نمایش نتایج: از شماره 1 تا 2 , از مجموع 2

موضوع: مدیریت زمان

  1. #1
    کاربرسایت mina آواتار ها
    تاریخ عضویت
    ۸۶-۰۸-۱۸
    نوشته ها
    1,895
    سپاس ها
    0
    سپاس شده 0 در 0 پست

    مدیریت زمان

    - مقدمه
    راههاي مختلفي براي بيان درك ما از زمان وجود دارد. برايقرنها مردم از حركت ماه، ساعت آفتابي، اذان، زنگ كليسا براي تنظيمبرنامه زماني روزانه خود استفاده كردند تا اينكه در قرن دوازدهم راهبانكاتوليك ساعتهايي را براي تنظيم فعاليتهاي خود ساختند.

    در طولتاريخ تمدنها به زمان و ابعاد آن توجه داشتهاند و اين توجه در اين دوراننيز وجود دارد و عباراتي مانند «وقت طلاست» گوياي اين توجه است. جوامعامروزي جوامعي هستند كه در آنها تعداد ساعات كافي در طول روز وجود ندارد.فناوريهاي نو محيطي فراهم آوردهاند كه تقريباً در مدت زمان كم ميتوانبه خيلي از اطلاعات دسترسي پيدا كرد و خيلي كارها را سريعتر و آسانترانجام داد اما تمايل به سريعتر انجام دادن كارها و بيشتر كار انجام دادنروز به روز بيشتر ميشود.

    اين رويكرد كه همواره با بشر همراهبوده است اين احساس را براي او به وجود آورده است كه از زمان عقبميماند و نميتواند از آن به صورت مؤثر بهره گيرد. تاريخ به ما ميگويدكه مديريت ضعيف زمان يك مسئله قديمي است، مسئلهاي است كه فناوري آن را بهوجود نياورده است و آن را نميتواند حل كند. در شرايطي كه ابزار بيشتريبراي مديريت زمان در اختيار داريم و فرايندهاي اداري، كمتر درپيچ و تابتشريفات اداري و كاغذ بازي گم ميشوند، مديريت ضعيف زمان را كمتر ميتوانمخفي كرد. مديريت زمان موضوعي است كه همه ما، چه در زندگي شخصي و چه درزندگي حرفهاي، نياز داريم با آن روبرو شويم تا در زندگي موفق شويم.

    درادامه در مورد وجوه مختلف مديريت زمان صحبت ميكنيم. ابتدا نگاهي به اصولعمومي مديريت زمان خواهيم داشت. توجه به اين اصول كمك ميكند كه درك بهترياز مفهوم مديريت زمان داشته باشيم و پيشنهادهايي ارائه ميكند كهميتوانيد آنها را در حوزههاي مديريت زمان در زندگي خود به كار بريد. پساز ارائه رهنمودهاي عمومي، به حوزههاي مديريت زمان به صورت دقيقترخواهيم پرداخت. ابتدا راجع به مديريت زمان در زندگي شخصي ميپردازيم و سپسمديريت زمان را در حوزه كسب و كار مدنظر قرار ميدهيم.

    2- اصول عمومي مديريت زمان
    مديريتزمان مجموعهاي از مهارتهاست كه شما را در استفاده مؤثر از زمان كمكميكنند. رهنمودهاي عمومي وجود دارند كه ميتوانند براي مديريت زمان درحوزههاي متفاوت مانند خانه، مدرسه و كار استفاده شوند. در اين بخش، برخياز اين رهنمودها را شرح ميدهيم. ابتدا دلايل استفاده نكردن مردم ازمديريت زمان و مزاياي حاصل از مديريت زمان را مورد بررسي قرار ميدهيم.

    احتمالاًروشنترين دليل عدم استفاده از مديريت زمان اين است كه مردم نميدانندمديريت زمان چيست. دليل دوم سستي و تنبلي است؛ بعضي از مردم فاقد هدف وانگيزش لازم براي برنامهريزي مؤثر هستند. گروه سومي كه از مديريت زماناستفاده نميكنند آنهايي هستند كه دوست دارند تحت فشار و تنگي وقت (دقيقهنود) و شرايط بحران كار كنند.

    ممكن است در شرايطي استفاده نكردن ازمديريت زمان توجيهپذير باشد اما مزاياي استفاده موفق از مديريت زمان هرگونه دليل يا توجيه را رد مي كند. مديريت زمان كمك ميكند كه تعيين كنيدكدام يك از كارهايي كه انجام ميدهيد مهمترين هستند. اين عمل به شما اينامكان را ميدهد به برخي فعاليتها اولويت زيادي دهيد و برخي از فعاليتهارا حذف كنيد. همچنين مديريت زمان به شما كمك ميكند كه از طريق حذفمزاحمتها و فعاليتهاي غيرضروري، مدت زماني كه واقعاً كار ميكنيد راافزايش دهيد. يكي از وجوه رضايت بخش مديريت زمان كاهش استرس در زندگي است.كاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحي و جسمي ميشود.

