلیل عدم درک مفهوم لغات ، چشم پوشی نمایند. اگر به غلط گیری نرمافزاری که مورد استفاده تان است اطمینان کامل ندارید، هنگام نوشتن گزارشیک فرهنگ لغت و یک مرجع گرامری در دست داشته باشید.

10 – پس از اتمام، گزارش را کلمه به کلمه بازخوانی نمایید.
پساز اینکه خودتان چندین بار گزارش را بازخوانی نمودید، از شخص یا اشخاصدیگر نیز درخواست نمایید آن را مطالعه کنند. هر چه تعداد افرادی که متنشما را چک می کنند بیشتر باشد، امکان یافتن اشتباهات بیشتر است. از اینافراد بخواهید که نوشته شما را نقد کنند و آن را از لحاظ قابل درک و کاملبودن مورد ارزیابی قرار دهند. به خاطر داشته باشید که حتی نویسندگان حرفهای نیز قبل از چاپ، کارهایشان را مرور می کنند.

از این پس نکات فوقرا در نوشتن گزارش در نظر داشته باشید، به طور قطع، نه تنها موفق می شوید،بلکه یک سر و گردن از همکارانتان بالاتر خواهید بود.