به موقع به تلفن پاسخ دهيد

اگر ممكن است به تلفن بعد از اولين يادومين زنگ پاسخ دهيد. اين كار به تلفن كننده اين حس را مي دهد كه شمامسئول و كارآمد هستيد. گاهي اوقات ممكن است از جواب دادن به تلفن به خاطرانجام يك كار فوري خودداري كنيد و يا شايد از ميزتان دور باشيد، اما تلفنمحل كار نبايد بيش از ۴ بار زنگ بخورد.
بي توجهي به تلفني كه زنگ ميزند يك راه حتمي از دست دادن تلفن هاي مهم و آتشي كردن كساني است كه سعيدارند با شما ارتباط برقرار كنند. بارها تجربه شده كه بي توجهي به يك تلفنسرنوشت كاري را تغيير داده است و يا اينكه تلفني زنگ مي زند، زنگ ميزند... بدون هيچ جوابي. در اين گونه مواقع همه عصباني مي شويم و فكر ميكنيم چه شركت يا سازمان بي مسئوليتي كه اجازه مي دهد تلفن اين همه مدت بيپاسخ بماند. اگر در حالي كه دور از تلفن هستيد كسي در دفترتان نيست كهتلفن ها را پاسخ دهد، شماره را به يك متصدي اطلاعات و يا فرد ديگري كهحاضر است پاسخگو باشد منتقل نماييد. به آن شخص بگوييد كجا مي رويد و چهموقع بازمي گرديد شماره تلفن جايي را كه مي رويد نيز به او بدهيد، سپسپيامهايتان را دريافت و فوراً بررسي كنيد.وقتي پاسخ مي دهيد، سلام كافينيست. حداقل نام واحد كاري خودتان را بگوييد. با اين كار به تلفن كننده هااطلاعاتي را كه نياز دارند، مي دهيد. همچنين آنها را وادار مي كنيد خودشانرا در پاسخ معرفي نمايند. اين مورد هم چنين نشان مي دهد شما منضبط و آمادهخدمت رساني هستيد.
اين قاعده وقتي كه تلفن شخص ديگري را هم پاسخ ميدهيد به كار مي رود. بنابراين تلفن كننده ها متوجه خواهند شد كه شخصيمسئول كمك به آنهاست.طبيعي است كه هيچ تلفن كننده اي دوست ندارد سردواندهشود. بنابراين اگر فرد را به شخص ديگري مرتبط نماييد، اول توضيح دهيد كهچرا و به كجا تلفن را وصل مي كنيد و در مواردي كه ممكن است تلفن قطع شود،شايد بهتر باشد به او يك شماره تلفن بدهيد.

تلفن ها را خودتان بررسي كنيد
حتيالامكان خودتان تلفن ها را پاسخ دهيد. داشتن دستياري مانند منشي يا متصدياطلاعات كه تلفن ها را انتخاب مي كند، وقت را هدر مي دهد و باعث ناراحتيتلفن كننده ها مي شود. تلفن كننده ها از اين مسئله كه دردسترس هستيد و بهآساني با شما ارتباط برقرار مي كنند، قدرداني خواهند كرد. هم چنين تماسهاي تلفني لازم را خودتان برقرار كنيد .
در صورتي كه مجبوريد، به خاطراينكه كاراتر باشيد، كسي را به انتخاب تلفن ها بگماريد، دقت نماييد كه آياآن فرد مؤدبانه و مناسب به تلفن ها پاسخ مي دهد يا خير. اجازه ندهيد تلفنكننده ها احساس نمايند بين آنها فرق مي گذاريد. عباراتي مانند بگويم چهكسي تلفن كرده؟ يا، بدتر، شما؟ وي را به چالش وامي دارد. سؤالي ماننداينكه آيا ايشان شما را مي شناسند؟ تهاجمي است. چون باعث معذب شدنش مي شودكه آيا او را به خاطر مي آوريد يا نه و اينكه هر تلفن كننده اي كه شناختهنشود شانس برقراري ارتباط با شما را ندارد. در مقابل بايد پرسيده شود ميتوانم به او بگويم چه كسي تلفن مي زند؟