    2-1- چگونه وقت خود را ميگذرانيد؟
    وقتيتصميم گرفتيد كه از استراتژيهاي مديريت زمان استفاده كنيد، از همان زمانبايد شروع كنيد. اولين قدم تحليل و بررسي روشي است كه در حال حاضر از وقتخود استفاده ميكنيد. اين كار نبايد از طريق حافظه انجام شود. ممكن استشما اكثريت زمانهاي بيكاري خود را به ياد نياوريد يا قادر نباشيد زمانهاييرا كه صرف مكالمات طولاني ميكنيد دقيقاً بياد آوريد. براي ثبت نحوهگذراندن وقت ميتوانيد از يك دفتر يادداشت، دفتر گزارش فعاليت يا يك دفتربرنامهريزي با بخشهاي تفكيك شده به ساعت براي رديابي فعاليتها استفادهكنيد. نه تنها آنچه كه در طول روز انجام ميدهيد بلكه احساس خود (خسته،پرانرژي، عصباني، بيحال و ...) را ثبت كنيد. هر وقت كه فعاليت خود راتغيير ميدهيد، نوع فعاليت و زمان شروع آن را ثبت كنيد.

    پس از ثبتفعاليتها براي چندين روز، يادداشتها آماده براي تحليل هستند. خيلي ازفعاليتهاي ثبت شده در گزارش به صورت بارز ديده ميشوند چرا كه وقت زياديصرف آنها شده است. ديگر حوزه مهم در يادداشتها، فعاليتهاي غيرضروري استكه در طول روز انجام دادهايد. وقتي اين فعاليتها به صورت جداگانه ديدهشوند خيلي زمانبر نيستند اما وقتي دستهبندي شوند، زمان كل آنها ممكن استقابل ملاحظه باشد. تحليل فعاليتهايتان كه در گزارش ثبت شدهاند در قدمبعدي، يعني اولويتبندي فعاليتها، به شما كمك خواهد كرد.

    2-2- اولويتبندي فعاليتها
    اولويتبندييكي از مهمترين قدمهاي مديريت زمان است. اين عمل كمك ميكند كه مواردزمانبر كه نه اوقات خوشي را ترتيب ميدهند و نه كمك ميكنند كه به اهدافخود دست يابيد را حذف كنيد. اين مرحله بيشترين تغيير در جهت افزايش زمانرا به دنبال دارد. با تصميم گيري در خصوص فعاليتهايي كه بايد انجام دهيدو فعاليتهايي را كه بايد حذف كنيد اولويتبندي را آغاز كنيد.

    برايتصميمگيري در خصوص فعاليتهايي كه بايد انجام دهيد، فعاليتهايي را تعيينكنيد كه از آنها لذت ميبريد و آنها را خوب انجام ميدهيد. خيلي مهم استكه هم از نظر حرفهاي و هم از نظر شخصي از كاري كه انجام ميدهيد لذتببريد. در گزارش خود كارهايي كه از آنها لذت ميبريد و كارهايي كه برايشما خوشايند نيستند را مشخص كنيد. اكثريت روز شما بايد صرف كارهايي شود كهاز انجام آنها لذت ميبريد.

    در حالي كه مهم است از انجام يك كارلذت ببريد، نيز مهم است كه آن را خوب انجام دهيد. در تعيين اينكه چهكارهايي را انجام دهيد و چه كارهايي را تفويض كنيد، شناخت نقاط قوت و ضعفشما حياتي است. تلاش نكنيد مسئوليتهايي بيش از آنچه ميتوانيد به صورتمعقول انجام دهيد را به عهده گيريد. بعد از تعيين كارهايي كه از آنها لذتميبريد و آنها را خوب انجام ميدهيد، شما آماده هستيد كه فعاليتهايغيرضروري در زندگي خود را دور بريزيد. تمام منابع موجود خود را پيدا كنيدو فعاليتهايي را كه بيش از توان خود ميدانيد تفويض كنيد. بعد از اينكهفهرست كارهاي روزانه را به ميزان قابل قبولي از مسئوليتها كاهش داديد،زمان برنامهريزي فرا ميرسد.

    2-3- برنامهريزي
    برنامهريزي درزندگي شخصي و حرفهاي متفاوت از هم انجام ميشوند. در برنامهريزي شخصي،برنامهريزي از طريق هدفگذاري و ترسيم مسير دستيابي به اهداف انجامميشود. در برنامهريزي حرفهاي، برنامهريزي پروژهمحور است.برنامهريزي پروژه بايد از طريق نرمافزارهاي برنامهريزي رسمي انجام شود.

    روشبرنامهريزي مناسب خود را انتخاب كنيد. از هر روش مانند انتخاب اهداف،برنامهريزي رسمي يا غير رسمي كه استفاده كنيد چند نكته مهم را بايد بهخاطر بسپاريد. ابتدا انتظارات خود را برآورد كنيد. به ياد داشته باشيدتعداد ساعات محدودي در يك روز وجود دارد. سعي نكنيد به نتايجي ماورأقابليتهاي خود دست يابيد.

    دوم، مدت زماني را صرف خود كنيد. براياينكه به حداكثر عملكرد دست يابيد به زمان خواب و استراحت كافي نيازداريد. اقدام به اين عمل سختتر از تصميم گرفتن براي انجام آن است. هنگامبرنامهريزي شما ميپنداريد كه به هيچ استراحتي نياز نداريد يا ميتوانيدفقط چهار ساعت در روز بخوابيد. كار مداوم بدون استراحت سطح استرس راافزايش داده و سطح عملكرد را كاهش ميدهد.

    2-4- نكات سودمند براي بهبود كيفيت وقت
    2-4-1- از مزاحمتها جلوگيري كنيد.
    هموارهپذيراي بازديدكنندگان نباشيد. بازديدكنندگان ميتوانند موجب به همريختگيشوند كه در نهايت منجر به كاهش بهرهوري ميشود. با بستن در اتاق يا حذفارتباط بصري ميتوانيد به بازديدكننده بفهمانيد كه شما مشغول هستيد. هرروشي كه به كار ميبريد به خاطر بسپاريد كه نبايد هر بازديدي را بپذيريد.

    راهديگر براي كاهش مزاحمتها جواب ندادن به تلفن است. تماسهاي تلفنيميتوانند خيلي وقتگير باشند. تماسهاي تلفني قطار افكار را از حركتبازميدارند. تماسهاي تلفني ممكن است شما را متعهد به انجام كارهاييكنند كه آمادگي آنها را نداريد. از خاموش كردن زنگ تلفن نترسيد. وقتيكارتان تمام شد پيغامهاي دريافتي را چك كنيد.

    2-4-2- كنترل كنيد
    كارهاييرا كه نياز داريد انجام دهيد ميدانيد. اين كار را در فهرست كارها يادداشتكنيد. كارهاي فهرست را اولويتبندي كنيد. با انجام اين عمل، شماميتوانيد روز خود را كنترل كنيد. شما ابزاري داريد كه ميتوانيد ازكارهاي غيرضروري جلوگيري كنيد يا كارهاي جديد را اولويتبندي كنيد. پيروياز اين رهنمودها اين تضمين را به دنبال دارد كه شما ابتدا مهمترينفعاليتها را انجام ميدهيد. همچنين شما ميدانيد كه چه فعاليتهايي راانجام ندادهايد و ميتوانيد آنها را به فهرست كارهاي فردا اضافه كنيد.

    2-4-3- بر بهرهور بودن تأكيد كنيد نه مشغول بودن
    تمركزبر بهرهوري كيفيت كار و عملكرد را افزايش ميدهد. تهيه يك فهرستاولويتبندي شده از كارها به شما كمك ميكند كه بهرهور باشيد. تمركز برانجام مهمترين كارها در ابتدا، به شما كمك ميكند كه كار بيشتري انجامدهيد و آنها را سر وقت انجام دهيد.

    2-4-4- سرعت خود را تنظيم كنيد
    مهماست كه خود را براي ميزان ساعاتي كه كار ميكنيد تنظيم كنيد. از خودبپرسيد كه با سرعتي كه كار ميكنيد ميتوانيد ادامه دهيد. خود را با تعدادساعات زياد كار خسته نكنيد. مديريت مؤثر زمان بايد اين امكان را فراهمآورد كه بتوانيد كارهاي مورد نياز را انجام دهيد بدون اينكه نياز باشدتعداد ساعات زيادي را در دوره زماني بزرگتر مشغول باشيد.

    3- مديريت زمان شخصي
    مديريتزمان شخصي بخش قابل ملاحظهاي از زمان روزانه را صرف ميكند. مهارتهايمديريت زمان شخصي در عمل داراي اشكالاتي هستند. اولويتبندي اهداف شخصيميتواند خيلي مشكل باشد زيرا بايد نسبت به فعاليتهاي اولويتدار، دردسته دوم از اهميت قرار گيرند. اين بخش به شما كمك ميكند كه اهداف شخصيخود را اولويتبندي كنيد بطوري كه در برنامه شما قرار گيرند. شما روش «فقطبگو نه» را ياد ميگيريد كه به شما در سبك كردن زمانبندي كمك ميكند. اينبخش همچنين چگونگي ايجاد وقت براي فرزندان و ديگر افراد مهم براي شما رامورد بررسي قرار ميدهد.

    3-1- فقط بگو «نه»
    در زندگي شخصي خودمعمولاً با گفتن كلمه «نه» مشكل داريم. اين موضوع موجب بيشتر تناقضات دروقت ما ميشود. به خاطر اكراه طبيعي در گفتن نه، اغلب احساس تعهد نسبت بهدوستان و خانواده خود داريم. آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نهگفتن در تشخيص اهميت اولويتهاي شخصي ضروري است.

    چندين روش براي نهگفتن به صورت غيرمستقيم وجود دارد بطوري كه دوستان و خانواده خود رانرنجانيد. يك ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرايطي كه با اولويتموجود وي تناقض دارند خلاصي يابد. اما عذر و بهانه هميشه ضروري نيست.اشكالي ندارد كه با افراد رو راست بود و واقعيت را گفت. به افرادي كهتقاضاي اختصاص وقت را از شما دارند بگوييد كه شما مسئوليتهايي به عهدهداريد كه امكان برآوردن تقاضاي آنها را فراهم نميآورد. شما متعجب خواهيدشد كه ميبينيد كه به چه سادگي روش مستقيم پذيرفته ميشود.

    3-2- اهداف شخصي
    3-2-1- هدفگذاري كنيد
    وقتيبتوانيد به صورت مؤثرتر «نه» بگوييد، وقت بيشتري براي تخصيص در دستيابيبه اهداف شخصي خود داريد. اهداف، حوزه خيلي مهمي از مديريت زمان شخصيهستند. اهداف به ما كمك ميكنند كه از طريق ايجاد كار براي ما و اجازهتمركز بر تلاشهايمان، زندگي خود را سازماندهي كنيم. هنگام هدفگذاري خيليمهم است آنها را واقعي و قابل دستيابي تعريف كنيم. با تنظيم اهداف ازپيش، به خود اجازه ميدهيد كه يك مسير استراتژيك به سمت دستيابي به اهدافرا برنامهريزي كنيد.