از عباراتي كه لاجرم پاسخ هاي نامناسبي را پيش مي آورد، حتي اگر عيناً توسط تلفن كننده مطرح نشود، اجتناب نكنيد. عباراتي مانند:
آيا او مي داند شما از كجا زنگ مي زنيد؟
دليل تماستان چيست؟
شما از كدام شركت يا سازمان زنگ مي زنيد؟
مشكل چيست؟
اگرقصد داريد فقط با افراد خاصي صحبت كنيد از منشي بخواهيد اول بگويد شمامشغول هستيد و سپس بپرسد، مي توانم به او بگويم چه كسي زنگ زده است؟ اگرتلفن كننده شخصي است كه مي خواهيد با او صحبت نماييد معاون يا منشي ميتواند بگويد: او در حال حاضر اينجاست يا اجازه بدهيد ببينم مي توانم او راپيدا كنم.

گزينشگر تلفن بايد توضيحي درباره اينكه چرا در دسترسنيستيد فراهم كند. بهتر است بگويد: او در حال حاضر شديداً گرفتار است، باخط ديگري صحبت مي كند و يا پشت ميزش نيست.
اين توضيحات بهتر از اين استكه بگويد او در دسترس نيست يا او نمي تواند بيايد پاي تلفن. ارائه اطلاعاتبيشتر نشان مي دهد كه شما صادق هستيد. بنابراين تلفن كننده كمتر احساس ميكند كه مزاحم بوده است يا بين وي و ديگري فرقي قايل شده ايد.
اگر شماگزينشگر هستيد يا به تلفن هاي فرد ديگري پاسخ مي دهيد، هميشه به تلفنكننده كمك كنيد تا شخص مورد نظر را پيدا كند يا پيام او را بگيريد و شخصاًپيگير باشيد و ببينيد فرد مناسب آن پيام را مي گيرد يا نه. از آن شخصنخواهيد كه بعداً تماس بگيرد، اين بي توجهي به وقت تلفن كننده است.
ضمناًوقتي پيام تلفني را مي گيريد با دقت گوش كنيد و همه نكات را بنويسيد. نامشخص يا سازمان تلفن كننده، شماره تلفن و ديگر روش هاي دسترسي را يادداشتنماييد. حتي وقتي آنها در عجله هستند، اگر بار اول اطلاعات را به طور واضحنشنيده ايد، از آنها بخواهيد نام هاي ذكر شده را دوباره تلفظ يا هجي كنند.پيام را به طور كامل و صحيح بگيريد و به اميد اينكه آن تلفن مي تواندتكرار شود، نباشيد.

احترام به تلفن كننده
هيچ كس نمي خواهد پشتخط منتظر بماند. اما اگر كاري ضروري پيش آمد ابتدا توضيح دهيد كه چرا خطرا ترك مي كنيد و چه مدت مي رويد. از تلفن كننده خواهش كنيد اگر مي تواندمنتظر بماند، بگذاريد به درخواست شما پاسخ دهد و قبل از اين كه نظرش رابگويد او را منتظر نگذاريد. البته با اين خواهش اكثراً موافقت و از ادب ونزاكتتان سپاسگزاري مي شود. وقتي به مكالمه برگشتيد از آن فرد به خاطرانتظار و صبرش تشكر كنيد.
مطمئن شويد كه تلفن كننده بيش از ۱۵ تا ۳۰ثانيه منتظر نمي ماند. اگر مدت زمان بيشتري بايد از تلفن دور شويد بگوييددر صورت امكان بعداً به او زنگ مي زنيد. قول بدهيد كه در يك زمان مشخصتلفن خواهيد كرد و حتماً اين كار را انجام دهيد.