    اهدافي تعريف كنيد كه به سادگي قابل دستيابيباشند. وقتي به اهداف تعريف شده رسيديد، براي هدفي كه مشكلتر است اقدامكنيد. اين فرايند را ادامه دهيد تا اينجا كه احساس كنيد كه اهداف شما نهآسان و نه دور از دسترس هستند. اين فرايند كند است اما به شما كمك ميكندكه ياد بگيريد چگونه به صورت موفقيتآميز به اهداف خود دست يابيد. نبايدانتظار داشته باشيد كه تمام انتظاراتتان يك شبه برآورده شوند چرا كه يكفرايند تدريجي است.

    3-2-2- اهداف خود را اولويتبندي كنيد
    وقتياهداف خود را تنظيم كرديد، بايد آنها را اولويتبندي كنيد. وقت گذاشتن واولويتبندي اهداف در مديريت زمان شخصي مؤثر حياتي است. خيلي از ما از اينمرحله ميپريم اگر چه دوباره مجبور ميشويم كه برگرديم.

    اهداف رابه صورت روشن تعريف كنيد و مشخص كنيد كه آنها چه هستند و چه اهميتي دارند.اهدافي كه اهميت كم دارند ميتوانند به تعويق بيافتند. اجازه دهيد اقلاميكه به توجه بيشتر نياز دارند ابتدا انجام شوند. شما ميتوانيد يك فهرست ازكارهايي كه بايد انجام دهيد تهيه كنيد و به هر يك از اقلام به نسبت اهميتعددي اختصاص دهيد يا اينكه فهرستي از اهداف اولويتبندي شده تهيه كنيد.پيتر دراكر ميگويد كه «انجام دادن كارهاي درست مهمتر از انجام درستكارهاست».

    اقتصاددان ايتاليايي، ويلفردو پارتو، قانوني دراولويتبندي دارد. قانون پارتو ميگويد كه تقريباً 80 درصد نتيجه مورد نظراز بيست درصد تلاشهايي حاصل ميشود كه انجام ميدهيم. براي اينكه كارهايخود را به صورت مؤثر اولويتبندي كنيد، بايد بيست درصد مهم را جدا كنيد.وقتي كارهاي مهم تعيين شدند شما ميتوانيد بر اقداماتي تمركز كنيد كهبيشترين نتيجه مورد نظر را حاصل ميكنند. هنگام تحليل چگونگي گذراندناوقات خود (بخش 2-1) متوجه خواهيد شد كه خيلي از اوقات شما صرف كارهايكوچك و ناچيز ميشود. به همين دليل توان شما صرف حوزههاي اصلي و حياتي كهنيازمند تلاش بيشتر هستند نميشود. قانون پارتو را براي اولويتبندي بهكار بريد و خواهيد ديد كه زمان و اهداف تحقق يافته شما بيشتر خواهند شد.

    3-3- تعلل
    وقتيزمان مناسب صرف هدفگذاري و اولويتبندي كرديد، ميتوانيد كارهاي مورد نيازهر روز را تعيين كنيد. اگر كارها را در زمان موعد آنها انجام ندهيد غيرمؤثر عمل كردهايد. تعلل چيزي است كه اكثر ما با آن درگير هستيم. اغلبنميتوانيم به كل نتيجه مورد نظر دست يابيم زيرا به خاطر تعلل استرس به ماچيره ميشود.

    با تعداد زيادي از كارهاي انباشته شده بر روي هم، سختاست كه در انجام كارها تعلل نكنيم؛ خصوصاً براي كارهاي بزرگتر كه به زمانبيشتر از آنچه كه شما داريد نياز دارند.

    وقتي با كار بزرگي روبروميشويد آن را به بخشهاي كوچكتر تقسيم كنيد. تقسيم كار به كارهاي كوچكتراين امكان را فراهم ميآورد كه اجزاء كوچكتر را بدون اضطراب انجام دهيم.بزودي در خواهيد يافت كه با انجام كارهاي تقسيم شده، كل كار بزرگ انجامشده است.

    3-4- مزاحمت كمالگرايي
    وقتي هدفگذاري و اولويتبنديكرديد، بايد از چندين مسئله فرعي كه بروز ميكنند جلوگيري كنيد. يكي ازاين مسائل تمايل شخص به كمالگرا بودن است. اين نوع رويكرد ميتواند تأثيرزيادي بر مديريت زمان شخصي داشته باشد. توجه غير ضروري به جزئيات باعثميشود كه ديگر كارها را به تأخير بياندازيد. ناتواني در پاداش دادن بهخودمان براي كارهايي كه انجام دادهايم مسئله ديگري است كه با آن روبروهستيم. وقتي كاري را انجام داديد، شما بايد به خود پاداش دهيد. پاداش دادنبه خود راهي براي ايجاد تعادل بين كار و تفريح است. اگر بتوانيم يادبگيريم كه بين كار و تفريح تعادلي برقرار كنيم زندگي سالمتر و شادتريخواهيم داشت.

    3-5- وقت گذاشتن براي همسر
    زندگي شخصي شامل چندينحوزه متفاوت است كه بايد در نظر بگيريم. يكي از اين حوزهها وقتي است كهبا همسر خود ميگذرانيم. اين وجهي حياتي از مديريت زمان شخصي ماست زيراخيلي از احساسات ما آن را ديكته ميكنند. افرادي كه وقت كافي برايهمسرانشان تخصيص نميدهند به خاطر دلايلي روابط خود را پرتنش درمييابندكه ميشد از آنها جلوگيري كرد. اغلب همسر خود را در انتهاي فهرست اولويتقرار ميدهيم زيرا عادت كردهايم فرض كنيم كه به دليل برنامه فشرده كاري،همسر ما عذر ما را ميپذيرد.

    چندين روش براي افزايش مدت زمان بودنبا همسر وجود دارد. اگر مدت زمان كافي با همسرتان نيستيد زمانهايي را برايتنها بودن با وي تخصيص دهيد و با هم براي تماشاي فيلم يا صرف شام بيرونبرويد. روش ديگر رفتن به خريد با يكديگر است.

    3-6- كارهاي مربوط به خانه
    هرخانه تعداد زيادي كارهاي متفاوت دارد كه بايد انجام شوند. اين مسئوليتهاميتوانند بار زيادي بر ما وارد كنند اگر برنامهريزي نشوند. با تعدادبسياري از اولويتها در زندگي پيچيده امروزي، بيشتر مردم نميتوانند وقتاضافه براي انجام كارهاي خانه پيدا كنند. از آنجايي كه خود نميتوانيد همهاين كارها را انجام دهيد، اگر امكان داشته باشد آنها را به فرزندانتانتفويض كنيد.

    3-7- وقت گذاشتن براي فرزندان
    همه قبول دارند كهقراردادن فرزندان در اولويتهاي بالا هميشه ساده نيست. فرزندان وقت قابلملاحظهاي از شما ميگيرند و لازم است كه ديگر اولويتها را همراه با اينموضوع برنامهريزي كنيد.

    ميتوانيم وقت خود را با فرزندان بگذرانيمدر حاليكه به اتفاق آنها كارهاي خانه را انجام ميدهيم. بچهها از مسئوليتلذت ميبرند و قادرند كه برخي كارهاي خانه را انجام دهند. خيلي ازمسئوليتهاي داخل و خارج از خانه وجود دارد كه شما به عنوان يك خانوادهميتوانيد آنها را با هم انجام دهيد در حالي كه با هم هستيد. انجام برخياز كارهاي خانه توسط فرزندان، استرس شما را كاهش ميدهد. تفويض مسئوليت بهفرزندان در سنين كودكي براي آنها سودمند است و مهارتهاي مديريتي آنها رابراي سالهاي بعد افزايش ميدهد.

    نقش شما به عنوان يكي از والدينفرزندان، فشار روحي و جسمي در مراقبت از آنها را به دنبال دارد. شما بايدبه اتفاق فرزندان به گونهاي برنامهريزي كنيد كه اين زمانها به حداقلبرسند. شما ميتوانيد به فرزندان خود توضيح دهيد كه بايد كارها وبرنامههايي را انجام دهيد و انجام ندادن آنها باعث ميشود كه به اهدافخود نرسيد. فرزندان خيلي اهميت دارند ولي بايد به حجم ديگر كارها ومسئوليتها توجه داشته باشيد.

    3-8- مديريت ميز كار
    آخرين ومهمترين وجه مديريت زمان شخصي كه مورد بحث قرار ميگيرد مديريت امور دفتريشخصي است. ميز كار مهمترين چيزي است كه همواره بايد روزآمد نگاه داشتهشود. براي موفق بودن، اين موضوع بايد جزو اولويتهاي بالاي شما قرار گيرد.بدين منظور ابتدا بايد ميز خود را سازماندهي كنيد. با داشتن يك ميز مرتب وتميز شما ميتوانيد بهتر كارهاي انجام نشده خود را پيدا كنيد. وقتيكاغذهاي شما مرتب شده باشند ميتوانيد كارهاي مربوط به آنها را به بخشهايكوچكتر تقسيم كرده و جداگانه هريك را انجام دهيد.

    روشي كه اتاق كارخود را براساس نيازها ترتيب ميدهيد كليد خبره شدن در انجام كارهايتاناست. حتي اگر نيازهاي شما در پايينترين حد لازم باشند، اقلام خاصي وجوددارند كه به موفقيت شما كمك ميكنند. اول بايد بدانيد كه به چه مقدار فضابراي بايگاني و ذخيره احتياج داريد. نبايد اسناد و مدارك را روي هم بر رويميز انباشته كنيد چرا كه باعث ميشود نتوانيد به كارهاي مالي و دفتري خوددر زمان لازم بپردازيد. از ميزهاي داراي چند كشو و فايلهاي بايگانيميتوانيد استفاده كنيد.

    متخصصين اعتقاد دارند كه بايد از يك صندليمناسب استفاده كرد. نوع صندلي انتخابي بايد بگونهاي باشد كه به شكل مناسبدرآن جاي گيريد. يك صندلي خوب طراحي شده بايد قابليت تنظيم داشته باشدبگونهاي كه با اندام شما تطابق يابد و اين امكان را فراهم آورد كه هنگامكار كردن موقعيت راحتي داشته باشيد. پس از تنظيم، بايد پشت شما را نگهدارد و فشار وارده بر شانهها، گردن و دستها را كاهش دهد. مطمئناً در اينشرايط شما بهتر ميتوانيد بر كار خود تمركز كنيد.

    بيشتر ما بهميزان روشنايي اطراف خود توجه نميكنيم. روشنايي مناسب، كارايي را بالاميبرد. سطح متفاوتي از روشنايي براي كارهاي متفاوت لازم است. هنگامخواندن مدارك و نامهها نور بايد به قدر كافي باشد تا به چشمان خود فشاروارد نكنيد. اما هنگام كار با كامپيوتر نور بايد به قدري باشد كهانعكاسها و درخشندگيها به حداقل برسند.