صدايتان را شاد نگه داريد
هركسي ممكن است يك روز بد داشته باشد، اما اين دليل نمي شود آن را طي مكالمهتلفني منتقل كند. عصبانيت، بي صبري و يا يك كسالت ساده به طور واضح ازطريق تلفن منعكس مي شود و تلفن كننده را تحت تأثير و در يك موضع دفاعيقرار مي دهد. اگر در حين مكالمه تلفني مهربان نباشيد و با خشونت صحبتكنيد، ممكن است مردم راهشان را جدا نموده و از صحبت كردن با شما اجتنابنمايند. يا ممكن است براي ارتباط هاي بعدي مشكل داشته باشند. بنابراينتلاش كنيد كه در سراسر مكالمه مطلوب و هشيار باشيد.
وقتي افراد در وقتنامناسبي تلفن مي كنند، بپرسيد آيا مي توانيد بعداً به آنها زنگ بزنيد وزماني را براي تماس مشخص كنيد. يك قاعده خوب اين است كه با تلفن كننده بهطريقي رفتار كنيد كه گويي در خانه يا اداره مهمان داريد. به اين طريقاحترام و حسن نيت آنها را بدست خواهيد آورد. برخورد خوب به شما و شركتتاندر ايجاد يك تصوير عمومي مناسب كمك مي كند.

حالا به اين نكات دقت كنيد
آياتا به حال گوشي را در حدود ۱۰ سانتي متر دور از گوشتان نگه داشته ايد تاصدا را كم كنيد؟ يا تلاش كرده ايد جملاتي را كه شخص در آن طرف خط مي گويدبازسازي كنيد؟ اگر پاسختان مثبت است، پس مي دانيد چقدر مهم است كه با يكصداي مناسب صحبت نماييد. اندازه و وضوح صدا در كارايي ارتباطات تلفني نقشدارد.

وقتي تلفن مي زنيد گوشي را روي گوشتان بگذاريد و بخش دهانيرا نزديك لب ها نگه داريد و واضح و معمولي صحبت نماييد. اگر مردم گفته هايشما را نمي فهمند به خاطر اين است كه سريع صحبت مي كنيد. پس يك تلاش جديبه كار ببنديد تا شمرده صحبت كردن عادتتان شود. اين اصول به نظر ابتداييمي آيد اما بسياري از اوقات رعايت نمي شوند و در نتيجه باعث مخدوش شدنارتباطات و استيصال شنونده مي گردند.

مكالمات كوتاه زمان را ذخيرهمي كند. همه افراد از يك حد معين مكالمات شخصي لذت مي برند. مانند: حالشما چطور است؟ يا، سفرتان چطور بود؟ اما مكالمات شخصي طولاني يا بي هدفحرف زدن مناسب نيست و اكثر مردم را كسل مي كند.
وقتي مي خواهيد يك تماستلفني برقرار كنيد يا انتظار يك تلفن را داريد به جاي آشفتگي برنامه ريزينموده و به موارد مكالمه فكر كنيد. نكات اصلي را كه مي خواهيد درباره اشصحبت نماييد، بنويسيد و در حين مكالمه به يادداشت ها رجوع و هر نكته راكنترل كنيد. اين تكنيك كمك خواهد كه روي موضوع اصلي متمركز بمانيد. اگرحين صحبت يك موضوع غيرمنتظره پيش مي آيد و به اطلاعات بيشتري نياز داريد،آن را براي تلفن كننده توضيح دهيد و براي يك تلفن ديگر همراه با جوابها بهتوافق برسيد.

پايان راضي كننده براي يك مكالمه
وقتي مي خواهيدمكالمه را به پايان ببريد، حتي اگر از نتيجه آن راضي نيستيد، مهربان وباوقار باشيد. نكاتي را كه روي آن توافق داريد و فعاليت هايي را كه بايدانجام دهيد، خلاصه كنيد و از طرف مكالمه به خاطر وقتي كه صرف كرده، تشكرنماييد. بنابراين آن فرد مي داند كه شما مي خواهيد مكالمه را تمام كنيد.بعد از خداحافظي بهتر است اول فرد تلفن كننده ارتباط را قطع كند. وقتي شمااين كار را مي كنيد، گوشي را محكم روي دستگاه نگذاريد، چرا كه اين مسألهيك اثر منفي دارد.
دنبال كردن اين راهكارهاي ساده شما را در رأس گروهيقرار مي دهد كه با همكاران، رؤسا، ارباب رجوع ها و ... در ارتباط است. درنهايت ممكن است خودتان را در ارتباط بيشتر با مكالمه هاي تلفني بيابيد،چون مردم دوست دارند كه با شما سروكار داشته باشند. با به دست آوردن مهارتاستفاده موثر از تلفن اعتبار خود و محل خدمتتان را بالا ببريد