    ابزار غير فني زيادي وجوددارند كه ميتوانيد در زندگي شخصي از آنها استفاده كنيد. از يك تقويمديواري با جدولبندي درشت استفاده كنيد. بدين شكل ميتوانيد كل روزهاي ماهرا ببينيد. حتماً دفترچه تلفن داشته باشيد. از نرمافزارهاي كامپيوتري نيزميتوانيد استفاده كنيد.

    4- مديريت زمان و كسب وكار
    محيط كسب وكار امروز را ميتوان با رقابت شديد و سخت آن توصيف كرد. در هر ثانيه ازروز اختراعات جديدي صورت ميپذيرد و روشهاي سنتي، طول عمر كوتاهتري پيداميكنند. خبر تازه امروز، يك خبر قديمي در فردا محسوب ميشود و كساني كهبا تغييرات پيش نروند عقب خواهند ماند. شما بايد از تمام منابع موجود خوداستفاده كنيد تا با زمان پيش رويد.

    بزرگترين مانع موفقيت در اينبازار، زمان است. با ساعات نامحدود روزانه ميتوانستيم سرعت كار را بهاندازه رضايتبخش پايين بياوريم. متأسفانه زمان چيزي است كه بشر نميتواندآن را كنترل كند. به خاطر اين شرايط غيرقابل كنترل، بايد با زمان كاركنيم. درك محدوديتهاي حاصل از زمان و منافع مديريت زمان كمك ميكند بازمان كار كنيم نه اينكه در مقابل آن قرار گيريم.

    روشي كه شما زمانخود را استفاده ميكنيد تعيينكننده موفقيت شماست. با اين حال، فلسفهمديريت زمان از فردي به فرد ديگر متفاوت است و مديريت زمان براي شما بايدبگونهاي باشد كه با كار شما مطابقت داشته باشد. در اين بخش رهنمودهاييارائه ميكنيم كه به شما در شروع سفر در مديريت مؤثر زمان كمك خواهند كرد.اين رهنمودها را به دقت بخوانيد و آنها را بگونهاي تطبيق دهيد كه نيازشما را برآورده كنند.

    4-1- مديريت زمان در كار
    رهنمودهاي كلي كهقبلاً گفته شد ميتوانند در محل كار شما به كار روند. اين رهنمودها موارديشامل تحليل روش گذراندن وقت، اولويتبندي فعاليتها و برنامهريزي است.

    4-2- كار درست را در زمان درست انجام دهيد
    حتيبا مديريت مؤثر زمان هم در خواهيد يافت كه هميشه نميتوان هر كاري را سروقت انجام داد. اما كارهايي وجود دارند كه بايد سر وقت انجام شوند وكارهايي نيز هستند كه ميتوان به تأخير انداخت. بر اساس رهنمودهاي عموميمديريت زمان، يك فهرست اولويتبندي شده از كارها بايد تهيه كنيد. در سراسرروز كارهايي از فهرست را انجام دهيد كه بيشترين اولويت را دارند. اين كارخيلي ساده است و به يك متدولوژي خاص نياز ندارد در حالي كه خيلي از ما كاردرست را در زمان درست انجام نميدهيم. انجام كارها براساس اولويت كمكميكند كه كارها را خوب مديريت كنيد.

    4-3- قبل از ترك دفتر فهرست كارهاي فردا را مرور كنيد
    فهرستكار را بررسي كنيد و كارهاي انجام نشده را تعيين كنيد. كارهاي انجام شدهرا پاك كنيد و كارهاي انجام نشده را اولويتبندي كنيد. هنگام اولويتبنديموضوعات اصلي، كارهايي كه قرار است فردا انجام دهيد را مرور كنيد. برايمثال، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز ميكنيد مستندات تعريف آن فاز رامطالعه كنيد. اين كار باعث ميشود اقداماتي را كه براي فاز دوم بايد انجامدهيد بياد آوريد. اگر با چند نفر كار ميكنيد، با آنها در مورد كار فرداصحبت كنيد و مطمئن شويد كه هريك ميدانند فردا چه كاري بايد انجام دهند.

    4-4- ساعات اوج كاري خود را پيدا كنيد
    بااستفاده از رهنمودهاي ارائه شده در بخش 2، تعيين كنيد كه در ساعات مختلفروز چه احساسي داريد. اين تمام تحقيقي است كه نياز داريد تا بتوانيد ساعاتاوج كاري خود را پيدا كنيد. ساعاتي كه بيشترين انرژي را داشتهايد، انگيزشبالا داشتهايد و تماماً متمركز به كارتان بودهايد را بشماريد. اين ساعاتزماني هستند كه در آن بايد مشكلترين كارهايتان را انجام دهيد. از مزايايساعت اوج كاري استفاده كنيد.

    4-5- از جلسات حداكثر استفاده را ببريد
    برايبرگزاري جلسه چهار نكته را بايد در نظر بگيريد. اولين نكته اين است كهجلسه را هنگامي برگزار كنيد موضوع آن اتفاق افتاده باشد. جلسات دورهاياغلب نياز نيست اما اگر اين زمان را تخصيص دهيد با بحثهاي مختلف پرميشود. بنابراين جلسات را براساس نياز تشكيل دهيد نه براساس قاعده. دومينرهنمود براي تشكيل جلسه تنظيم دستور جلسه است. دستور جلسه بايد هدف جلسه وحوزه بحث را نشان دهد. حوزههاي بحث بايد اولويتبندي شوند. جلساتساختيافته افراد را بر موضوع مورد بررسي متمركز ميكنند. اين كار منجر بهجلسات كوتاهتر و پربارتر ميشود. توزيع دستور جلسه در زمان مناسبي پيش ازتشكيل جلسه، به افراد اين امكان را ميدهد كه خود را براي جلسه آمادهكنند. اين اقدامات باعث ميشود كه جلسات شما مؤثرتر و آموزندهتر شوند.

    سومينرهنمود براي تشكيل جلسات تنظيم دقيق زمان جلسه است. ساعت تشكيل جلسه تأثيرزيادي بر خروجي جلسه خواهد داشت. براي مثال، اگر شما ميدانيد كه افراديدر جلسه هستند كه تمايل دارند جلسه را بيش از زمان در نظر گرفته شده ادامهدهند، زمان جلسه را براي پيش از نهار يا براي ساعت پاياني روز تنظيم كنيد.اين باعث ميشود افراد انگيزه بيشتري براي تمركز و توجه داشته باشند. نكتهچهارم اين است كه جلسات را در ساعات غيرمعمول برگزار كنيد اگر با تأخير وكندي روبرو ميشويد.

    4-6- به صورت مؤثر تفويض كنيد
    تفويض زمانبيشتري ايجاد ميكند. اما اين كار هميشه به سادگي قابل انجام نيست. درحقيقت خيلي از افراد با تفويض كارها مشكل دارند. اين به چند دليل رخميدهد. گاهي اوقات توضيح انجام يك كار به فرد ديگر بيش از انجام كار توسطخود طول ميكشد. اما اگر آيندهنگر باشيد متوجه ميشويد كه اگر يك وقتاضافي صرف كنيد ميتوانيد در آينده نيز كار مورد نظر را تفويض كنيد. دليلديگر عدم تفويض كمالگرايي است. وقتي تفويض ميكنيد به افراد اجازهميدهيد كه اشتباه كنند. اگر شما تحمل تصحيح اشتباهات را داشته باشيدآنگاه افراد بيشتري ياد ميگيرند كه كار مورد تفويض را به صورت مناسبانجام دهند. دليل آخر عدم تفويض ترس از كاهش قدرت است. اين وجه از تفويضچيزي است كه همه ما با آن روبرو خواهيم بود. به چيزي كه از تفويض بدستميآوريد فكر كنيد نه به چيزي كه از دست ميدهيد.

    وقتي توانستيد برترسهاي خود از تفويض كردن غلبه كنيد بايد ياد بگيريد كه چگونه به صورتاثربخش تفويض كنيد. ابتدا تعيين كنيد كه چه چيزي بايد تفويض شود. به فهرستاولويتبندي شده كارها نگاه كنيد. اين فهرست در تعيين كارهاي نيازمندتفويض كمك ميكند. سپس افراد توانا و مشتاق انجام كار انتخاب شده برايتفويض را انتخاب كنيد. بياد داشته باشيد كه كل كار را تفويض كنيد. كار وچيزي كه مورد انتظار است را توضيح دهيد. قدم بعدي اين است كه اجازه دهيدفرد كار را انجام دهد. كار را در زمانهاي از پيش تعيين شده مورد بررسيقرار دهيد. دائماً بالا سر كار نايستيد زيرا اين كار فقط عملكرد را كاهشميدهد.

    4-7- ميز خود را مرتب كنيد
    فردي كه روي ميز شلوغ و درهمبرهم كار ميكند به طور متوسط روزي يك ساعت و نيم دنبال چيزهاي خود رويميز ميگردد. عامل اصلي به هم ريختگي روي ميز، كاغذ است. كاغذها بايددستهبندي و بايگاني شوند، يا به ديگر همكاران مربوط داده شوند يا دورريخته شوند. نيازي نيست كه انبوهي از كاغذ به مدت نامحدود روي ميز باشد.بعد از مرتب كردن روي ميز به سراغ كشوها برويد. مرتب كردن ميز كافي نيست،هر روز آن را تميز كنيد. مرتب نگهداشتن ميز هفت ساعت و نيم به هفته كارياضافه ميكند.

    4-8- روشها را مناسب خود تطبيق دهيد
    توجه به ايننكته مهم است كه رهنمودهاي ارائه شده در اين مقاله كلي هستند. اينرهنمودها نقطه شروعي براي توسعه سيستم مديريت زمان است. براي مديريت موفقزمان، بايد يك سيستم مديريت زمان مناسب خود طراحي كنيد

  2. #2
    کاربرسایت mina آواتار ها
    تاریخ عضویت
    ۸۶-۰۸-۱۸
    نوشته ها
    1,895
    سپاس ها
    0
    سپاس شده 0 در 0 پست

    Re: مدیریت زمان

    شما تا چـه اندازه براي وقت خود ارزش قائليد؟ آيا از بـرنامه زمانی مشخصی برای به انجام رسیدن كارهای خود
    پيروي ميكنيد؟ يك عامل بسيار مهم در هر موفقيتي برنامه ریزی صحیح و پیروی از یك برنامه زمانی مشخص برای نیل به اهداف مطلوب ميـبـاشد. اكنون براي آنكه قادر باشيد از وقــت خود به نحو احسن استفاده كنيد نكات و راهكارهاي زير را در زندگي خود بكار بنديد:

    1- همواره فعاليتها و تكاليف روز بعد خود را از شب قبل برنامه ريزي كنيد و كارهايي كه بايد به انجام رسانيد را روي كاغذ يادداشت كنيد.

    2- سپس فهرست تكاليف و كارهاي خود را اولويتبندي كرده و براي هر كدام از آنها ضرب العجل اجرايي منظور كنيد.

    3- هميشه كارهايي دشوار و پر دغدغه تر را زودتر از بقيه و يا درهنگامي كه در بهترين شرايط جسمي و روحي ميباشيد انجام دهيد. كارهاي سبكتر را در هنگام خستگي نيز ميتوان به انجام رساند.

    4- امور با اهميت اما ناخوشايند را به تعويق نياندازيد. هيچگاه كارها با به تعويق انداختن خوشايند تر نميگردند.

    5- هرگاه شروع به انجام كاري كرديد سعي كنيد بدون وقفه آن را به پايان رسانيد.

    6- مابين فعاليتها براي خود وقت استراحت نيز در نظر بگيريد.

    7- مكالمات تلفني خود را نيز از پيش برنامه ريزي كنيد: سخناني كه ميخواهيد بيان كنيد و يا اطلاعاتي كه ميخواهيد كسب كنيد را روي كاغذ يادداشت كنيد.

    8- همواره خود انگيخته باشيد و با پشتكار كارهاي خود را به پايان رسانده و مقهور موانع نگرديد.

    9- در هر زمان كه تصور كرديد كاري كه در حال انجام آن ميباشيد عبث، بي فايده و غير سازنده ميباشد به محض دريافت دست از آن بكشيد.

    10- به خود و اولويتبندي كه صورت داده ايد اعتماد و ايمان داشته باشيد و در هر شرايطي به آنها پايبند باشيد.

    11- اينكه وقت خود را صرف چه اموري ميكنيد را دقيقا مورد بررسي و نظارت قرار داده و در صورت لزوم يكسري تغييرات آگاهانه در رفتار خود پديد آوريد.

    12- همواره در زندگي فرد منظم و سازمان يافته اي باشيد تا وقت خود را بيهوده صرف يافتن وسايل گم گشته خود نكنيد.

    13- براي وقت خود ارزش قائل باشيد زمان هيچگاه به عقب باز نميگردد.

    14- به خاطر داشته باشيد استرس و خستگي معلول كارهايي كه به انجام رسانيده ايد نبوده بلكه بيشتر از افسوس كارهايي كه ميتوانستيم انجام دهيد اما انجامشان نداده ايد نشات ميگيرند.

    15- به هيچ فردي اجازه ندهيد وقت شما را تلف كرده وبراي خود مصروف دارد. براي خود مرز بندي مشخصي تعيين كرده و بياموزيد كه در صورت لزوم با صراحت "نه" بگوييد.

    16- از تمام لحظات زندگي خود به نحو احسن استفاده كرده و سعي كنيد از آنها لذت ببريد.

    17- سعي كنيد فرد خوشبيني باشيد و همواره در انتظار رويدادهاي خوشايند در زندگي خود باشيد.

    18- براي زندگي خود اهداف مشخصي تعيين كرده و براي دستيبابي به آنها تلاش كنيد.

    19- هنگام نياز از فرد آگاهي راهنمايي بخواهيد.

    20- "وقت كشها" و يا هدر دهنده هاي وقت را به حداقل برسانيد. آنها شامل موارد زير ميباشند:

    * تلفنهاي طولاني، بي هدف و غير ضروري.
    * بازديدكننده ها و ميهمانان ناخوانده.
    * پشت گوش اندازيها.
    * گفتگوهاي بي ثمر و يا نا مشخص.
    * دانش فني ناكافي و يا اطلاعات ناقص هنگام انجام كار.
    * فقدان اهداف و اولويت بنديها و يا مبهم وگنگ بودن آنها.
    * فقدان برنامه ريزي.
    * خستگي و استرس.
    * ناتواني در " نه " گفتن.
    * بي نظمي و نابسامانيهاي فردي.
    * تماشاي تلويزيون. تماشاي بيش از 2 ساعت در روز برنامه هاي تلويزيوني معقول نميباشد.

اطلاعات موضوع

کاربرانی که در حال مشاهده این موضوع هستند

در حال حاضر 1 کاربر در حال مشاهده این موضوع است. (0 کاربران و 1 مهمان ها)

موضوعات مشابه

  1. پاسخ ها: 0
    آخرين نوشته: جمعه ۰۵ آذر ۸۹, ۲۱:۰۱
  2. پاسخ ها: 0
    آخرين نوشته: سه شنبه ۰۹ شهریور ۸۹, ۱۶:۵۹
  3. آیت الله صانعی: از کاندیدایی حمایت می کنم که دست همسرش را می
    توسط hamid192 در انجمن اخبار ويژه انتخابات ايران
    پاسخ ها: 0
    آخرين نوشته: یکشنبه ۱۰ خرداد ۸۸, ۲۰:۳۲
  4. موسویان شکایت خود از سایت توکلی را پس می گیرد
    توسط YAS در انجمن دنیای اینترنت
    پاسخ ها: 0
    آخرين نوشته: سه شنبه ۲۶ شهریور ۸۷, ۱۸:۱۱
  5. پاسخ ها: 0
    آخرين نوشته: چهارشنبه ۲۴ بهمن ۸۶, ۲۱:۴۲

مجوز های ارسال و ویرایش

  • شما نمیتوانید موضوع جدیدی ارسال کنید
  • شما امکان ارسال پاسخ را ندارید
  • شما نمیتوانید فایل پیوست کنید.
  • شما نمیتوانید پست های خود را ویرایش کنید
  •